Thủ Tục Nhập Khẩu Trọn Gói: Giải Pháp Cho Doanh Nghiệp Nhỏ Năm 2026

Thủ tục nhập khẩu trọn gói là dịch vụ để một đơn vị chuyên môn lo toàn bộ chuỗi việc từ kiểm tra chính sách mặt hàng, khai hải quan, nộp thuế đến giao hàng về kho, trong khi doanh nghiệp vẫn là người nhập khẩu đứng tên trên tờ khai. Hàng thông thường không cần giấy phép nhập khẩu, nhưng hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành phải có giấy tờ trước khi thông quan. Thuế gồm thuế nhập khẩu theo mã HS dự kiến và GTGT, tính trên trị giá hải quan.

1. Thủ tục nhập khẩu trọn gói là gì và gồm những việc nào?

Thủ tục nhập khẩu trọn gói là gói dịch vụ trong đó một đơn vị logistics nhận làm liên tục các khâu của một lô hàng nhập khẩu và báo giá theo cả lô. Doanh nghiệp chỉ phải cung cấp hợp đồng, hóa đơn và mô tả hàng, phần còn lại do đơn vị dịch vụ phối hợp thực hiện.

Nhập khẩu trọn gói (Door-to-door import – Dịch vụ nhập khẩu từ kho người bán đến kho người mua): thủ tục nhập khẩu trọn gói là dịch vụ do doanh nghiệp logistics hoặc đại lý làm thủ tục hải quan cung cấp cho người nhập khẩu, gồm vận chuyển quốc tế, khai hải quan, nộp thuế thay và giao hàng nội địa.

1.1. Các khâu thường nằm trong gói

• Rà soát chính sách mặt hàng: kiểm tra hàng có thuộc danh mục cấm, hạn chế hoặc phải kiểm tra chuyên ngành hay không trước khi hàng xuất phát.
• Xác định mã HS dự kiến và thuế: đối chiếu mô tả hàng với biểu thuế để dự trù thuế nhập khẩu và GTGT.
• Vận chuyển quốc tế: đặt chỗ với hãng tàu, hãng bay hoặc tuyến đường bộ, theo dõi lịch trình.
• Khai báo hải quan điện tử: lập và truyền tờ khai, xử lý phân luồng, bổ sung chứng từ khi hải quan yêu cầu.
• Nộp thuế và phí: nộp thuế vào ngân sách, thanh toán phí cảng, phí kiểm tra chuyên ngành nếu có.
• Giao hàng về kho: vận chuyển nội địa, bàn giao bộ chứng từ gốc cho doanh nghiệp.

1.2. Những việc doanh nghiệp vẫn phải tự làm

Dù thuê trọn gói, doanh nghiệp vẫn là người nhập khẩu, nên phải tự quyết định mặt hàng, ký hợp đồng mua bán với nhà cung cấp, thanh toán tiền hàng qua ngân hàng và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin khai báo. Đơn vị dịch vụ chỉ làm thay thao tác, không gánh thay trách nhiệm pháp lý của chủ hàng nếu thông tin ban đầu sai.

2. Thủ tục nhập khẩu trọn gói khác ủy thác nhập khẩu ở điểm nào?

Điểm khác cốt lõi là ai đứng tên mua hàng và ai là người nhập khẩu trên tờ khai. Với dịch vụ trọn gói, doanh nghiệp tự ký hợp đồng mua bán và đứng tên nhập khẩu; với ủy thác, bên nhận ủy thác đứng tên mình để mua bán và nhận thù lao.

Tiêu chí	Dịch vụ nhập khẩu trọn gói	Ủy thác nhập khẩu
Người đứng tên nhập khẩu	Doanh nghiệp (chủ hàng)	Bên nhận ủy thác
Hợp đồng chính	Hợp đồng dịch vụ logistics và khai hải quan	Hợp đồng ủy thác mua bán hàng hóa, có thù lao ủy thác
Hóa đơn đầu vào	Doanh nghiệp nhận tờ khai và chứng từ đứng tên mình	Phụ thuộc cách lập hóa đơn giữa hai bên theo hợp đồng ủy thác
Điều kiện với bên làm dịch vụ	Có năng lực làm thủ tục hải quan hoặc hợp tác với đại lý hải quan	Thương nhân kinh doanh mặt hàng phù hợp (Điều 156 Luật Thương mại 2005)
Trách nhiệm chính về nội dung khai	Chủ hàng, đơn vị dịch vụ chịu trách nhiệm phần mình thực hiện	Bên nhận ủy thác là người khai, hai bên phân chia trách nhiệm theo hợp đồng

Hàng hóa lưu thông hợp pháp mới được ủy thác (Điều 158 Luật Thương mại 2005), nên cả hai mô hình đều không hợp thức hóa được hàng cấm hay hàng không đủ điều kiện nhập khẩu. Nếu cần hiểu sâu mô hình ủy thác, xem so sánh tự nhập khẩu và ủy thác nhập khẩu và 7 điều khoản quan trọng trong hợp đồng ủy thác.

2.1. Tiêu chí lựa chọn giữa trọn gói và ủy thác

• Nếu doanh nghiệp đã có pháp nhân, ngành nghề phù hợp và muốn tờ khai đứng tên mình → chọn dịch vụ nhập khẩu trọn gói, vì chứng từ nhập khẩu và hóa đơn đầu vào gắn trực tiếp với doanh nghiệp.
• Nếu doanh nghiệp chưa đủ điều kiện tự đứng tên nhập mặt hàng đó → cân nhắc ủy thác với thương nhân đủ điều kiện, vì bên nhận ủy thác là người mua bán hàng.
• Nếu lô hàng nhỏ, chỉ nhập một lần → so sánh tổng chi phí cả hai cách trước khi chốt, vì phí cố định chiếm tỷ trọng lớn trong lô nhỏ.

3. Doanh nghiệp nhỏ cần theo dõi những quy định nào hiện nay?

Có năm văn bản ảnh hưởng trực tiếp đến một lô hàng nhập khẩu trọn gói: về hóa đơn, thủ tục hải quan, quản lý ngoại thương, xử phạt hải quan và luật hải quan sửa đổi. Bài cũ từng gọi Nghị định 70/2025 là nghị định quản lý hoạt động nhập khẩu; thực tế đây là nghị định sửa đổi quy định về hóa đơn, chứng từ.

Văn bản	Nội dung liên quan	Hiệu lực
Nghị định 70/2025/NĐ-CP (ban hành 20/3/2025)	Sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, trong đó có thời điểm lập hóa đơn (Điều 9) và đối tượng áp dụng với nhà cung cấp nước ngoài kinh doanh thương mại điện tử	Từ 01/6/2025
Thông tư 121/2025/TT-BTC (ban hành 18/12/2025)	Sửa đổi Thông tư 38/2015/TT-BTC và Thông tư 39/2018/TT-BTC về thủ tục hải quan, tăng số hóa chứng từ	Từ 01/02/2026
Nghị định 292/2026/NĐ-CP (ban hành 22/7/2026)	Hướng dẫn Luật Quản lý ngoại thương, thay thế Nghị định 69/2018/NĐ-CP, cập nhật danh mục hàng quản lý theo AHTN 2022	Từ 05/9/2026
Nghị định 169/2026/NĐ-CP (ban hành 15/5/2026)	Xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan, sửa đổi nhiều điều của Nghị định 128/2020/NĐ-CP	Từ 01/7/2026
Luật 11/2026/QH16	Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Hải quan 54/2014/QH13	Từ 01/3/2027

Các số liệu ngày ban hành lấy từ nguồn tổng hợp pháp luật; doanh nghiệp nên đối chiếu thêm toàn văn trên cổng thông tin chính thức trước khi áp dụng vào hồ sơ cụ thể.

3.1. Ý nghĩa thực tế của Nghị định 70/2025 với người nhập khẩu

Với hàng hóa, hóa đơn được lập khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người mua. Khi doanh nghiệp bán lại hàng nhập khẩu, mốc lập hóa đơn này quyết định kỳ kê khai thuế GTGT đầu ra. Vì vậy, bộ chứng từ nhập khẩu phải khớp với hóa đơn bán ra, nếu không, cơ quan thuế khó chấp nhận chi phí và khấu trừ.

3.2. Điểm mới của hệ thống thủ tục từ 2026

Thông tư 121/2025/TT-BTC hướng tới nộp và xác nhận chứng từ trên hệ thống điện tử, giảm hồ sơ giấy. Với dịch vụ trọn gói, đơn vị làm hộ phải cập nhật quy trình theo hướng này, và doanh nghiệp nên yêu cầu bên làm dịch vụ giao lại bản tờ khai điện tử cùng chứng từ đã nộp.

4. Quy trình nhập khẩu trọn gói gồm mấy bước và mất bao lâu?

Quy trình gồm năm bước: tiếp nhận thông tin hàng, chuẩn bị chứng từ và mã HS, khai báo hải quan, nộp thuế và thông quan, giao hàng. Thời gian mỗi bước phụ thuộc mặt hàng và phân luồng của tờ khai.

Bước	Công việc	Chứng từ chính	Lưu ý thời hạn
1	Tiếp nhận thông tin, kiểm tra chính sách mặt hàng	Hợp đồng mua bán, catalogue, mô tả hàng	Làm trước khi hàng xuất phát
2	Xác định mã HS dự kiến, dự trù thuế	Thông số kỹ thuật, thành phần, ảnh hàng	Có thể hỏi cơ quan hải quan hoặc xin xác định trước mã số
3	Lập và truyền tờ khai hải quan điện tử	Hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, C/O nếu hưởng ưu đãi	Theo Luật Hải quan, tờ khai nộp trong 30 ngày kể từ ngày hàng đến cửa khẩu
4	Xử lý phân luồng, nộp thuế, thông quan	Chứng từ bổ sung theo yêu cầu, chứng từ nộp thuế	Luồng đỏ: kiểm tra thực tế trong 8 giờ làm việc, có thể gia hạn tối đa 2 ngày
5	Giao hàng về kho, bàn giao chứng từ	Tờ khai thông quan, biên bản giao nhận	Theo lịch vận tải nội địa đã thỏa thuận

4.1. Mã HS và thuế: dự trù trước khi hàng xuất phát

Mã HS là mã dự kiến cho đến khi hải quan chấp nhận tờ khai, nên đơn vị làm dịch vụ cần dựa vào mô tả thực tế của hàng thay vì tên thương mại do người bán đặt. Một lô hàng giả định có trị giá tính thuế 200.000.000 đồng, thuế nhập khẩu 10% và GTGT 10% sẽ tính như sau: thuế nhập khẩu = 200.000.000 × 10% = 20.000.000 đồng; GTGT = (200.000.000 + 20.000.000) × 10% = 22.000.000 đồng; tổng thuế phải nộp 42.000.000 đồng. Đây là ví dụ giả định để minh họa công thức, không phải thuế suất của một mặt hàng cụ thể.

Chưa chắc mã? Gửi ảnh, catalogue và thành phần hàng để Khai Báo Hải Quan Lê Nguyễn đối chiếu mã HS dự kiến trước khi mở tờ khai.

5. Lợi ích và rủi ro của dịch vụ nhập khẩu trọn gói là gì?

Lợi ích chính là giảm sai sót thủ tục và tiết kiệm thời gian; đánh đổi là phụ thuộc vào năng lực và sự trung thực của đơn vị làm dịch vụ. Bài cũ nêu con số tiết kiệm 30% chi phí logistics nhưng không có nguồn kiểm chứng, nên bản này không dùng con số đó.

5.1. Lợi ích

• Giảm sai sót khai báo: người làm thủ tục hằng ngày nhận ra sớm mô tả hàng thiếu thông số hoặc hóa đơn không khớp vận đơn.
• Có chứng từ đầu vào hợp lệ: tờ khai thông quan đứng tên doanh nghiệp là cơ sở hạch toán chi phí và khấu trừ thuế GTGT.
• Dự trù được dòng tiền: báo giá tách thuế, phí cảng và phí dịch vụ giúp tính giá vốn trước khi đặt hàng.
• Tiết kiệm nhân sự: doanh nghiệp nhỏ không cần dựng phòng xuất nhập khẩu riêng cho vài lô hàng mỗi quý.

5.2. Rủi ro và cách giảm

• Khai sai mã HS hoặc trị giá: người nhập khẩu vẫn chịu trách nhiệm trước hải quan; hành vi vi phạm bị xử phạt theo Nghị định 169/2026/NĐ-CP (hiệu lực 01/7/2026). Cách giảm: yêu cầu đơn vị làm dịch vụ gửi nháp tờ khai để duyệt trước khi truyền.
• Phí ẩn: phí lưu kho, lưu bãi, phí đổi lệnh phát sinh khi hàng chậm làm thủ tục. Cách giảm: ghi rõ trong hợp đồng khoản nào đã gồm, khoản nào tính theo thực tế.
• Hàng không đủ điều kiện nhập khẩu: dịch vụ trọn gói không thay thế giấy phép hay kết quả kiểm tra chuyên ngành. Cách giảm: kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi đặt cọc cho nhà cung cấp.

6. Những nhầm lẫn thường gặp khi thuê nhập khẩu trọn gói

Ba nhầm lẫn phổ biến nhất là coi trọn gói như mua hộ hàng, coi báo giá là giá cuối và coi bên làm dịch vụ gánh mọi trách nhiệm. Cả ba đều dẫn đến tranh chấp khi lô hàng phát sinh chi phí hoặc bị phạt.

• Nhầm trọn gói là mua hộ hàng: dịch vụ chỉ làm thủ tục và vận chuyển, hợp đồng mua bán vẫn do doanh nghiệp ký với nhà cung cấp.
• Nhầm giá trọn gói là giá cuối cùng: thuế thay đổi theo mã HS và trị giá hải quan, nên báo giá chỉ chính xác khi tách riêng khoản thuế tạm tính.
• Nhầm đơn vị làm dịch vụ chịu mọi trách nhiệm: phần khai báo sai do thông tin chủ hàng cung cấp vẫn thuộc trách nhiệm chủ hàng.

7. Chọn đơn vị làm thủ tục nhập khẩu trọn gói theo tiêu chí nào?

Nên chọn đơn vị trả lời được ba câu hỏi: ai đứng tên trên tờ khai, khoản nào nằm trong giá, và ai chịu trách nhiệm khi hàng bị giữ. Trong các hồ sơ Khai Báo Hải Quan Lê Nguyễn xử lý, tranh chấp phát sinh nhiều nhất khi hợp đồng dịch vụ không ghi rõ phạm vi công việc.

Tiêu chí lựa chọn:

• Nếu báo giá chỉ có một con số tổng → yêu cầu tách thành thuế tạm tính, phí vận chuyển, phí cảng, phí kiểm tra chuyên ngành và phí dịch vụ, vì như vậy mới đối chiếu được với chứng từ nộp.
• Nếu đơn vị hứa thông quan trong một thời gian cố định → cân nhắc lại, vì phân luồng và kiểm tra chuyên ngành do cơ quan nhà nước quyết định.
• Nếu đơn vị đề nghị khai giá thấp hơn thực tế → từ chối, vì khai sai trị giá là hành vi bị xử phạt và chủ hàng vẫn phải chịu trách nhiệm.
• Nếu mặt hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành → chọn đơn vị có kinh nghiệm với chính xác cơ quan kiểm tra đó, vì mỗi cơ quan có hồ sơ và thời gian xử lý riêng.

6.1. Hợp đồng dịch vụ nên có gì?

• Phạm vi công việc: liệt kê từng khâu có và không nằm trong gói.
• Cách tính phí: khoản cố định, khoản tính theo thực tế và cách xuất hóa đơn dịch vụ.
• Trách nhiệm khi sai sót: bên nào chịu phạt hoặc chi phí phát sinh nếu lỗi nằm ở thao tác của bên làm dịch vụ.
• Bàn giao chứng từ: thời hạn giao tờ khai, chứng từ nộp thuế và biên lai.

Muốn xem thêm lợi ích khi thuê ngoài thủ tục, đọc 4 lợi ích khi thuê dịch vụ logistics làm thủ tục hải quan trọn gói; phần hóa đơn xem tại thanh toán và lập hóa đơn khi ủy thác xuất nhập khẩu.

6.2. Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài: khi nào phù hợp?

Doanh nghiệp nhập hàng đều đặn nhưng chưa đủ khối lượng để thuê nhân sự chuyên trách có thể dùng mô hình phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài. Đơn vị nhận làm sẽ theo dõi lịch hàng, chuẩn bị chứng từ, làm việc với hải quan, hãng tàu và hãng bay, đồng thời cập nhật khi quy định đổi. Điểm khác so với gói theo lô là thù lao thường tính theo tháng hoặc theo khối lượng công việc, nên cần hợp đồng nêu rõ số lô hàng tối thiểu và thời gian phản hồi.

8. Câu hỏi thường gặp về thủ tục nhập khẩu trọn gói

Nhập khẩu trọn gói có cần giấy phép không?

Không phải hàng nào cũng cần. Hàng ngoài danh mục cấm, hạn chế thì không cần giấy phép nhập khẩu, nhưng hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành phải có kết quả kiểm tra. Danh mục theo Nghị định 292/2026/NĐ-CP. Dịch vụ trọn gói chỉ làm hộ, không thay thế giấy tờ này.

Giá nhập khẩu trọn gói tính thế nào?

Thường gồm thuế tạm tính, cước vận chuyển, phí cảng, phí kiểm tra chuyên ngành nếu có và phí dịch vụ. Thuế phụ thuộc mã HS và trị giá, nên báo giá chỉ chính xác khi có đủ thông tin hàng. Xem công thức ở mục 4.

Thuê trọn gói có được nhận tờ khai đứng tên mình không?

Có, nếu doanh nghiệp là người nhập khẩu trong hợp đồng dịch vụ trọn gói. Khác với ủy thác, nơi bên nhận ủy thác đứng tên mua bán hàng. Chi tiết so sánh ở mục 2.

Khai sai mã HS khi thuê trọn gói thì ai bị phạt?

Người nhập khẩu vẫn chịu trách nhiệm về khai báo. Nếu lỗi do bên làm dịch vụ thao tác sai, hai bên xử lý theo hợp đồng dịch vụ. Mức phạt áp dụng theo Nghị định 169/2026/NĐ-CP, nên cần tra điều khoản cụ thể của hành vi.

Nghị định 70/2025 có quy định về thủ tục nhập khẩu không?

Không. Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, hiệu lực từ 01/6/2025. Thủ tục nhập khẩu do Luật Hải quan và Thông tư 38/2015/TT-BTC (đã sửa đổi) điều chỉnh.

Lô hàng nhỏ có nên thuê trọn gói không?

Nên tính tổng chi phí trước. Lô nhỏ chịu phí cố định lớn hơn trên mỗi đơn vị hàng, nhưng tự làm lần đầu dễ sai mã HS và chậm hàng. Nếu chưa từng khai điện tử, thuê trọn gói lô đầu tiên thường an toàn hơn.

9. Kết luận

Thủ tục nhập khẩu trọn gói giúp doanh nghiệp nhỏ có tờ khai và chứng từ đứng tên mình mà không phải tự xử lý từng khâu, đổi lại phải chọn đơn vị làm dịch vụ rõ phạm vi và rõ báo giá. Việc nên làm ngay là gửi mô tả hàng để kiểm tra chính sách mặt hàng, mã HS dự kiến và thuế tạm tính trước khi đặt cọc cho nhà cung cấp.

Biên soạn: Minh Châu — Chuyên viên khai báo hải quan, 8 năm kinh nghiệm. Cập nhật: 10/2026.