Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu: Cách thanh toán và lập hóa đơn hợp lệ theo quy định mới nhất 2025

Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và đảm bảo tuân thủ pháp lý trong hoạt động xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, nếu không nắm rõ quy trình thanh toán và cách lập hóa đơn hợp lệ, doanh nghiệp dễ bị truy thu thuế hoặc không được khấu trừ VAT. Bài viết dưới đây cập nhật quy định mới nhất 2025 về thanh toán và hóa đơn trong dịch vụ ủy thác để doanh nghiệp thực hiện đúng ngay từ đầu.

1. Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu là gì?

Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu là hình thức doanh nghiệp có hàng hóa cần xuất hoặc nhập khẩu nhưng không có chức năng pháp lý hoặc nhân sự để thực hiện, nên ủy quyền cho một đơn vị logistics chuyên nghiệp thay mặt thực hiện toàn bộ quy trình.
Bên nhận ủy thác sẽ:

Ký hợp đồng ngoại thương và thực hiện thủ tục hải quan.
Thanh toán quốc tế, làm việc với hãng vận chuyển.
Lập hóa đơn hợp lệ và giao lại hàng hóa cùng chứng từ cho bên giao.

2. Quy trình thanh toán trong dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu

Theo quy định mới nhất năm 2025, quy trình thanh toán trong dịch vụ ủy thác cần đảm bảo minh bạch, có chứng từ đầy đủ và không phát sinh chi phí ẩn.
Cụ thể gồm 3 giai đoạn:

Bước 1: Bên giao ủy thác chuyển tiền tạm ứng hoặc toàn bộ giá trị hợp đồng theo thỏa thuận.
Bước 2: Bên nhận ủy thác sử dụng khoản tiền này để thanh toán cho nhà cung cấp, hãng tàu, đơn vị vận tải.
Bước 3: Sau khi hoàn tất thông quan và bàn giao hàng hóa, bên nhận ủy thác xuất hóa đơn điện tử hợp lệ kèm chứng từ thanh toán cho bên giao.

➡️ Mọi khoản chi cần có chứng từ kèm theo để đảm bảo quy trình thanh toán minh bạch và được khấu trừ hợp lệ khi quyết toán thuế.

Quy trình thanh toán trong dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu

3. Hóa đơn hợp lệ trong dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu gồm những gì?

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và quy định cập nhật năm 2025, hóa đơn hợp lệ phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

Là hóa đơn điện tử được phát hành qua cổng thông tin của cơ quan thuế.
Có đầy đủ thông tin người bán, người mua, mã số thuế, mô tả hàng hóa, phí dịch vụ ủy thác, thuế suất.
Được lập ngay sau khi hoàn thành dịch vụ (hoặc theo từng đợt nếu hợp đồng chia giai đoạn).
Phải kèm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua ngân hàng).

➡️ Việc lập hóa đơn điện tử đúng thời điểm giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị xử phạt hoặc không được khấu trừ VAT đầu vào.

4. Sai sót thường gặp khi lập hóa đơn và thanh toán dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu

Một số lỗi phổ biến khiến hóa đơn hợp lệ bị từ chối:

Lập hóa đơn sai tên hoặc sai mã số thuế bên giao.
Không thể hiện rõ phí dịch vụ và chi phí thực tế phát sinh.
Thanh toán bằng tiền mặt thay vì chuyển khoản.
Xuất hóa đơn trước khi có chứng từ hải quan hoàn tất.

➡️ Những lỗi này đều vi phạm quy trình thanh toán, làm mất quyền khấu trừ thuế GTGT và có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.

5. Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử đúng quy định mới nhất 2025

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, khi sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu, bên nhận ủy thác phải lập hóa đơn điện tử với các nội dung sau:

Tên hàng hóa: ghi rõ “Phí dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu”.
Giá trị: tách riêng phần phí dịch vụ và phần chi hộ (nếu có).
Thuế suất VAT: 8% hoặc 10% tùy từng loại hình hàng hóa.
Thời điểm lập hóa đơn: sau khi giao hàng và hoàn tất chứng từ thông quan

➡️ Lưu ý: Bên giao ủy thác không được lập lại hóa đơn cho cùng một giao dịch, để tránh trùng thuế đầu vào – đầu ra.

Việc nắm rõ quy trình thanh toán và lập hóa đơn hợp lệ là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu đúng quy định, hạn chế rủi ro và tối ưu chi phí thuế. Thực hiện đúng hóa đơn điện tử không chỉ giúp minh bạch tài chính mà còn là yêu cầu bắt buộc theo quy định mới năm 2025.

6. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.

Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:

Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.

Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.

Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:

Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.

Giải pháp thuê ngoài phòng xuất nhập khẩu giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.

Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?

Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.

Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.

>> Xem thêm:

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.

Phuong Thuy, Thủ tục nhập khẩu, Thủ tục xuất khẩu, Tin tức, VCCI