0902 916 031
Trong năm 2025, quy định về hóa đơn hợp lệ khi bán hàng được siết chặt hơn bao giờ hết. Nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ bị truy thu thuế hoặc không được khấu trừ VAT chỉ vì sử dụng hóa đơn không hợp lệ. Việc nắm rõ cách xuất – nhận – lưu trữ hóa đơn đúng quy định là yếu tố bắt buộc nếu muốn hoạt động hợp pháp và minh bạch.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp hộ kinh doanh đảm bảo hóa đơn luôn hợp lệ, đặc biệt khi có hoạt động ủy thác xuất nhập khẩu hoặc bán hàng trong nước:
1. Chỉ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Từ 01/01/2025, mọi hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đây là căn cứ xác định hóa đơn hợp lệ khi kê khai thuế.
✅ Lưu ý:
- Đăng ký phát hành hóa đơn trên thuedientu.gdt.gov.vn, sau khi được duyệt sẽ nhận mã xác thực cho từng hóa đơn.
- Chỉ hóa đơn có mã mới được khấu trừ VAT và tính vào chi phí hợp lý. Hóa đơn tự lập hoặc không mã sẽ bị loại và có thể bị truy thu thuế.
- Kiểm tra hóa đơn qua hoadondientu.gdt.gov.vn để tránh hóa đơn giả.
- Nếu ủy thác xuất nhập khẩu, yêu cầu đơn vị ủy thác xuất hóa đơn điện tử có mã, ghi rõ tên, mã số thuế, VAT để đảm bảo hợp lệ.
👉 Tuân thủ đúng giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro truy thu thuế, minh bạch doanh thu và tăng uy tín khi hợp tác.
2. Đảm bảo thông tin hóa đơn trùng khớp với chứng từ hàng hóa
Một hóa đơn hợp lệ khi bán hàng không chỉ cần có mã của cơ quan thuế mà còn phải trùng khớp 100% với các chứng từ kèm theo như hợp đồng, phiếu xuất kho, vận đơn và tờ khai hải quan (nếu có).
✅ Lưu ý:
- Kiểm tra kỹ tên hàng, đơn vị tính, số lượng, giá trị giữa hóa đơn và phiếu xuất hàng.
- Nếu hàng nhập khẩu, hóa đơn bán ra cần đối chiếu với tờ khai hải quan để chứng minh nguồn gốc hợp pháp.
- Thông tin người mua – người bán – mã số thuế – địa chỉ phải chính xác, không viết tắt hoặc sai chính tả.
- Với hàng hóa ủy thác xuất nhập khẩu, doanh nghiệp ủy thác phải xuất hóa đơn đúng giá trị hàng giao, kèm hợp đồng và biên bản bàn giao rõ ràng.
👉 Sự khớp đúng giữa hóa đơn và chứng từ giúp tránh bị loại chi phí, không bị ấn định thuế, và bảo vệ hộ kinh doanh khi cơ quan thuế kiểm tra sau này.
3. Lưu trữ và xuất trình hóa đơn đúng quy định
Theo Luật Kế toán và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mọi hộ kinh doanh phải lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm kể từ ngày phát hành. Việc bảo quản đúng quy định giúp hóa đơn luôn hợp lệ khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc đối chiếu.
✅ Lưu ý:
- Sao lưu hóa đơn điện tử định kỳ vào ổ cứng hoặc lưu trữ đám mây để tránh mất dữ liệu.
- Khi bán hàng qua ủy thác xuất nhập khẩu, cần lưu thêm hợp đồng ủy thác, biên bản giao nhận, tờ khai hải quan để chứng minh tính hợp pháp của nguồn hàng.
- Khi cơ quan thuế yêu cầu, phải xuất trình hóa đơn và chứng từ gốc trong vòng 24 giờ làm việc.
- Tuyệt đối không xóa hoặc chỉnh sửa dữ liệu hóa đơn đã phát hành — hành vi này có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm thuế.
👉 Quản lý hóa đơn đúng chuẩn giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro pháp lý, giữ minh bạch kế toán, và duy trì uy tín khi hợp tác với đối tác lớn.
4. Sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu để có hóa đơn hợp lệ và minh bạch
Với các hộ kinh doanh nhỏ hoặc cá nhân chưa có mã số thuế nhập khẩu, việc tự thực hiện thủ tục mua hàng quốc tế và xuất hóa đơn thường gặp nhiều vướng mắc. Lúc này, ủy thác xuất nhập khẩu là giải pháp an toàn giúp đảm bảo đầy đủ chứng từ và hóa đơn hợp lệ.
✅ Lợi ích khi sử dụng dịch vụ ủy thác:
- Đơn vị ủy thác đứng tên nhập khẩu hợp pháp, chịu trách nhiệm khai báo hải quan, nộp thuế và xuất hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế cho hộ kinh doanh.
- Toàn bộ chi phí – thuế – cước phí vận chuyển được thể hiện minh bạch trong hóa đơn.
- Doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh không lo sai sót chứng từ, bị truy thu thuế hay bị loại chi phí hợp lý.
- Có thể dễ dàng dùng hóa đơn này để kê khai VAT, chứng minh nguồn gốc hàng hóa và bảo hành chính ngạch.
👉 Nhờ dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu, hộ kinh doanh vừa đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn, vừa tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý — đặc biệt phù hợp với mô hình kinh doanh nhỏ lẻ trong năm 2025.
5. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics
Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.
Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:
- Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
- Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
- Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
- Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.
Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.
Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:
- Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
- Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
- Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
- Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.
Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.
Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?
- Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
- Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
- Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
- Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.
Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.
>> Xem thêm:
- Chính Sách Chống Buôn Lậu Tiểu Ngạch: 3 Điều Các Shop Online Cần Biết Để Kinh Doanh Hiệu Quả
- Không chứng minh được nguồn gốc – Mức phạt nhập hàng không có chứng từ hợp lệ 2025
- Bán hàng online: làm thế nào để không bị “ngợp” với quy định mới trong nghị định 70? (2025)
Liên hệ ngay để được tư vấn
📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn
Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics
Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.
Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.