Xử lý hàng nhập khẩu không đạt kiểm tra chuyên ngành: 4 bước

Hàng bị kết luận không đạt khi kiểm tra chuyên ngành không được thông quan để đưa ra thị trường. Xử lý hàng nhập khẩu không đạt kiểm tra chuyên ngành thực chất là làm theo kết luận bằng văn bản của cơ quan quản lý chuyên ngành: khắc phục (nếu cho phép, như sửa nhãn), tái chế, tái xuất hoặc tiêu hủy. Doanh nghiệp không tự chọn phương án; Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai chỉ xử lý tiếp sau khi có kết luận đó. Căn cứ chính: Nghị định 74/2018/NĐ-CP và Thông tư 38/2015/TT-BTC.

1. Hàng nhập khẩu không đạt kiểm tra chuyên ngành là gì, ai quyết định cách xử lý?

Hàng không đạt kiểm tra chuyên ngành là lô hàng bị cơ quan quản lý chuyên ngành kết luận chưa đáp ứng điều kiện nhập khẩu (chất lượng, an toàn, nhãn hoặc hồ sơ) và phải xử lý theo kết luận đó trước khi thông quan. Người quyết định không phải hải quan hay doanh nghiệp, mà là cơ quan kiểm tra chuyên ngành của mặt hàng (ví dụ cơ quan kiểm tra chất lượng của bộ quản lý ngành, cơ quan kiểm dịch, cơ quan an toàn thực phẩm).

Kiểm tra chuyên ngành (specialized inspection – kiểm tra nhà nước theo quy định của bộ, ngành quản lý mặt hàng): hoạt động kiểm tra chất lượng, an toàn, kiểm dịch hoặc điều kiện nhập khẩu do cơ quan quản lý chuyên ngành thực hiện, tách biệt với kiểm tra hải quan về khai báo, mã số và thuế.

Hai nhánh kiểm tra này chạy song song nên một lô hàng có thể “xanh” ở hải quan nhưng vẫn không đạt ở cơ quan chuyên ngành. Khi gặp tình huống đó, mốc quan trọng là văn bản thông báo hoặc kết luận: nội dung của nó quyết định mọi việc tiếp theo. Một số dấu hiệu thường gặp khiến lô hàng bị xếp “không đạt”:

• Sai nhãn: thiếu nhãn phụ tiếng Việt hoặc thiếu nội dung bắt buộc, loại lỗi có thể khắc phục bằng cách dán lại nhãn;
• Chất lượng không phù hợp: kết quả thử nghiệm lệch quy chuẩn kỹ thuật hoặc tiêu chuẩn công bố;
• Thiếu hoặc sai hồ sơ: chưa có chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy hoặc giấy tờ tương đương theo danh mục quản lý;
• Không khớp thực tế: hàng thực tế khác mô tả trên bộ hồ sơ đã nộp.

1.1. Căn cứ pháp lý chính

• Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa số 05/2007/QH12: nền tảng của việc kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng nhập khẩu.
• Nghị định 132/2008/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 74/2018/NĐ-CP (hiệu lực 01/7/2018): quy định kiểm tra nhà nước chất lượng hàng nhập khẩu, thông báo không đạt và thời hạn khắc phục lỗi nhãn.
• Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC, Thông tư 121/2025/TT-BTC hiệu lực 01/02/2026): thủ tục hải quan khi hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành.
• Nghị định 119/2017/NĐ-CP, sửa bởi Nghị định 126/2021/NĐ-CP (hiệu lực 01/01/2022): xử phạt vi phạm trong lĩnh vực tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng sản phẩm, hàng hóa.

Mặt hàng đặc thù (thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, hóa chất…) còn có văn bản riêng của từng bộ; hướng xử lý của nhóm đó cần đối chiếu thêm văn bản chuyên ngành tương ứng.

2. Có những phương án xử lý nào cho hàng không đạt?

Có bốn hướng xử lý: khắc phục, tái chế, tái xuất và tiêu hủy; phương án nào được áp dụng phụ thuộc vào lỗi và kết luận của cơ quan chuyên ngành. Bảng dưới đây dùng để đối chiếu nhanh.

Phương án	Khi nào dùng	Việc doanh nghiệp phải làm	Lưu ý
Khắc phục lỗi	Lỗi có thể sửa được, điển hình là nhãn hàng hóa	Dán nhãn phụ, bổ sung hồ sơ; nộp bằng chứng khắc phục cho cơ quan kiểm tra	Thông báo không đạt nêu thời hạn khắc phục, với lỗi nhãn không quá 05 ngày làm việc (Nghị định 74/2018/NĐ-CP)
Tái chế	Cơ quan chuyên ngành cho phép đưa hàng về chế biến lại để đạt yêu cầu	Có văn bản đồng ý; chịu sự giám sát; kiểm tra lại sau tái chế	Không tự tái chế khi chưa được cho phép
Tái xuất	Hàng không đạt, không khắc phục được, hoặc kết luận buộc đưa ra khỏi Việt Nam	Làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng trả lại theo hướng dẫn của Chi cục Hải quan	Chi phí vận chuyển ngược, lưu kho bãi do người nhập khẩu chịu, trừ khi hợp đồng quy định khác
Tiêu hủy	Hàng nguy hại, hết hạn, không thể tái chế hay tái xuất	Lập phương án tiêu hủy; thực hiện dưới sự giám sát của cơ quan có thẩm quyền; lập biên bản	Tiêu hủy đúng nơi được phép; lưu biên bản để đối chiếu với tờ khai

Điểm hay gây nhầm là cho rằng chuyển mục đích sử dụng luôn là lối thoát. Hướng này chỉ dùng được khi cơ quan quản lý chuyên ngành đồng ý bằng văn bản và hàng không gây rủi ro an toàn; không có văn bản đó thì việc đổi mục đích sử dụng vẫn bị xem là đưa hàng không đạt vào lưu thông.

3. Quy trình xử lý hàng nhập khẩu không đạt kiểm tra chuyên ngành gồm những bước nào?

Quy trình thực tế gồm bốn bước, tính từ lúc nhận thông báo không đạt đến lúc hải quan tiếp tục xử lý tờ khai. Doanh nghiệp làm theo kết luận, không tự chọn phương án.

1. Đọc kỹ thông báo/kết luận và ghi mốc thời hạn. Xác định lỗi cụ thể (nhãn, chất lượng, hồ sơ), phương án được phép và hạn nộp. Hàng vẫn nằm tại cảng, kho hoặc địa điểm kiểm tra, chưa được đưa ra lưu thông.
2. Chọn phương án trong phạm vi kết luận. Lỗi nhãn thì khắc phục; lỗi chất lượng thì hỏi cơ quan về khả năng tái chế; không khắc phục được thì tái xuất hoặc tiêu hủy. Cân đối chi phí từng hướng trước khi chốt.
3. Thực hiện và lưu bằng chứng. Ảnh nhãn sau khi dán, biên bản tái chế, tờ khai tái xuất, biên bản tiêu hủy: mỗi phương án có bộ chứng từ riêng, cần lưu đủ để xuất trình khi hậu kiểm.
4. Nộp kết quả cho cơ quan chuyên ngành và hải quan. Khi cơ quan chuyên ngành xác nhận đã khắc phục, hoặc hải quan xác nhận hàng đã tái xuất/tiêu hủy, Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai tiếp tục xử lý tờ khai theo kết quả đó.

Tờ khai đang mở trên hệ thống VNACCS/VCIS và hồ sơ trên Cổng thông tin một cửa quốc gia cần được cập nhật khớp với phương án thực hiện. Phát sinh sửa tờ khai, hủy tờ khai hay tờ khai tái xuất đều phải theo Thông tư 38/2015/TT-BTC (đã sửa đổi); mã loại hình của tờ khai tái xuất cần đối chiếu Quyết định 1357/QĐ-TCHQ trước khi khai.

Mốc	Cơ quan làm việc	Chứng từ cần có
Nhận thông báo không đạt	Cơ quan kiểm tra chuyên ngành	Văn bản thông báo/kết luận, kết quả thử nghiệm (nếu có)
Thực hiện phương án	Doanh nghiệp, đơn vị vận chuyển, đơn vị tiêu hủy	Ảnh nhãn mới, biên bản tái chế, biên bản tiêu hủy hoặc tờ khai tái xuất
Xác nhận kết quả	Cơ quan chuyên ngành, Chi cục Hải quan	Thông báo hàng đạt hoặc xác nhận đã xử lý xong
Tiếp tục thủ tục	Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai	Tờ khai đã cập nhật và bộ chứng từ xử lý

4. Chi phí, thời gian và rủi ro pháp lý khi hàng không đạt là gì?

Chi phí không nằm ở một khoản duy nhất mà dồn từ nhiều phía: lưu kho bãi, vận chuyển, thử nghiệm lại, xử lý hàng và có thể cả tiền phạt. Bài viết này không đưa mức giá cụ thể vì phụ thuộc cảng, hãng tàu và mặt hàng; bảng dưới chỉ ra cơ cấu để doanh nghiệp tự lập dự toán theo từng lô.

Khoản mục	Phát sinh khi	Cách kiểm soát
Phí lưu container, lưu kho bãi	Hàng chờ kết luận hoặc chờ xử lý	Làm việc sớm với hãng tàu, cảng; chọn phương án nhanh nhất được phép
Vận chuyển ngược (tái xuất)	Chọn tái xuất	Thỏa thuận trước với người bán về trách nhiệm trả hàng
Thử nghiệm, giám định lại	Tái chế hoặc khiếu nại kết quả	Dùng tổ chức đánh giá sự phù hợp được chỉ định
Chi phí tiêu hủy	Chọn tiêu hủy	Chọn đơn vị được cấp phép xử lý chất thải phù hợp loại hàng
Tiền phạt hành chính	Có hành vi vi phạm theo Nghị định 119/2017/NĐ-CP (sửa bởi Nghị định 126/2021/NĐ-CP)	Không đưa hàng chưa đạt vào lưu thông; mức phạt cụ thể cần xác minh lại theo văn bản hiện hành

Về rủi ro pháp lý, tình huống nặng nhất là bán hoặc đưa hàng chưa đạt ra thị trường trong lúc chờ kết luận: lúc đó vụ việc chuyển từ “xử lý hàng” sang “xử phạt vi phạm”, kèm biện pháp khắc phục hậu quả như buộc tái xuất hoặc tiêu hủy. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bị hải quan đưa vào diện theo dõi và kiểm tra chặt hơn ở các lô sau.

Bảo hiểm hàng hóa chỉ có ý nghĩa khi hư hỏng nằm trong phạm vi rủi ro được bảo hiểm. Hàng bị từ chối vì không đạt quy chuẩn là rủi ro pháp lý chứ không phải tổn thất vật chất, nên thông thường không thuộc diện bồi thường; điều khoản cụ thể cần xem trong hợp đồng bảo hiểm của từng lô.

5. Làm sao tránh để hàng không đạt kiểm tra chuyên ngành ngay từ đầu?

Cách rẻ nhất là chặn lỗi trước khi hàng xuất phát: xác định hàng có thuộc diện kiểm tra chuyên ngành không, đủ hồ sơ chất lượng chưa và nhãn đã đúng chưa. Kinh nghiệm xử lý hồ sơ cho thấy phần lớn lô bị kết luận không đạt đến từ ba lỗi: nhãn thiếu nội dung bắt buộc, giấy chứng nhận không khớp model thực tế và mã HS dự kiến sai nhóm quản lý.

5.1. Kiểm tra trước khi đặt hàng

• Danh mục quản lý: đối chiếu mã HS dự kiến với danh mục hàng kiểm tra chuyên ngành của bộ quản lý để biết có phải kiểm tra không;
• Hồ sơ chất lượng: yêu cầu người bán gửi chứng nhận, báo cáo thử nghiệm đúng model, đúng lô;
• Nhãn hàng hóa: chuẩn bị nhãn phụ tiếng Việt và dán trước khi hàng ra khỏi khu vực kiểm tra;
• Thỏa thuận hợp đồng: ghi rõ ai chịu chi phí và trách nhiệm khi hàng không đạt yêu cầu nhập khẩu.

Chưa chắc hàng thuộc diện nào? Gửi ảnh, catalogue và thông số kỹ thuật để Khai Báo Hải Quan Lê Nguyễn đối chiếu mã HS dự kiến và danh mục kiểm tra chuyên ngành trước khi đặt hàng.

5.2. Nhầm lẫn thường gặp

Nhầm lẫn	Vì sao hay nhầm	Hậu quả	Cách tránh
Tự ý bán hàng đã bị thông báo không đạt	Cho rằng hàng “gần đạt” thì bán được	Bị xử phạt, buộc tái xuất hoặc tiêu hủy	Chờ văn bản xác nhận hàng đạt
Dùng chứng nhận của model khác	Cùng nhà sản xuất, cùng dòng sản phẩm	Kết luận không đạt vì hồ sơ không khớp hàng thực tế	Chứng nhận phải ghi đúng model, lô
Cho rằng hải quan thông quan là xong	Hai nhánh kiểm tra tách biệt	Hàng nằm kho chờ, phát sinh phí lưu bãi	Tra cứu diện kiểm tra chuyên ngành ngay từ khi chuẩn bị lô
Chọn tái xuất vì “gọn nhất”	Không tính chi phí vận chuyển ngược	Tốn kém hơn khắc phục nhãn	So sánh chi phí các phương án được phép

5.3. Tiêu chí lựa chọn phương án và đơn vị hỗ trợ

• Nếu lỗi chỉ ở nhãn và hạn khắc phục còn → chọn khắc phục tại chỗ → vì chi phí thấp nhất và không phải đưa hàng ra khỏi khu vực kiểm tra.
• Nếu hàng có thể đạt sau xử lý và cơ quan cho phép tái chế → chọn tái chế → vì giữ lại giá trị lô hàng.
• Nếu hàng không đạt và hợp đồng cho phép trả lại người bán → chọn tái xuất → vì tránh chi phí tiêu hủy và thường giữ được quyền khiếu nại.
• Nếu hàng nguy hại, hết hạn hoặc không còn giá trị → chọn tiêu hủy đúng quy định → vì là lựa chọn duy nhất hợp pháp.
• Nếu doanh nghiệp chưa có người am hiểu kiểm tra chuyên ngành → thuê dịch vụ → vì sai một bước có thể kéo dài thời gian lưu kho.

6. Văn bản pháp luật nào cần đối chiếu và phần nào cần xác minh lại?

Có bốn nhóm văn bản cần đối chiếu: luật chất lượng, nghị định hướng dẫn, thông tư thủ tục hải quan và nghị định xử phạt. Danh sách và trạng thái hiệu lực dưới đây đã rà soát tháng 10/2026.

• Nghị định 74/2018/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 132/2008/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/7/2018;
• Nghị định 119/2017/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 126/2021/NĐ-CP (hiệu lực 01/01/2022);
• Thông tư 38/2015/TT-BTC, sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC (hiệu lực 01/02/2026).

Số điều khoản cụ thể về hàng không đạt trong từng văn bản chuyên ngành (thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, hóa chất) và mức phạt chi tiết cần xác minh lại theo bản hợp nhất hiện hành trước khi áp dụng cho một lô cụ thể. Có văn bản mới thay thế thì thứ tự ưu tiên là kết luận của cơ quan chuyên ngành, rồi mới đến hướng dẫn của hải quan.

7. Câu hỏi thường gặp

Hàng nhập khẩu không đạt kiểm tra chuyên ngành có được bán không?

Không. Hàng chưa có kết quả đạt thì chưa được đưa ra lưu thông, kể cả khi hải quan đã kiểm tra xong tờ khai. Bán hoặc đưa hàng ra thị trường lúc này là vi phạm và có thể bị xử phạt, buộc tái xuất hoặc tiêu hủy. Xem mục 4.

Hàng bị thông báo không đạt thì có phải tái xuất luôn không?

Không. Tái xuất chỉ là một trong các hướng. Lỗi nhãn thường được khắc phục trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc theo Nghị định 74/2018/NĐ-CP; hàng chỉ phải tái xuất hoặc tiêu hủy khi không khắc phục được hoặc kết luận yêu cầu như vậy. Xem mục 2.

Ai quyết định hàng được tái chế, tái xuất hay tiêu hủy?

Cơ quan quản lý chuyên ngành của mặt hàng quyết định trong thông báo hoặc kết luận kiểm tra. Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai xử lý thủ tục sau khi có kết luận đó, nên doanh nghiệp cần giữ bản kết luận gốc để nộp cho hải quan.

Lỗi nhãn có phải hàng không đạt không?

Có thể. Thiếu nhãn phụ tiếng Việt hay thiếu nội dung bắt buộc khiến lô hàng bị xếp không đạt, nhưng đây là lỗi khắc phục được. Doanh nghiệp dán lại nhãn, nộp bằng chứng khắc phục và cơ quan kiểm tra sẽ thông báo hàng đạt khi có đủ chứng cứ.

Bảo hiểm hàng hóa có bồi thường khi hàng bị từ chối nhập khẩu không?

Thông thường không. Việc không đạt quy chuẩn là rủi ro pháp lý chứ không phải tổn thất vật chất trong chuyến vận chuyển, nên bảo hiểm hàng hóa quốc tế hiếm khi chi trả. Doanh nghiệp cần đọc điều khoản loại trừ trong hợp đồng bảo hiểm của từng lô.

Không đồng ý với kết quả kiểm tra thì làm gì?

Doanh nghiệp có thể gửi văn bản đề nghị xem xét lại hoặc yêu cầu thử nghiệm lại tại tổ chức được chỉ định, kèm chứng cứ phản bác. Việc này phải làm trong thời hạn ghi trong thông báo; sau đó mới quyết định phương án xử lý.

8. Kết luận

Xử lý hàng nhập khẩu không đạt kiểm tra chuyên ngành bắt đầu bằng việc đọc kỹ kết luận của cơ quan chuyên ngành, sau đó làm đúng phương án được cho phép và lưu đủ chứng từ để hải quan tiếp tục thủ tục. Việc nên làm ngay hôm nay là rà lại hồ sơ chất lượng, nhãn và mã HS dự kiến của lô tiếp theo trước khi hàng xuất phát.

Biên soạn: Minh Châu — Chuyên viên khai báo hải quan, 8 năm kinh nghiệm. Cập nhật: 10/2026.

>> Xem thêm:

1. Phân loại mã HS: những điều cần biết để khai báo chính xác
2. Xử lý hàng bị thu giữ do không có giấy phép
3. Dịch vụ khai báo hải quan