Cách lập bảng xuất nhập tồn nguyên liệu, vật tư: 4 bước lập bảng chi tiết, dễ áp dụng

Lập bảng xuất nhập tồn là công việc không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn kiểm soát nguyên liệu, vật tư và giải trình rõ ràng với ban giám đốc hay cơ quan thuế, hải quan. Một bảng nhập xuất tồn nguyên vật liệu được thiết kế đúng giúp bạn biết tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ theo từng mã hàng, từ đó tính đúng giá thành và ra quyết định mua hàng kịp thời.

1. Hiểu đúng vai trò của bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên liệu, vật tư

Khi lập bảng xuất nhập tồn, bạn đang tạo một “bức tranh” tổng hợp cho từng mã nguyên liệu, vật tư trong một khoảng thời gian nhất định. Mỗi dòng trong bảng nhập xuất tồn nguyên vật liệu thể hiện trọn vẹn hành trình đi vào và đi ra khỏi kho của một mã hàng, từ tồn đầu, số lượng nhập, số lượng xuất đến tồn cuối kỳ, giúp bạn nắm được mức độ quay vòng thực tế.

Về phía kế toán, mẫu bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu là căn cứ để đối chiếu với sổ chi tiết vật tư và bảng tổng hợp chi tiết theo Thông tư 200. Khi số liệu giữa bảng tổng hợp và sổ chi tiết khớp nhau, bạn sẽ tự tin hơn khi làm việc với kiểm toán, cơ quan thuế và ngân hàng, nhất là những đơn vị đang vay vốn dựa trên hàng tồn kho.

Còn với bộ phận kho, một báo cáo nhập xuất tồn kho được cập nhật đều đặn mỗi ngày giúp thủ kho chủ động cảnh báo sớm nguy cơ thiếu hàng hoặc tồn quá nhiều. Thay vì phải cộng tay từng phiếu, chỉ cần xem cột tồn cuối kỳ trong bảng nhập xuất tồn nguyên vật liệu là đã biết ngay cần nhập thêm hay tạm dừng mua. Điều này giảm đáng kể áp lực cho cả kho và mua hàng.

Trong doanh nghiệp gia công, sản xuất xuất khẩu, lập bảng xuất nhập tồn còn gắn trực tiếp với báo cáo quyết toán hải quan. Khi số liệu tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm và thành phẩm không rõ ràng, bạn sẽ rất khó giải trình định mức tiêu hao. Ngược lại, nếu mẫu bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu được lưu trữ tốt, việc đối chiếu với tờ khai và sổ sách sẽ rõ ràng hơn nhiều.Chi tiết tại đây

Hiểu đúng vai trò của bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên liệu, vật tư

2. Chuẩn bị dữ liệu và cấu trúc cho mẫu bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn

Để lập bảng xuất nhập tồn hiệu quả, bạn cần một danh mục hàng hóa rõ ràng. Danh mục này bao gồm mã hàng, tên hàng, quy cách, đơn vị tính và nhóm hàng. Đây là phần “xương sống” để kéo dữ liệu vào mẫu bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu, giúp tránh trùng lặp, sai mã, sai đơn vị tính trong quá trình nhập dữ liệu.

Tiếp theo là dữ liệu tồn đầu kỳ. Số lượng và giá trị tồn đầu của mỗi mã hàng phải lấy từ báo cáo nhập xuất tồn kho kỳ trước hoặc biên bản kiểm kê đã được phê duyệt. Nếu ngay từ bước này đã sai, cả bảng nhập xuất tồn nguyên vật liệu sẽ bị lệch. Vì vậy bạn nên chốt số liệu tồn đầu bằng văn bản, tránh chỉnh tay nhiều lần trên file Excel.

Về cấu trúc, một mẫu bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu cơ bản thường có các cột như mã hàng, tên hàng, tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ. Tùy nhu cầu, bạn có thể tách thêm cột số lượng, giá trị hoặc phân chia theo từng kho, từng bộ phận. Điều quan trọng là phải thống nhất cấu trúc này cho tất cả các kỳ để dễ so sánh.

Nếu sử dụng Excel, bạn nên thiết lập công thức một lần cho toàn bộ bảng xuất nhập tồn, ví dụ tồn cuối bằng tồn đầu cộng nhập trừ xuất. Mỗi khi cập nhật bảng kê nhập và bảng kê xuất, báo cáo nhập xuất tồn kho sẽ tự động thay đổi theo. Cách làm này hạn chế việc gõ tay sai số và tiết kiệm thời gian cho cả thủ kho lẫn kế toán.

Ngoài ra, bạn nên quy định rõ tần suất lập bảng xuất nhập tồn. Một số doanh nghiệp lập mỗi ngày, một số khác lập theo tuần hoặc tháng tùy mức độ biến động hàng hóa. Dù chọn chu kỳ nào, nguyên tắc vẫn là cập nhật đầy đủ chứng từ trước khi lập bảng nhập xuất tồn nguyên vật liệu, tránh tình trạng phiếu đã phát sinh nhưng chưa kịp đưa vào báo cáo.

3. Các bước lập bảng xuất nhập tồn nguyên liệu, vật tư dễ áp dụng

Ở bước đầu tiên, bạn thu thập đầy đủ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và số tồn đầu kỳ cho giai đoạn cần lập bảng xuất nhập tồn. Tốt nhất nên phân loại theo từng kho, từng nhóm hàng để khi nhập vào mẫu bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu không bị nhầm chéo giữa các kho hoặc giữa hàng mua và hàng điều chuyển nội bộ.

Bước tiếp theo là nhập dữ liệu vào bảng kê nhập và bảng kê xuất. Mỗi dòng tương ứng một nghiệp vụ với ngày chứng từ, số chứng từ, mã hàng, số lượng và đơn giá nếu có. Khi hai bảng kê này đã hoàn chỉnh, bạn có thể dùng hàm tổng hợp theo mã hàng để kéo số liệu sang báo cáo nhập xuất tồn kho. Như vậy, mọi thay đổi đều được cập nhật tự động, ít phải sửa tay.

Sau khi có tổng nhập và tổng xuất cho từng mã, bạn quay lại mẫu bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu, lần lượt điền tồn đầu, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và để công thức tính tồn cuối. Đây chính là phần “trái tim” của việc lập bảng xuất nhập tồn, vì chỉ cần lệch công thức hoặc trùng dòng là số liệu toàn kỳ sẽ sai theo. Bạn nên khóa cấu trúc và chỉ cho phép sửa ở phần dữ liệu đầu vào.

Tiếp đó, hãy so sánh bảng nhập xuất tồn nguyên vật liệu với kết quả kiểm kê thực tế nếu có. Nếu tồn cuối trên báo cáo nhập xuất tồn kho khác với tồn thực tế, bạn cần tìm nguyên nhân ngay, có thể do ghi sai số lượng, quên phiếu hoặc mất mát hàng hóa. Việc rà soát này nên thực hiện định kỳ để bảng tổng hợp luôn phản ánh đúng tình trạng trong kho.

Cuối cùng, trước khi chốt báo cáo, bạn nên xuất bảng tổng hợp và gửi cho các bộ phận liên quan như mua hàng, sản xuất, kinh doanh để cùng rà soát. Khi các bên đều nhìn vào chung một mẫu bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu, kế hoạch nhập hàng, kế hoạch sản xuất và kế hoạch bán hàng sẽ gắn kết hơn. Lúc đó, lập bảng xuất nhập tồn không còn là việc riêng của kế toán mà trở thành công cụ điều hành của cả doanh nghiệp.

Các bước lập bảng xuất nhập tồn nguyên liệu, vật tư dễ áp dụng

4. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.

Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:

Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.

Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.

Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:

Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.

Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.

Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?

Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.

Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.

>> Xem thêm:

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.

Hai Anh, Thủ tục nhập khẩu, Thủ tục xuất khẩu, Tin tức