0902 916 031
Lập tờ khai hải quan điện tử là bước đầu tiên giúp người mới kinh doanh online nhập hàng chính ngạch hợp pháp và nhanh chóng. Từ năm 2025, toàn bộ thủ tục hải quan điện tử đã được số hóa, cho phép doanh nghiệp và hộ kinh doanh tự khai báo ngay tại nhà. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình lập tờ khai đúng chuẩn, tránh sai sót và đảm bảo thông quan trơn tru cho mọi lô hàng nhập khẩu.
Trong bài viết này, Lê Nguyễn Transport & Logistics sẽ phổ cập kiến thức về các bước lập tờ khai hải quan điện tử cũng như các vấn đề xoay quanh đó.
1. Tờ khai hải quan điện tử là gì?
Tờ khai hải quan điện tử là bản khai thông tin về hàng hóa xuất nhập khẩu được thực hiện trực tuyến trên hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan Việt Nam.
Nếu trước đây doanh nghiệp phải in hồ sơ giấy và đến trực tiếp chi cục hải quan, thì nay mọi quy trình lập tờ khai hải quan điện tử đều có thể hoàn thành online chỉ với vài bước đơn giản:
- Chuẩn bị đầy đủ chứng từ thương mại và vận tải,
- Đăng nhập vào tài khoản hải quan điện tử,
- Gửi tờ khai trực tuyến để hệ thống tự động phân luồng kiểm tra (xanh – vàng – đỏ).
💡 Ưu điểm: thao tác nhanh, tiết kiệm chi phí và có thể thực hiện mọi lúc – mọi nơi chỉ cần kết nối Internet.
2. Người mới kinh doanh online có phải lập tờ khai hải quan không?
Câu trả lời là có, nếu bạn nhập hàng chính ngạch từ nước ngoài.
Dù bạn là hộ kinh doanh cá thể, shop bán hàng online hay doanh nghiệp nhỏ, việc lập tờ khai hải quan điện tử là bắt buộc để hàng hóa được thông quan hợp pháp.
Đối với người mới kinh doanh online, việc khai báo hải quan không chỉ là thủ tục bắt buộc, mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng:
- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp để kê khai thuế, bán hàng minh bạch.
- Tránh rủi ro pháp lý như bị phạt vì hàng không rõ nguồn gốc.
- Được khấu trừ hoặc hoàn thuế GTGT đúng quy định.
- Tăng uy tín kinh doanh, dễ hợp tác với các thương hiệu và đối tác lớn.
💡 Tóm lại, muốn kinh doanh bền vững và mở rộng lâu dài, người mới nên bắt đầu bằng việc lập tờ khai hải quan điện tử đúng chuẩn – bước đầu tiên của quy trình nhập hàng chính ngạch.
3. Hồ sơ cần chuẩn bị trước khi lập tờ khai hải quan điện tử
Trước khi thực hiện lập tờ khai hải quan điện tử, bạn cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ nhập khẩu để hệ thống chấp nhận và thông quan thuận lợi. Việc chuẩn bị thiếu hoặc sai chứng từ là nguyên nhân chính khiến nhiều người mới kinh doanh online bị tạm dừng tờ khai hoặc phân luồng kiểm tra.
Dưới đây là 6 nhóm chứng từ quan trọng bạn cần có:
| Nhóm hồ sơ | Chứng từ cụ thể |
| Thương mại | Hợp đồng (Contract), Hóa đơn thương mại (Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List) |
| Vận tải | Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill) |
| Chứng từ xuất xứ | C/O (nếu có) để được hưởng ưu đãi thuế |
| Chứng từ kiểm tra chuyên ngành | Giấy kiểm định, kiểm tra chất lượng, công bố hợp quy (tùy mặt hàng) |
| Chứng từ thanh toán | Ủy nhiệm chi hoặc sao kê chuyển tiền qua ngân hàng |
| Khác | Catalogue, hình ảnh hàng hóa, tờ khai cũ (nếu tái nhập/tái xuất) |
💡 Lưu ý:
- Thông tin trên hóa đơn, vận đơn, hợp đồng phải trùng khớp 100% về tên hàng, số lượng, đơn giá, tên người nhập khẩu.
- Nếu bạn chưa nắm rõ cách kiểm tra hồ sơ, có thể nhờ Lê Nguyễn Transport & Logistics hỗ trợ rà soát và chuẩn bị chứng từ miễn phí trước khi khai báo.
4. Các bước lập tờ khai hải quan điện tử (Cập nhật 2025)
Sau khi chuẩn bị đầy đủ chứng từ, người nhập khẩu có thể lập tờ khai hải quan điện tử trực tiếp trên hệ thống VNACCS/VCIS. Quy trình này gồm 5 bước cơ bản, áp dụng cho cả doanh nghiệp lẫn người mới kinh doanh online khi muốn nhập hàng chính ngạch từ nước ngoài.
Bước 1: Đăng ký tài khoản và chữ ký số
- Truy cập trang web chính thức của Tổng cục Hải quan: www.customs.gov.vn.
- Đăng ký tài khoản khai hải quan điện tử theo hướng dẫn.
- Mua chữ ký số (USB Token) để ký xác nhận điện tử trên tờ khai.
- Cài đặt phần mềm khai báo VNACCS/VCIS hoặc sử dụng dịch vụ của đại lý hải quan được cấp phép.
💡 Người mới nên nhờ đơn vị dịch vụ hỗ trợ cài đặt ban đầu để tránh lỗi kỹ thuật và sai định dạng dữ liệu.
Bước 2: Chuẩn bị dữ liệu khai báo
Tổng hợp thông tin hàng hóa từ bộ chứng từ:
- Tên hàng, mã HS code, xuất xứ, đơn vị tính.
- Số lượng, trị giá, điều kiện giao hàng (Incoterms).
- Mã loại hình nhập khẩu (A11, A12, E31…).
👉 Nếu chưa biết mã HS chính xác, có thể tra cứu trên website hải quan hoặc liên hệ Lê Nguyễn Logistics để được tư vấn miễn phí – giúp bạn tối ưu thuế nhập khẩu và tránh sai mã.
Bước 3: Nhập thông tin lên hệ thống
- Mở phần mềm thủ tục hải quan điện tử.
- Điền đầy đủ thông tin vào form tờ khai.
- Đính kèm file scan chứng từ (Invoice, Packing List, Bill, C/O…).
- Kiểm tra kỹ trước khi nhấn “Gửi tờ khai”.
📌 Sai sót nhỏ như đơn vị tính, trị giá hoặc nước xuất xứ có thể khiến tờ khai bị từ chối hoặc phân luồng kiểm tra.
Bước 4: Gửi tờ khai và nhận kết quả phân luồng
Sau khi gửi, hệ thống tự động phân luồng tờ khai:
| Loại luồng | Mô tả | Xử lý |
| Luồng xanh | Hệ thống tự động thông quan, không cần kiểm tra chứng từ hoặc hàng hóa. | In tờ khai để nộp thuế và nhận hàng. |
| Luồng vàng | Hải quan kiểm tra chứng từ điện tử hoặc bản giấy. | Gửi bổ sung hồ sơ để đối chiếu. |
| Luồng đỏ | Hàng hóa bị kiểm tra thực tế (kiểm hóa). | Chuẩn bị hàng mẫu, chứng từ gốc để cán bộ kiểm tra. |
💡 Với người mới, tỷ lệ luồng vàng hoặc đỏ khá cao. Việc nhờ đơn vị chuyên nghiệp hỗ trợ khai báo có thể giúp giảm rủi ro này.
Bước 5: Nộp thuế và nhận hàng
Sau khi tờ khai được chấp nhận:
- Nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT theo thông báo hệ thống.
- In tờ khai đã thông quan để hoàn tất thủ tục lấy hàng tại cảng hoặc kho.
📦 Với dịch vụ trọn gói của Lê Nguyễn, khách hàng chỉ cần cung cấp chứng từ – đội ngũ sẽ thay bạn khai báo, nộp thuế và giao hàng tận kho.
5. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics
Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.
Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:
- Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
- Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
- Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
- Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.
Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.
Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:
- Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
- Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
- Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
- Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.
Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.
Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?
- Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
- Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
- Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
- Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.
Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.
>> Xem thêm:
- Hóa Đơn Điện Tử – Giải Pháp Chuyển Đổi Số Cho Doanh Nghiệp Năm 2025
- Bán hàng handmade có phải xuất hóa đơn không? – Cập nhật 2025
- Đăng ký tờ khai hải quan điện tử
Liên hệ ngay để được tư vấn
📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn
Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics
Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.
Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.