HỒ SƠ THÔNG BÁO CƠ SỞ SẢN XUẤT ĐỂ LÀM GIA CÔNG GỒM GÌ? 5 DANH MỤC CHI TIẾT

Gia công hàng hóa cho thương nhân nước ngoài là một trong những hoạt động thương mại quốc tế đòi hỏi sự kiểm soát chặt chẽ từ phía cơ quan quản lý. Để được hưởng các chính sách ưu đãi thuế quan, đặc biệt là miễn thuế nhập khẩu nguyên vật liệu, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục thông báo cơ sở sản xuất với Chi cục Hải quan nơi quản lý. Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, minh bạch không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn tạo nền tảng vững chắc cho quá trình báo cáo quyết toán và hậu kiểm sau này.

1. Tầm quan trọng của việc thông báo cơ sở sản xuất trong gia công

Trong loại hình gia công, việc thông báo địa điểm lưu giữ nguyên liệu, vật tư và máy móc thiết bị là bước đi đầu tiên và bắt buộc. Theo quy định pháp lý, nếu doanh nghiệp không thực hiện thông báo hoặc thông báo không chính xác về cơ sở sản xuất, cơ quan Hải quan sẽ không có căn cứ để chấp nhận các tờ khai tạm nhập nguyên liệu, dẫn đến việc đình trệ sản xuất và rủi ro bị truy thu thuế rất cao.

Mục đích của bộ hồ sơ này là giúp cơ quan quản lý xác định được năng lực thực tế của doanh nghiệp, đảm bảo rằng hàng hóa được sản xuất tại đúng địa điểm đã đăng ký, tránh tình trạng chuyển nhượng nguyên liệu trái phép ra thị trường nội địa.

2. Căn cứ pháp lý thực hiện thông báo cơ sở sản xuất

Hoạt động này được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật nghiêm ngặt. Cụ thể, doanh nghiệp cần căn cứ vào:

• Thông tư 39/2018/TT-BTC (Sửa đổi, bổ sung Thông tư 38/2015/TT-BTC) quy định chi tiết về thủ tục hải quan và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất nhập khẩu.

• Nghị định 08/2015/NĐ-CP và Nghị định 59/2018/NĐ-CP về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan.

Theo đó, chậm nhất 15 ngày trước khi nhập khẩu lô nguyên liệu đầu tiên cho hợp đồng gia công, doanh nghiệp phải hoàn tất việc gửi thông báo qua hệ thống điện tử.

3. 5 Nhóm chứng từ cần có trong hồ sơ thông báo cơ sở sản xuất

Để đảm bảo bộ hồ sơ được chấp nhận ngay từ lần nộp đầu tiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng 5 danh mục chứng từ sau:

3.1. Thông báo theo mẫu quy định (Mẫu số 12/TB-CSSX)

Đây là văn bản quan trọng nhất được thực hiện trên hệ thống điện tử VNACCS/VCIS. Nội dung thông báo phải thể hiện rõ:

• Tên, mã số thuế của tổ chức, cá nhân.

• Địa chỉ trụ sở chính và địa chỉ cơ sở sản xuất (nơi đặt máy móc, thiết bị).

• Hình thức sở hữu cơ sở (tự có hoặc đi thuê).

3.2. Nhóm hồ sơ pháp lý về quyền sử dụng địa điểm

Doanh nghiệp phải chứng minh được quyền sử dụng hợp pháp đối với nhà xưởng thông qua:

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (nếu xưởng tự xây).

• Hợp đồng thuê nhà xưởng còn hiệu lực, phù hợp với thời gian thực hiện hợp đồng gia công.

• Giấy phép đăng ký kinh doanh có ngành nghề sản xuất phù hợp với mặt hàng nhận làm.

3.3. Danh mục máy móc, thiết bị và dây chuyền sản xuất

Hồ sơ cần liệt kê chi tiết các thiết bị đang vận hành tại cơ sở sản xuất. Doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn:

• Hóa đơn mua máy móc trong nước hoặc tờ khai hải quan nhập khẩu máy móc.

• Hợp đồng thuê tài chính hoặc hợp đồng thuê máy móc (nếu có).

• Bản thuyết minh quy trình sản xuất tương ứng với máy móc thiết bị hiện có.

3.4. Hồ sơ nhân lực và an toàn sản xuất

Cơ quan Hải quan thường yêu cầu kiểm tra năng lực nhân sự để đảm bảo đơn hàng là có thật:

• Danh sách lao động đóng bảo hiểm xã hội tại địa chỉ xưởng.

• Hợp đồng lao động của công nhân đứng máy trực tiếp.

• Giấy phép phòng cháy chữa cháy và các giấy phép môi trường liên quan.

3.5. Sơ đồ kho bãi và phần mềm quản lý hàng hóa

Để phục vụ công tác kiểm tra, doanh nghiệp phải có:

• Sơ đồ mặt bằng chi tiết, phân định rõ khu vực để nguyên liệu nhập khẩu và khu vực để thành phẩm chờ xuất.

• Xác nhận về phần mềm hoặc hệ thống sổ sách kế toán theo dõi kho theo quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC.

4. Quy trình nộp và thẩm định hồ sơ tại cơ quan Hải quan

Quy trình thông báo cơ sở sản xuất diễn ra qua các bước chuẩn hóa sau:

1. Gửi dữ liệu qua hệ thống: Doanh nghiệp khai báo mẫu số 12 thông qua phần mềm hải quan điện tử.

2. Hải quan tiếp nhận và phân loại: Hệ thống sẽ tự động phản hồi số tiếp nhận. Tùy vào mức độ rủi ro, Hải quan có thể quyết định kiểm tra thực tế hoặc chấp nhận hồ sơ trên hệ thống.

3. Kiểm tra thực tế (nếu có): Đối với các đơn vị thực hiện gia công lần đầu, đoàn kiểm tra sẽ xuống trực tiếp xưởng để đối chiếu hồ sơ với năng lực sản xuất thực tế.

4. Phê duyệt và lưu trữ: Sau khi kiểm tra đạt yêu cầu, thông tin về cơ sở sản xuất sẽ được lưu trên hệ thống để làm căn cứ cho việc nhập khẩu nguyên liệu sau này.

5. Những lưu ý “vàng” khi làm hồ sơ thông báo

• Tính chính xác của địa chỉ: Địa chỉ ghi trên thông báo phải khớp từng số nhà, ngõ ngách với giấy phép kinh doanh và hợp đồng thuê xưởng.

• Thời hạn thông báo: Phải nộp trước khi nhập khẩu nguyên liệu ít nhất 15 ngày. Nếu nộp muộn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính về hành vi không tuân thủ thủ tục.

• Thông báo thay đổi: Khi có bất kỳ sự thay đổi nào về địa điểm, quy mô máy móc hoặc hình thức sở hữu, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ điều chỉnh trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi có thay đổi.

Chuẩn bị hồ sơ thông báo cơ sở sản xuất để làm gia công là một quy trình kỹ thuật đòi hỏi sự chính xác và am hiểu sâu sắc về luật Hải quan. Việc sở hữu một bộ hồ sơ chuẩn chỉnh ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thông quan mà còn giảm thiểu tối đa các rủi ro pháp lý trong quá trình sản xuất kinh doanh quốc tế. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào về các biểu mẫu hoặc cách thức chứng minh năng lực máy móc, doanh nghiệp nên tìm đến các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để đảm bảo tiến độ dự án.

6. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.

Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:

• Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
• Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
• Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
• Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.

Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.

Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:

• Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
• Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
• Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
• Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.

Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.

Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?

• Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
• Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
• Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
• Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.

Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.

 

>> Xem thêm:

1. GIA CÔNG XUẤT KHẨU DÙNG HÓA ĐƠN GÌ? 3 QUY ĐỊNH MỚI NHẤT NĂM 2026
2. GIA CÔNG NHIỀU MÃ HÀNG: 7 CÁCH KIỂM SOÁT ĐỊNH MỨC HIỆU QUẢ, TRÁNH SAI LỆCH QUYẾT TOÁN
3. Gia Công Toàn Bộ Là Gì? 3 Quy Định Cần Lưu Ý

 

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: khaibaohaiquanvn.com/
📞 Hotline/Zalo: 0902 916 031
📧 Email: khaibaohaiquan@lenguyentst.com.vn 

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

• Khai báo hải quan
• Giấy chứng nhận xuất xứ C/O
• Kiểm tra chuyên ngành

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.