GIA CÔNG XUẤT KHẨU DÙNG HÓA ĐƠN GÌ? 3 QUY ĐỊNH MỚI NHẤT NĂM 2026

Trong lộ trình hiện đại hóa quản lý thuế và hải quan, các quy định về chứng từ đối với hoạt động gia công hàng hóa đang có những bước chuyển mình quan trọng. Đặc biệt, từ thời điểm giữa năm 2025 trở đi, việc xác định doanh nghiệp gia công xuất khẩu dùng hóa đơn gì trở thành mối quan tâm hàng đầu để đảm bảo tính hợp lệ trong hồ sơ hoàn thuế và thông quan. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết các loại chứng từ điện tử áp dụng cho đơn vị gia công dựa trên các Nghị định mới nhất.

1. Gia công xuất khẩu được hiểu như thế nào theo quy định hiện hành?

Gia công xuất khẩu là hoạt động sản xuất hàng hóa theo đơn đặt hàng của đối tác nước ngoài, trong đó doanh nghiệp Việt Nam thực hiện một phần hoặc toàn bộ quá trình sản xuất theo yêu cầu đã thỏa thuận.

Đặc trưng của gia công xuất khẩu gồm:

• Doanh nghiệp nhận gia công không trực tiếp tìm thị trường tiêu thụ sản phẩm.

• Giá trị gia tăng tạo ra từ hoạt động gia công thường thấp hơn so với sản xuất xuất khẩu.

• Nguyên liệu, vật tư sử dụng chủ yếu do bên nước ngoài cung cấp hoặc doanh nghiệp mua theo ủy quyền.

Chính vì tính chất đặc thù này, việc sử dụng hóa đơn trong gia công xuất khẩu được Nhà nước quy định riêng, gắn chặt với quản lý thuế và hải quan.

2. Cập nhật quy định mới nhất về hóa đơn cho cơ sở gia công

Dựa trên sự thay đổi pháp lý tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và đặc biệt là nội dung sửa đổi tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/06/2025), quy định về hóa đơn cho hàng xuất khẩu đã được mở rộng và linh hoạt hơn.

2.1. Danh mục 3 loại hóa đơn điện tử được phép sử dụng

Kể từ ngày 01/06/2025, khi thực hiện cung ứng dịch vụ gia công xuất khẩu, các cơ sở kinh doanh có thể sử dụng một trong các loại hóa đơn điện tử sau đây:

1. Hóa đơn thương mại điện tử: Đây là loại chứng từ phổ biến trong giao dịch quốc tế, ghi rõ trị giá phí gia công và các điều kiện giao hàng.

   • Có hệ thống CNTT đáp ứng yêu cầu kết nối, truyền dữ liệu với cơ quan thuế

   • Thường xuyên làm việc với đối tác nước ngoài yêu cầu chuẩn hóa chứng từ

   Loại hóa đơn này thể hiện đầy đủ thông tin người mua nước ngoài, điều kiện giao hàng, đồng tiền thanh toán, phù hợp thông lệ quốc tế.

2. Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử:  Trong trường hợp doanh nghiệp chưa đủ điều kiện áp dụng hóa đơn thương mại điện tử, doanh nghiệp gia công xuất khẩu được phép sử dụng hóa đơn GTGT điện tử.

   Hóa đơn GTGT điện tử vẫn có giá trị pháp lý khi:

   • Lập đúng thời điểm

   • Thể hiện đúng bản chất giao dịch xuất khẩu

   • Phù hợp với hồ sơ hải quan và hợp đồng gia công

3. Hóa đơn bán hàng điện tử: Đối với một số doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp hoặc có đặc thù riêng, hóa đơn bán hàng điện tử cũng được chấp nhận làm chứng từ xuất khẩu.

   Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đảm bảo:

   • Hóa đơn phản ánh đúng giá trị gia công

   • Thống nhất với hợp đồng và tờ khai hải quan

2.2. Trường hợp ngoại lệ về hóa đơn thương mại điện tử

Một điểm mới đáng chú ý là đối với các doanh nghiệp gia công xuất khẩu không đáp ứng đủ điều kiện hạ tầng kỹ thuật để chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại điện tử đến cơ quan thuế thì không bắt buộc phải sử dụng loại hóa đơn này. Thay vào đó, đơn vị có quyền lựa chọn sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử để phục vụ việc khai báo.

3. Quy trình luân chuyển chứng từ khi hàng rời kho gia công

Để đảm bảo tính pháp lý khi hàng hóa lưu thông từ nhà xưởng đến cửa khẩu, doanh nghiệp gia công cần tuân thủ quy trình sử dụng chứng từ như sau:

• Giai đoạn vận chuyển nội bộ: Khi hàng gia công xuất khẩu rời kho để đến cảng hoặc địa điểm làm thủ tục hải quan, cơ sở kinh doanh phải sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

• Giai đoạn lập hóa đơn: Thời điểm lập hóa đơn điện tử cho hàng gia công thực hiện theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc thời điểm lập tờ khai hải quan đã hoàn tất thông quan).

4. Tại sao doanh nghiệp gia công cần đặc biệt lưu ý về hóa đơn?

Việc sử dụng sai loại hóa đơn không chỉ gây khó khăn cho việc thông quan mà còn dẫn đến những hệ lụy về sau:

• Rủi ro hoàn thuế: Cơ quan thuế có thể từ chối hoàn thuế GTGT đầu vào nếu hóa đơn đầu ra không đúng mẫu quy định đối với hàng gia công.

• Kiểm tra sau thông quan: Các đơn vị logistics và doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi giải trình số liệu tồn kho nếu chứng từ vận chuyển nội bộ không khớp với hóa đơn điện tử.

• Tính thống nhất: Đảm bảo dữ liệu giữa hóa đơn thương mại điện tử khớp với tờ khai hải quan là yếu tố then chốt để doanh nghiệp gia công xuất khẩu vận hành trơn tru.

5. Thời điểm lập hóa đơn đối với gia công xuất khẩu

Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, không phụ thuộc doanh nghiệp sử dụng loại hóa đơn nào.

Nguyên tắc chung:

• Hóa đơn được lập khi phát sinh hoạt động xuất khẩu

• Không lập chậm so với thời điểm giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ gia công

Việc lập hóa đơn sai thời điểm là lỗi phổ biến khiến doanh nghiệp bị truy thu, xử phạt hành chính.

6. Những câu hỏi thường gặp về hóa đơn gia công năm 2026

Câu hỏi 1: Doanh nghiệp chế xuất nhận gia công có cần lập hóa đơn GTGT không? Đối với doanh nghiệp chế xuất, khi gia công thường sử dụng hóa đơn bán hàng điện tử (dành cho tổ chức trong khu phi thuế quan). Tuy nhiên, từ 01/06/2025, họ có thể sử dụng hóa đơn thương mại điện tử nếu đáp ứng điều kiện dữ liệu.

Câu hỏi 2: Hóa đơn điện tử có cần xuất cùng lúc với Phiếu xuất kho không? Thông thường, Phiếu xuất kho dùng để đi đường, còn hóa đơn điện tử (như hóa đơn giá trị gia tăng điện tử) được lập sau khi đã có kết quả xác nhận thông quan của cơ quan Hải quan để đảm bảo số liệu chính xác nhất.

7. Doanh nghiệp nên chọn loại hóa đơn nào cho gia công xuất khẩu?

Không có một loại hóa đơn “tốt nhất cho mọi doanh nghiệp”. Việc lựa chọn phụ thuộc vào:

• Mức độ sẵn sàng về hệ thống CNTT

• Tần suất xuất khẩu

• Yêu cầu từ đối tác nước ngoài

• Khả năng quản trị chứng từ nội bộ

Quan trọng nhất là chọn đúng – dùng đúng – lập đúng thời điểm theo quy định pháp luật.

Xác định đúng doanh nghiệp gia công xuất khẩu dùng hóa đơn gì là bước đầu tiên để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật thuế năm 2026. Việc linh hoạt sử dụng giữa hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử và hóa đơn bán hàng điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sẽ giúp các đơn vị gia công giảm bớt áp lực về hạ tầng công nghệ mà vẫn đảm bảo quyền lợi về thuế.

8. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.

Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:

• Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
• Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
• Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
• Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.

Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.

Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:

• Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
• Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
• Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
• Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.

Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.

Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?

• Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
• Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
• Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
• Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.

Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.

 

>> Xem thêm:

1. QUYẾT TOÁN HẢI QUAN GIA CÔNG XUẤT KHẨU: 7 LƯU Ý QUAN TRỌNG DOANH NGHIỆP CẦN BIẾT
2. 5 điểm khác biệt quan trọng giữa gia công và sản xuất xuất khẩu mà doanh nghiệp cần biết
3. 7 Lưu Ý Quan Trọng Khi Thuê Nhà Xưởng Bên Thứ Ba Để Gia Công Hàng Xuất Khẩu

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: khaibaohaiquanvn.com/
📞 Hotline/Zalo: 0902 916 031
📧 Email: khaibaohaiquan@lenguyentst.com.vn 

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

• Khai báo hải quan
• Giấy chứng nhận xuất xứ C/O
• Kiểm tra chuyên ngành

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.