0902 916 031
Hợp đồng gia công là nền tảng để doanh nghiệp làm đúng thủ tục, mở tờ khai nhanh và quyết toán suôn sẻ khi nhận đơn gia công xuất khẩu, đặc biệt với hợp đồng gia công sản xuất, gia công hàng hóa cho thương nhân nước ngoài và hợp đồng gia công hàng hóa cần chuẩn bị đủ hồ sơ pháp lý ngay từ đầu.
1. Hợp đồng gia công là gì và vì sao quyết định tiến độ thông quan
Hợp đồng gia công là thỏa thuận giữa doanh nghiệp tại Việt Nam và đối tác ở nước ngoài về việc sản xuất theo yêu cầu kỹ thuật, mẫu mã và tiêu chuẩn chất lượng đã thống nhất. Đối tác có thể cung cấp nguyên phụ liệu hoặc chỉ cung cấp thiết kế, còn doanh nghiệp tổ chức sản xuất và giao hàng đúng hạn.
Trong gia công hàng hóa cho thương nhân nước ngoài, quyền sở hữu nguyên liệu và thành phẩm thường thuộc về đối tác cho tới khi hoàn tất giao hàng. Vì vậy, hợp đồng gia công hàng hóa phải mô tả rõ danh mục nguyên phụ liệu, định mức tiêu hao, quy cách đóng gói và tiêu chí nghiệm thu để làm cơ sở pháp lý.
Với hợp đồng gia công sản xuất, doanh nghiệp có thể chủ động một phần vật tư theo thỏa thuận. Dù mô hình nào, bộ hợp đồng luôn là xương sống của hồ sơ đăng ký trên hệ thống hải quan điện tử, ảnh hưởng trực tiếp đến việc tạm nhập, tái xuất và quyết toán.
Khi xây dựng hợp đồng gia công, doanh nghiệp nên đồng bộ dữ liệu với sổ kho và phần mềm sản xuất. Sự đồng nhất giữa hợp đồng, tờ khai, hóa đơn và vận đơn giúp giảm truy vấn, rút ngắn thời gian thông quan cho từng lô hàng.
2. 12 nhóm giấy tờ pháp lý cần có trước khi nộp hồ sơ
Đầu tiên là bản hợp đồng gia công và phụ lục chi tiết. Nội dung phải thể hiện danh mục nguyên phụ liệu, sản phẩm, định mức, tiêu chuẩn chất lượng, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng và mốc bàn giao chứng từ cho mỗi giai đoạn.
Tiếp theo là giấy tờ pháp lý doanh nghiệp gồm đăng ký kinh doanh, mã số thuế, thông tin tài khoản và chữ ký số. Đó là nền tảng để thực hiện đăng ký hợp đồng gia công hàng hóa và khai báo trên hệ thống một cách hợp lệ và đúng hạn.
Hồ sơ kỹ thuật là phần không thể thiếu. Doanh nghiệp cần bảng định mức tiêu hao, quy trình công nghệ, sơ đồ đóng gói và hướng dẫn ghi nhãn. Các tài liệu này hỗ trợ mô tả mã số hàng hóa và chứng minh tính hợp lý khi quyết toán nguyên liệu.
Nếu đối tác cung cấp nguyên phụ liệu, hồ sơ nguồn gốc vật tư nên được chuẩn bị sớm. Với gia công hàng hóa cho thương nhân nước ngoài, chứng từ thể hiện xuất xứ, đặc tính kỹ thuật và an toàn sử dụng giúp thuận lợi khi tạm nhập nguyên liệu.
Nhóm chứng từ thương mại gồm đơn đặt hàng, báo giá, thỏa thuận chất lượng và lịch giao hàng dự kiến. Tất cả cần bám sát hợp đồng gia công sản xuất để duy trì sự thống nhất dữ liệu giữa doanh nghiệp và đối tác trong suốt chu kỳ đơn hàng.
Nhóm chứng từ vận chuyển và đóng gói gồm hướng dẫn xếp dỡ, yêu cầu vật liệu bao bì và phương án chống ẩm, chống vỡ. Đây là căn cứ để tối ưu tuyến vận chuyển, giảm chi phí và hạn chế phát sinh khi mở tờ khai tạm nhập và tái xuất.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị danh mục sản phẩm hoàn chỉnh, mô tả công dụng, vật liệu cấu thành và mã số dự kiến. Với hợp đồng gia công hàng hóa, phần mô tả chi tiết giúp khớp tờ khai, hóa đơn, vận đơn và biên bản nghiệm thu thành phẩm.
Hồ sơ về môi trường và an toàn lao động cần sẵn sàng theo quy định chuyên ngành. Việc chứng minh điều kiện xưởng, máy móc và quy trình an toàn vừa là yêu cầu pháp lý, vừa giúp đối tác đánh giá năng lực sản xuất thực tế.
Kế hoạch quản trị kho và truy vết theo lô là một tài liệu quan trọng. Doanh nghiệp nên mô tả cách đặt mã lô, ghi nhận nhập xuất, kiểm soát tiêu hao để hỗ trợ cơ quan hải quan kiểm tra đối chiếu với hợp đồng gia công khi cần.
Nếu áp dụng phương thức thanh toán quốc tế, hồ sơ ngân hàng nên chuẩn bị trước. Thư tín dụng, ủy nhiệm chi hoặc thỏa thuận T T cần khớp nội dung đã ghi trong hợp đồng gia công sản xuất, tránh sai lệch tại thời điểm nghiệm thu.
Doanh nghiệp cũng cần dự thảo quy trình xử lý phế liệu, phế phẩm và nguyên liệu thừa. Quy trình này là căn cứ khi thanh khoản, giúp thể hiện tính minh bạch của gia công hàng hóa cho thương nhân nước ngoài trong mỗi hợp đồng.
Cuối cùng là kế hoạch rủi ro và ứng phó. Bản kế hoạch nên nêu rõ kịch bản thay thế vật tư, đổi lịch tàu, bổ sung chứng từ nguồn gốc và phương án kiểm định. Điều này giúp hợp đồng gia công hàng hóa vận hành ổn định dù có biến động. Nghị định 69/2018 NĐ CP và các hướng dẫn chi tiết được Chính phủ công bố.
3. Quy trình làm việc với hải quan và 6 lưu ý giảm truy vấn
Bước một là rà soát đối chiếu hợp đồng và phụ lục. Doanh nghiệp chuẩn hóa mã số, định mức, quy cách đóng gói và tiêu chuẩn nghiệm thu trước khi nộp đăng ký. Mọi thay đổi phải có phụ lục cập nhật để cơ quan hải quan dễ kiểm tra.
Bước hai là đăng ký hợp đồng gia công trên hệ thống điện tử. Hồ sơ đính kèm gồm pháp lý doanh nghiệp, bảng định mức, mô tả hàng hóa và kế hoạch nhập xuất. Việc khai báo nhất quán giúp phê duyệt nhanh và tạo tiền đề cho tờ khai tạm nhập.
Bước ba là mở tờ khai tạm nhập nguyên phụ liệu. Khi hàng về kho, doanh nghiệp kiểm đếm, gắn mã lô và nhập sổ đúng thời điểm. Dữ liệu kho cần khớp với hợp đồng gia công sản xuất và bảng định mức đã đăng ký.
Bước bốn là tổ chức sản xuất và theo dõi tiêu hao. Nhật ký sản xuất, phiếu xuất nhập nội bộ và biên bản kiểm soát chất lượng giúp chứng minh mức tiêu hao hợp lý. Điều này hỗ trợ lớn cho giai đoạn quyết toán hợp đồng về sau.
Bước năm là tái xuất thành phẩm theo lịch. Chứng từ đi kèm gồm hóa đơn, vận đơn, chứng nhận chất lượng và nghiệm thu. Thông tin phải bám sát hợp đồng gia công hàng hóa, tránh khác biệt mô tả hoặc sai đơn vị tính.
Bước sáu là quyết toán và thanh khoản. Hồ sơ gồm hợp đồng, phụ lục, tờ khai tạm nhập, tờ khai tái xuất, sổ kho, bảng đối chiếu định mức và biên bản xử lý phế liệu. Nên số hóa toàn bộ để lưu trữ an toàn và tra soát nhanh.
Lưu ý thứ nhất, mô tả hàng hóa cần rõ vật liệu chính, tỷ lệ cấu thành và công dụng. Đây là cơ sở gắn đúng mã số, giảm nguy cơ bị yêu cầu sửa đổi dữ liệu trong gia công hàng hóa cho thương nhân nước ngoài.
Lưu ý thứ hai, mọi con số trong định mức nên có cơ sở kỹ thuật và bằng chứng sản xuất. Khi có sai lệch, lập biên bản ngay và cập nhật phụ lục để không ảnh hưởng tới tiến độ quyết toán của hợp đồng gia công đang thực hiện.
Lưu ý thứ ba, nhãn, hướng dẫn sử dụng và cảnh báo an toàn nên được thống nhất từ đầu. Sự thống nhất này phải phản ánh đúng trong mô tả trên tờ khai và trong nội dung của hợp đồng gia công sản xuất đã gửi cho đối tác.
Lưu ý thứ tư, quản trị kho theo lô và theo hạn dùng giúp truy vết nhanh. Số lô trên hóa đơn, vận đơn và biên bản nghiệm thu cần trùng với sổ kho để hồ sơ hợp đồng gia công hàng hóa minh bạch và dễ kiểm tra.
Lưu ý thứ năm, lịch tàu và cut off phải khớp kế hoạch sản xuất. Khi đổi lịch, cập nhật ngay phụ lục tiến độ và thông báo cho đối tác để điều chỉnh chứng từ kịp thời theo gia công hàng hóa cho thương nhân nước ngoài.
Lưu ý thứ sáu, chủ động phương án kiểm định và chứng nhận theo yêu cầu thị trường đích. Việc chuẩn bị sớm giúp tránh phát sinh chi phí và chậm giao, đồng thời giữ tín nhiệm cho hợp đồng gia công dài hạn.
4. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics
Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.
Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:
- Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
- Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
- Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
- Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.
Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.
Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:
- Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
- Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
- Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
- Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.
Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.
Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?
- Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
- Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
- Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
- Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.
Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.
>> Xem thêm:
Ủy thác xuất nhập khẩu 2025: 7 lý do khiến doanh nghiệp chọn thuê ngoài thủ tục
Dịch Vụ Hải Quan Hàng Gia Công: 4 Điều Doanh Nghiệp Cần Biết Trước Khi Giao Phó
Phân biệt hàng gia công và sản xuất xuất khẩu: 4 điểm khác biệt quan trọng bạn cần biết
Liên hệ ngay để được tư vấn
📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn
Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics
Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.
Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.