3 bước chi tiết để hộ kinh doanh chuyển sang hóa đơn điện tử

Từ năm 2025, việc hộ kinh doanh chuyển sang hóa đơn điện tử không còn là lựa chọn mà là nghĩa vụ bắt buộc theo quy định của Bộ Tài chính. Đây là bước đi quan trọng nhằm minh bạch hóa hoạt động thương mại điện tử và chống thất thu thuế. Tuy nhiên, không ít chủ shop vẫn bối rối trước các bước đăng ký, lựa chọn phần mềm hay phát hành hóa đơn đúng chuẩn.

Trong bài viết này, Lê Nguyễn Transport & Logistics sẽ hướng dẫn bạn 3 bước chi tiết giúp hộ kinh doanh chuyển sang hóa đơn điện tử nhanh – đúng – tránh rủi ro pháp lý.

1. Căn cứ pháp lý & quy định hiện hành

Việc hộ kinh doanh chuyển sang hóa đơn điện tử được quy định rõ trong các văn bản pháp luật hiện hành, bao gồm:

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (ban hành ngày 19/10/2020):
→ Quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ điện tử, bắt buộc hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy kể từ 01/07/2022.
Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính (ngày 17/09/2021):
→ Hướng dẫn cụ thể về quy trình đăng ký, sử dụng, chuyển đổi và quản lý hóa đơn điện tử, bao gồm:
- Mẫu đăng ký 01ĐKTĐ-HĐĐT dùng cho tổ chức và cá nhân kinh doanh;
- Quy trình cấp mã xác thực từ cơ quan thuế;
- Quy định về lưu trữ, xử lý và tra cứu hóa đơn điện tử.

💡 Các quy định này là cơ sở pháp lý chính thức để hộ kinh doanh thực hiện đúng quy trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử trong năm 2025.

2. 3 bước giúp hộ kinh doanh chuyển sang hóa đơn điện tử đúng quy định

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Hộ kinh doanh cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi phát hành hóa đơn lần đầu. Việc đăng ký được thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua phần mềm cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã được Bộ Tài chính cấp phép.

Hồ sơ đăng ký bao gồm:

Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐK-HĐĐT).
Thông tin về nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử mà hộ kinh doanh lựa chọn.
Chữ ký số (nếu có) hoặc tài khoản định danh thuế điện tử.

Sau khi tiếp nhận, cơ quan thuế sẽ phản hồi kết quả chấp thuận hoặc yêu cầu bổ sung thông tin trong vòng 01 ngày làm việc. Khi được chấp thuận, hộ kinh doanh sẽ nhận được xác nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua email hoặc trên hệ thống thuế điện tử.

Bước 2: Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp

Chọn phần mềm phù hợp là yếu tố quan trọng giúp hộ kinh doanh dễ thao tác, đảm bảo hóa đơn phát hành đúng định dạng và lưu trữ an toàn.

Hiện nay có 2 loại phần mềm hóa đơn điện tử được phép sử dụng:

Loại phần mềm	Đặc điểm nổi bật	Phù hợp với
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế	Mỗi hóa đơn được cấp mã xác thực riêng, an toàn, dễ kiểm soát.	Hộ kinh doanh nhỏ, phát hành ít hóa đơn/tháng.
Hóa đơn điện tử không có mã	Không cần cơ quan thuế cấp mã, tốc độ phát hành nhanh.	Doanh nghiệp có tần suất giao dịch cao.

Khi lựa chọn phần mềm, cần lưu ý:

Giao diện dễ sử dụng, có hướng dẫn tiếng Việt rõ ràng.
Được Tổng cục Thuế cấp phép, có khả năng kết nối trực tiếp với hệ thống thuế.
Hỗ trợ kỹ thuật nhanh, lưu trữ dữ liệu tối thiểu 10 năm.
Có thể tích hợp với các phần mềm kế toán hoặc bán hàng để tiết kiệm thao tác.

Bước 3: Phát hành và quản lý hóa đơn điện tử

Sau khi hoàn tất đăng ký và lựa chọn phần mềm, hộ kinh doanh tiến hành phát hành hóa đơn điện tử theo đúng quy trình quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Quy trình phát hành gồm 3 bước chính:

Lập hóa đơn điện tử: Điền đầy đủ thông tin người mua – người bán – hàng hóa – số tiền – thuế suất.
Ký số và gửi hóa đơn: Sử dụng chữ ký số (hoặc chữ ký điện tử) để xác thực, sau đó gửi cho khách hàng qua email hoặc liên kết tải xuống.
Lưu trữ và quản lý hóa đơn: Toàn bộ hóa đơn phải được lưu trữ bản điện tử trong thời hạn tối thiểu 10 năm, đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan thuế kiểm tra.

Nếu phát hiện hóa đơn sai thông tin, hộ kinh doanh cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hủy – thay thế, tuyệt đối không chỉnh sửa trực tiếp để tránh vi phạm quy định.

hộ kinh doanh chuyển sang hóa đơn điện tử đúng quy định

3. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.

Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:

Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.

Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.

Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:

Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.

Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.

Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?

Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.

Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.

>> Xem thêm:

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.

Bản tin thị trường, Tin tức