0902 916 031
Định mức nguyên liệu gia công là lượng nguyên liệu tiêu hao để làm ra một đơn vị sản phẩm, và là dữ liệu hải quan soi kỹ nhất khi quyết toán loại hình gia công. Xây và theo dõi định mức sai là nguyên nhân hàng đầu khiến doanh nghiệp bị ấn định thuế. Bài viết hướng dẫn 5 bước phân loại, xây dựng, theo dõi và điều chỉnh định mức nguyên liệu gia công đúng chuẩn, cập nhật Thông tư 121/2025/TT-BTC.
1. Phân loại nguyên liệu chính và phụ trong gia công
Bước đầu tiên khi xây định mức nguyên liệu gia công là phân loại rõ nguyên liệu chính và nguyên liệu phụ, vì cách tính hao hụt của hai nhóm khác nhau.
- Nguyên liệu chính: cấu thành phần lớn sản phẩm (vải trong may mặc, gỗ trong đồ gỗ, nhựa trong linh kiện). Định mức tính theo khối lượng/diện tích trực tiếp tạo sản phẩm.
- Nguyên liệu phụ, vật tư: chỉ may, keo, đinh vít, bao bì… tiêu hao ít nhưng vẫn phải khai định mức và hao hụt.
2. Xây dựng định mức nguyên liệu gia công ban đầu
Định mức ban đầu được xây từ tài liệu kỹ thuật của bên đặt gia công: bản vẽ, thông số sản phẩm, tỷ lệ hao hụt dự kiến. Công thức cơ bản: định mức = lượng nguyên liệu cấu thành sản phẩm + hao hụt trong quá trình sản xuất. Phần hao hụt phải có cơ sở (cắt gọt, lỗi kỹ thuật, bay hơi…), không được khai khống để rút thêm nguyên liệu miễn thuế.
Theo Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC, hiệu lực 01/02/2026), doanh nghiệp tự xây và tự chịu trách nhiệm về định mức nguyên liệu thực tế, hải quan hậu kiểm đối chiếu.
3. Theo dõi định mức trong suốt quá trình sản xuất
Định mức nguyên liệu không cố định — phải được theo dõi liên tục để phản ánh tiêu hao thực tế. Doanh nghiệp cần lập sổ nhập – xuất – tồn nguyên liệu theo từng hợp đồng và từng mã sản phẩm, đối chiếu định kỳ giữa định mức đăng ký và tiêu hao thực tế. Cách quản lý dữ liệu kho khớp ba nguồn (hải quan – kho – kế toán) được trình bày tại kiểm tra sau thông quan doanh nghiệp gia công.
4. Điều chỉnh định mức khi có biến động
Khi đổi nguyên liệu, đổi công nghệ hoặc thay đổi thiết kế sản phẩm, tiêu hao thực tế thay đổi và định mức nguyên liệu cũ không còn đúng. Doanh nghiệp phải điều chỉnh và lưu lại lý do, thời điểm điều chỉnh. Dùng định mức nguyên liệu cũ khi thực tế đã khác là lỗi khiến số liệu quyết toán lệch và bị nghi ngờ thiếu thuế.
5. Quyết toán và lưu hồ sơ định mức
Cuối kỳ, định mức nguyên liệu là căn cứ để lập báo cáo quyết toán: tổng nguyên liệu nhập phải khớp tổng nguyên liệu cấu thành sản phẩm đã xuất khẩu cộng hao hụt và tồn kho. Hồ sơ định mức nguyên liệu (bảng định mức từng mã, tài liệu kỹ thuật, biên bản điều chỉnh) phải lưu tối thiểu 5 năm phục vụ hậu kiểm. Xem khâu quyết toán tại báo cáo quyết toán gia công: hạn nộp và mức phạt.
Chưa chắc định mức đã khai có khớp thực tế? Gửi bảng định mức và số liệu nhập – xuất – tồn để Khai Báo Hải Quan Lê Nguyễn rà soát, đối chiếu và điều chỉnh trước kỳ quyết toán, hạn chế rủi ro bị ấn định. Trao đổi qua Zalo 0902 916 031.
6. Nhầm lẫn thường gặp khi xây định mức nguyên liệu gia công
| Nhầm lẫn | Hậu quả |
|---|---|
| Khai khống hao hụt để rút thêm nguyên liệu | Bị bác định mức, truy thu và phạt khi hậu kiểm |
| Dùng một định mức chung cho nhiều mã sản phẩm | Lệch tiêu hao thực tế, khó giải trình |
| Không cập nhật khi đổi nguyên liệu/công nghệ | Số liệu quyết toán lệch, nghi vấn thiếu thuế |
| Không lưu tài liệu chứng minh định mức | Không bảo vệ được số liệu khi bị thanh tra |
Về góc khai báo định mức tiêu hao trên tờ khai, xem thêm 6 lưu ý khai báo định mức tiêu hao chính xác. Cần làm trọn gói, dùng dịch vụ khai báo hải quan trọn gói.
7. Câu hỏi thường gặp
Định mức nguyên liệu gia công là gì?
Là lượng nguyên liệu, vật tư (gồm cả hao hụt) tiêu hao để sản xuất một đơn vị sản phẩm gia công. Đây là căn cứ xác định lượng nguyên liệu được miễn thuế.
Ai chịu trách nhiệm xây dựng định mức?
Doanh nghiệp tự xây và tự chịu trách nhiệm về tính chính xác, dựa trên tài liệu kỹ thuật của bên đặt gia công; hải quan hậu kiểm đối chiếu với thực tế.
Định mức sai lệch bao nhiêu thì bị ấn định thuế?
Không có ngưỡng cố định; khi tiêu hao thực tế thấp hơn định mức đã khai mà không giải trình được, phần chênh lệch bị coi là nguyên liệu không phục vụ gia công và bị truy thu.
Khi nào phải điều chỉnh định mức?
Khi đổi nguyên liệu, đổi công nghệ hoặc thay đổi thiết kế sản phẩm làm tiêu hao thực tế khác định mức cũ; phải lưu lý do và thời điểm điều chỉnh.
Hồ sơ định mức phải lưu bao lâu?
Tối thiểu 5 năm để phục vụ kiểm tra sau thông quan, gồm bảng định mức, tài liệu kỹ thuật và biên bản điều chỉnh.
8. Kết luận
Định mức nguyên liệu gia công đúng và có tài liệu chứng minh là lá chắn quan trọng nhất trước rủi ro bị ấn định thuế. Phân loại nguyên liệu, xây định mức có cơ sở, theo dõi liên tục và điều chỉnh khi biến động là quy trình doanh nghiệp gia công cần duy trì suốt hợp đồng.
Biên soạn: Đội ngũ Khai Báo Hải Quan Lê Nguyễn — cập nhật 09/2026.