Công Bố Mỹ Phẩm Tinh Dầu Massage: 7 Tài Liệu Cần Có

Công bố mỹ phẩm tinh dầu massage là bắt buộc với dầu massage cơ thể, dầu dưỡng da và tinh dầu spa dùng trực tiếp lên da, theo Thông tư 06/2011/TT-BYT. Hồ sơ nhập khẩu gồm Phiếu công bố, giấy ủy quyền (PoA) và Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS), nộp cho Cục Quản lý Dược. Sản phẩm không cần giấy phép nhập khẩu riêng nhưng phải có số tiếp nhận trước khi bán. Mã HS dự kiến thường ở nhóm 3304 hoặc 3301, tùy thành phẩm.

1. Tinh dầu massage nào phải công bố mỹ phẩm?

Tinh dầu massage dùng trực tiếp lên da để làm sạch, làm thơm, dưỡng da hoặc chăm sóc cơ thể là mỹ phẩm và phải công bố trước khi lưu hành. Không phải loại tinh dầu nào cũng rơi vào diện này, vì phạm vi phụ thuộc vào công dụng ghi trên nhãn và cách dùng thực tế.

Sản phẩm mỹ phẩm (Cosmetic Product – chế phẩm dùng bên ngoài cơ thể): chất hoặc chế phẩm dùng để tiếp xúc với bộ phận bên ngoài cơ thể người, với mục đích chủ yếu là làm sạch, làm thơm, thay đổi diện mạo, bảo vệ hoặc giữ cơ thể trong điều kiện tốt, theo cách hiểu của Thông tư 06/2011/TT-BYT và Hiệp định Mỹ phẩm ASEAN.

Loại sản phẩm	Công bố mỹ phẩm?	Lý do
Dầu massage cơ thể, dầu dưỡng da	Có	Dùng trực tiếp lên da để chăm sóc, làm mềm da
Tinh dầu spa pha sẵn dùng để xoa bóp	Có	Sản phẩm thành phẩm tiếp xúc da
Tinh dầu nguyên chất dùng cho máy khuếch tán, xông phòng	Thường không	Không dùng lên da, cần xác định theo công dụng trên nhãn
Tinh dầu làm nguyên liệu sản xuất công nghiệp	Thường không	Là nguyên liệu, áp dụng chính sách quản lý khác
Sản phẩm ghi “điều trị đau xương khớp”, “giảm viêm”	Có nguy cơ không còn là mỹ phẩm	Tuyên bố điều trị làm sản phẩm bị xem xét theo nhóm thuốc, sản phẩm y tế

Chia theo công dụng như bảng trên là bước đầu. Nếu chưa chắc sản phẩm thuộc nhóm nào, nên gửi nhãn và thành phần cho đơn vị tư vấn hoặc cơ quan quản lý hỏi trước khi đặt hàng, vì sai nhóm làm hồ sơ phải làm lại từ đầu.

Tiêu chí lựa chọn nhanh:

• Nếu sản phẩm bôi hoặc xoa trực tiếp lên da → chọn công bố mỹ phẩm, vì đây là cách dùng điển hình của mỹ phẩm.
• Nếu sản phẩm chỉ dùng để xông, khuếch tán hương trong phòng → chọn xác định lại nhóm quản lý, vì thường không thuộc phạm vi mỹ phẩm.
• Nếu nhãn có tuyên bố chữa bệnh hoặc điều trị → chọn đề nghị nhà sản xuất sửa nội dung nhãn trước, vì tuyên bố này làm sản phẩm bị xem như nhóm khác.

2. Hồ sơ công bố gồm 7 tài liệu nào?

Bộ tài liệu cần chuẩn bị gồm 7 loại, trong đó Phiếu công bố, giấy ủy quyền và CFS là các giấy tờ nộp, phần còn lại dùng để lập Phiếu hoặc lưu xuất trình khi hậu kiểm. Bảng dưới phân biệt từng loại để doanh nghiệp không chuẩn bị thiếu hoặc thừa.

STT	Tài liệu	Nộp hay lưu	Vai trò
1	Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm	Nộp	Tài liệu chính để cấp số tiếp nhận
2	Giấy ủy quyền (PoA)	Nộp	Xác nhận doanh nghiệp tại Việt Nam được đưa sản phẩm ra thị trường
3	Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS)	Nộp	Chứng minh sản phẩm được phép lưu hành tại nước sản xuất
4	Nhãn sản phẩm	Lưu, đối chiếu	So sánh nội dung công bố với nhãn thực tế
5	Bảng thành phần INCI	Dùng lập Phiếu, lưu	Đánh giá công thức và danh mục chất cấm, hạn chế
6	Đăng ký kinh doanh của tổ chức đứng tên	Theo mẫu hồ sơ hiện hành	Xác định tổ chức chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường
7	Chữ ký số của doanh nghiệp	Dùng khi nộp trực tuyến	Ký và nộp hồ sơ điện tử trên cổng dịch vụ công

Danh mục chính xác cần đối chiếu mẫu hồ sơ hiện hành sau Thông tư 34/2025/TT-BYT, vì hình thức nộp (điện tử hoặc giấy) và số bản thay đổi theo quy định mới. Thông tư này sửa cách lập Phiếu công bố, trong đó thành phần phải liệt kê theo thứ tự nồng độ giảm dần. Tóm lược quy định mới có tại bài quy định mới về cách lập Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm, còn văn bản gốc là Thông tư 06/2011/TT-BYT.

3. Vai trò của từng chứng từ và chỗ dễ sai

PoA và CFS là hai tài liệu từ nhà sản xuất khiến hồ sơ chậm nhất, vì doanh nghiệp nhập khẩu không tự lập được mà phải xin từ nước ngoài. Phần dưới nêu điểm cần kiểm tra ở từng tài liệu.

3.1. Giấy ủy quyền (PoA)

PoA xác nhận nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm cho phép doanh nghiệp tại Việt Nam đưa sản phẩm ra thị trường. Cần kiểm tra tên sản phẩm, tên nhà sản xuất, thời hạn hiệu lực và chữ ký đúng người có thẩm quyền. Nếu tên trong PoA khác tên trên Phiếu công bố hoặc nhãn, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu giải trình.

3.2. Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS)

CFS chứng minh sản phẩm được phép bán tại nước sản xuất. Với hàng nhập khẩu, CFS cần còn hiệu lực và đúng hình thức hợp pháp hóa theo yêu cầu hiện hành. Một lỗi thường gặp là CFS cấp cho nhóm sản phẩm chung chung, không liệt kê đúng tên sản phẩm dự định nhập.

3.3. Bảng thành phần INCI và nhãn

Bảng INCI cho phép cơ quan quản lý đánh giá công thức. Nhãn dùng để đối chiếu nội dung công bố với sản phẩm thực tế. Nếu bảng thành phần và nhãn không thống nhất, hồ sơ thường bị trả về giải trình. Lỗi này phổ biến với doanh nghiệp lần đầu nhập khẩu tinh dầu massage vì tên thương mại và tên trong công thức hay khác nhau.

4. Những lỗi khiến hồ sơ bị từ chối hoặc phải sửa

Khi công bố mỹ phẩm tinh dầu massage, phần lớn hồ sơ bị trả lại vì các lỗi cơ bản: PoA, CFS không hợp lệ, thông tin không đồng nhất giữa các tài liệu, hoặc nhãn có tuyên bố điều trị.

• Thiếu hoặc sai PoA: không có PoA hợp lệ, tên người ký không đúng thẩm quyền.
• CFS hết hiệu lực: ngày cấp quá cũ hoặc chưa hợp pháp hóa theo yêu cầu.
• Sai tên sản phẩm: tên khác nhau giữa CFS, PoA, nhãn và Phiếu.
• Thiếu thành phần INCI: bảng thành phần thiếu chất hoặc không theo thứ tự nồng độ.
• Dịch thuật sai: bản dịch tiếng Việt không khớp bản gốc.
• Công dụng vượt phạm vi mỹ phẩm: nhãn ghi “điều trị”, “giảm đau”, “phục hồi bệnh lý”.

Lỗi cuối cùng cần chú ý nhất với tinh dầu massage. Nếu nhãn ghi “hỗ trợ điều trị đau nhức xương khớp”, “giảm viêm cơ” hoặc “phục hồi tổn thương thần kinh”, sản phẩm có thể bị xem là có chức năng y tế, không còn là mỹ phẩm thông thường, và phải theo chính sách quản lý khác phức tạp hơn. Cách xử lý thực tế là yêu cầu nhà sản xuất cung cấp bản nhãn dùng cho thị trường Việt Nam, bỏ các tuyên bố điều trị trước khi in.

Một vấn đề khác là bảng thành phần chứa hoạt chất bị hạn chế hoặc thuộc danh mục quản lý đặc biệt. Khi đó cơ quan chức năng có thể yêu cầu thêm tài liệu kỹ thuật hoặc giải trình công dụng của từng hoạt chất. Kiểm tra INCI từ khi chọn nhà cung cấp giúp tránh bị trả hồ sơ nhiều lần.

Gửi nhãn, bảng thành phần, CFS và PoA để được rà soát trước khi nộp hồ sơ: Khai Báo Hải Quan Lê Nguyễn đối chiếu tên sản phẩm giữa các tài liệu và hỗ trợ thủ tục kiểm tra chuyên ngành cho lô hàng. Gửi tài liệu qua Zalo/hotline 0902 916 031.

5. Quy trình, thời gian và lệ phí công bố mỹ phẩm tinh dầu massage

Quy trình đi qua bảy bước, kết quả là số tiếp nhận Phiếu công bố, thường cấp trong 03 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ và đã nộp đủ lệ phí. Thời gian thực tế dài hơn khi hồ sơ phải bổ sung.

• Bước 1: thu thập PoA, CFS, nhãn, thành phần từ nhà sản xuất.
• Bước 2: kiểm tra thành phần so với danh mục chất cấm, hạn chế.
• Bước 3: chuẩn hóa nhãn, bỏ tuyên bố điều trị.
• Bước 4: soạn Phiếu công bố theo mẫu, liệt kê thành phần theo thứ tự nồng độ giảm dần.
• Bước 5: nộp hồ sơ cho Cục Quản lý Dược, Bộ Y tế, bằng chữ ký số nếu nộp trực tuyến.
• Bước 6: theo dõi và bổ sung khi có yêu cầu.
• Bước 7: nhận số tiếp nhận, có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp.

Lệ phí tham khảo là 500.000 đồng mỗi sản phẩm theo Thông tư 277/2016/TT-BTC, cần đối chiếu biểu phí tại thời điểm nộp. Ví dụ giả định: một lô gồm 4 sản phẩm tinh dầu massage khác công thức thì cần 4 Phiếu, lệ phí tham khảo 2.000.000 đồng, chưa tính phí dịch thuật, hợp pháp hóa tài liệu và phí dịch vụ. Các khoản này là ước tính, không phải báo giá.

6. Mã HS dự kiến và thuế khi nhập khẩu tinh dầu massage

Mã HS dự kiến của dầu massage pha sẵn thường ở nhóm 3304, còn tinh dầu nguyên chất ở nhóm 3301; mã cuối cùng phụ thuộc thành phần và công dụng. Công bố mỹ phẩm không thay thế việc phân loại mã HS, hai việc này độc lập.

• Nhóm 3304 (dự kiến): chế phẩm chăm sóc da, dầu massage, dầu dưỡng da pha sẵn.
• Nhóm 3301 (dự kiến): tinh dầu nguyên chất, chưa pha thành sản phẩm chăm sóc da.
• Nhóm 3307 (dự kiến): sản phẩm xông, khuếch tán hương phòng, nếu công dụng chính là tạo mùi.

Thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng tính theo mã HS và C/O, cần tra biểu thuế hiện hành, bài này không nêu một mức thuế chung. Có thể xác định trước mã số để biết mức thuế trước khi đặt hàng.

Chưa chắc mã? Gửi thành phần, công dụng và ảnh nhãn để Khai Báo Hải Quan Lê Nguyễn đối chiếu mã HS dự kiến trước khi khai.

7. Kiểm tra hồ sơ trước khi nhập khẩu

Không nên chờ hàng cập cảng mới công bố mỹ phẩm tinh dầu massage, vì hàng lưu kho trong lúc chờ công bố làm phát sinh phí lưu bãi. Việc nên làm là yêu cầu nhà cung cấp gửi trước các tài liệu sau khi ký hợp đồng:

• CFS và PoA: bản scan để kiểm tra tên sản phẩm và thời hạn.
• Bảng thành phần: theo danh pháp INCI, đủ nồng độ để xếp thứ tự.
• Hình ảnh nhãn: bản nhãn dùng cho thị trường Việt Nam, đã bỏ tuyên bố điều trị.
• Catalogue và ảnh sản phẩm thực tế: để đối chiếu với nội dung công bố.

Bảng nhầm lẫn thường gặp giúp tránh các lỗi tốn kém nhất:

Nhầm lẫn	Hậu quả	Cách tránh
Tinh dầu nào cũng phải công bố mỹ phẩm	Làm hồ sơ không cần thiết hoặc áp sai nhóm	Xác định theo công dụng và cách dùng
Hàng về cảng rồi mới làm công bố	Phí lưu bãi, chậm bán hàng	Làm công bố song song với đặt hàng
Dùng nhãn nhà sản xuất có tuyên bố điều trị	Bị xem là sản phẩm y tế, phải làm hồ sơ khác	Yêu cầu nhãn riêng cho thị trường Việt Nam
Dùng số tiếp nhận hết 05 năm	Sản phẩm đang bán thành chưa công bố	Công bố lại trước khi số cũ hết hạn

Quy trình công bố và nhãn cho mỹ phẩm nói chung có ở bài 5 bước nhập khẩu và công bố mỹ phẩm, giấy tờ đi cùng lô hàng có ở bài giấy phép, chứng từ khi nhập hàng mỹ phẩm, và cách gộp hồ sơ theo dòng sản phẩm có ở bài son lì và son bóng có cần công bố riêng không.

8. Câu hỏi thường gặp

Tinh dầu massage có phải công bố mỹ phẩm không?

Có, nếu dùng trực tiếp lên da để massage, dưỡng da hoặc chăm sóc cơ thể. Tinh dầu chỉ dùng cho máy khuếch tán thường không thuộc phạm vi mỹ phẩm. Xem bảng phân loại ở mục 1.

Công bố mỹ phẩm tinh dầu massage cần những giấy tờ gì?

Giấy tờ nộp gồm Phiếu công bố, giấy ủy quyền (PoA) và CFS. Nhãn và bảng thành phần INCI dùng để lập Phiếu và lưu xuất trình khi hậu kiểm. Xem chi tiết ở mục 2.

Công bố mỹ phẩm mất bao lâu?

Số tiếp nhận thường được cấp trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ và đủ lệ phí. Nếu phải bổ sung, thời gian kéo dài theo số lần cơ quan tiếp nhận yêu cầu sửa.

Lệ phí công bố mỹ phẩm là bao nhiêu?

Mức tham khảo là 500.000 đồng mỗi sản phẩm theo Thông tư 277/2016/TT-BTC. Biểu phí có thể được sửa đổi, nên cần đối chiếu văn bản hiện hành tại thời điểm nộp hồ sơ.

Số tiếp nhận Phiếu công bố có hạn bao lâu?

Có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp. Hết hạn, doanh nghiệp phải công bố lại trước ngày hết hiệu lực để tiếp tục bán sản phẩm hợp pháp.

Nhãn ghi “giảm đau” thì có công bố mỹ phẩm được không?

Không nên. Tuyên bố điều trị, giảm đau làm sản phẩm có nguy cơ bị xem là thuốc hoặc sản phẩm y tế, không còn là mỹ phẩm. Cần yêu cầu nhà sản xuất sửa nhãn cho thị trường Việt Nam trước khi công bố.

9. Kết luận

Công bố mỹ phẩm tinh dầu massage là bước bắt buộc với sản phẩm dùng lên da, và hồ sơ nộp gồm Phiếu công bố, PoA và CFS. Việc nên làm ngay là xin PoA, CFS, bảng INCI và nhãn đã bỏ tuyên bố điều trị từ nhà cung cấp trước khi hàng cập cảng.

Biên soạn: Minh Châu — Chuyên viên khai báo hải quan, 8 năm kinh nghiệm. Cập nhật: 10/2026.