0902 916 031
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu tại chỗ tối thiểu cho một cặp tờ khai gồm 6 nhóm: hợp đồng với thương nhân nước ngoài có chỉ định giao hàng tại Việt Nam, hóa đơn ghi đúng ba vai (người mua nước ngoài, bên nhận hàng tại Việt Nam, địa điểm giao hàng), tờ khai xuất khẩu tại chỗ, tờ khai nhập khẩu tại chỗ dẫn chiếu đúng số tờ khai xuất, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, và biên bản giao nhận hàng thực tế. Thiếu bất kỳ nhóm nào đều ảnh hưởng tới quyền hưởng thuế suất 0% hoặc quyền khấu trừ thuế đầu vào.
Điểm khác biệt căn bản của Xuất Nhập Khẩu Tại Chỗ so với xuất nhập khẩu thông thường: đây là bộ chứng từ của một cặp tờ khai, không phải một tờ khai đơn lẻ. Hai bên phải khớp nhau về số liệu, tên hàng, trị giá và thời điểm — lệch một chi tiết là cả hai hồ sơ cùng bị đặt vấn đề.
Bài viết này, Khai báo hải quan Lê Nguyễn liệt kê đầy đủ từng chứng từ, ai chuẩn bị, và những trường thông tin bắt buộc phải khớp giữa hai bên.
1. Danh mục chứng từ tối thiểu cho một cặp tờ khai Xuất Nhập Khẩu Tại Chỗ
Bảng dưới đây tổng hợp bộ chứng từ cần có khi Xuất Nhập Khẩu Tại Chỗ, phân theo bên chịu trách nhiệm chuẩn bị.
| Chứng từ | Bên chuẩn bị | Yêu cầu nội dung |
|---|---|---|
| Hợp đồng mua bán, gia công, thuê hoặc mượn | Bên Việt Nam ký với thương nhân nước ngoài | Có điều khoản chỉ định giao/nhận hàng tại Việt Nam cho doanh nghiệp cụ thể |
| Hóa đơn | Bên xuất khẩu tại chỗ | Ghi rõ người mua nước ngoài, doanh nghiệp nhận hàng tại Việt Nam, địa điểm giao hàng |
| Tờ khai xuất khẩu tại chỗ | Bên giao hàng | Đúng mã loại hình theo bản chất giao dịch nền |
| Tờ khai nhập khẩu tại chỗ | Bên nhận hàng | Dẫn chiếu đúng số tờ khai xuất khẩu tại chỗ tương ứng |
| Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt | Bên thanh toán | Qua ngân hàng theo hình thức được pháp luật công nhận |
| Biên bản giao nhận hàng hóa | Cả hai bên ký | Ghi rõ thời gian, địa điểm giao nhận thực tế |
Ngoài sáu nhóm trên, doanh nghiệp cần lưu thêm văn bản thông báo địa điểm, thời gian giao nhận đã gửi cơ quan hải quan theo Nghị định 167/2025/NĐ-CP — nghĩa vụ mới áp dụng từ 15/8/2025.
1.1. Bốn trường thông tin bắt buộc khớp giữa hai tờ khai
Tên hàng, số lượng, trị giá và thời điểm giao nhận phải thống nhất giữa tờ khai xuất và tờ khai nhập. Đây là bốn trường cơ quan hải quan đối chiếu chéo đầu tiên khi rà soát một cặp tờ khai tại chỗ.
1.2. Chứng từ bổ sung theo từng loại giao dịch
Với hợp đồng gia công, cần thêm hồ sơ về định mức và nguyên phụ liệu. Với hàng thuê, mượn, cần điều khoản rõ về thời hạn và trách nhiệm hoàn trả. Với hàng có yêu cầu quản lý chuyên ngành, bổ sung giấy phép hoặc kết quả kiểm tra tương ứng như hàng nhập khẩu thông thường.
2. Ví dụ một cặp hồ sơ thực tế khi khai báo Xuất Nhập Khẩu Tại Chỗ
Giả định công ty A tại Việt Nam nhận gia công linh kiện nhựa cho một thương nhân Hàn Quốc, được chỉ định giao thành phẩm cho công ty B — một doanh nghiệp lắp ráp khác tại Việt Nam. Đây là số liệu giả định để minh họa cách vận hành bộ chứng từ, không phải case khách hàng thật.
| Bước | Công ty A (bên xuất khẩu tại chỗ) | Công ty B (bên nhập khẩu tại chỗ) |
|---|---|---|
| 1. Chứng từ gốc | Giữ hợp đồng gia công với thương nhân Hàn Quốc, có điều khoản chỉ định giao hàng cho Công ty B | Nhận bản sao điều khoản chỉ định từ thương nhân Hàn Quốc hoặc từ Công ty A |
| 2. Xuất hóa đơn | Ghi người mua là thương nhân Hàn Quốc, bên nhận hàng là Công ty B, địa điểm giao tại kho Công ty B | Nhận hóa đơn để đối chiếu với tờ khai nhập |
| 3. Mở tờ khai | Mở tờ khai xuất khẩu tại chỗ, mã E62 | Mở tờ khai nhập khẩu tại chỗ trong 15 ngày làm việc, dẫn chiếu đúng số tờ khai của Công ty A |
| 4. Thanh toán | Nhận thanh toán từ thương nhân Hàn Quốc qua ngân hàng | Thanh toán tiền hàng cho Công ty A theo thỏa thuận riêng (nếu có), lưu chứng từ chuyển khoản |
| 5. Giao nhận | Ký biên bản giao hàng tại kho Công ty B, gửi thông báo hải quan trước khi giao | Ký cùng biên bản, lưu bản gốc hoặc bản sao có xác nhận |
Điểm dễ vỡ nhất trong ví dụ này nằm ở bước 3: nếu Công ty B chậm mở tờ khai nhập khẩu, hoặc mở tờ khai nhưng ghi sai số tờ khai xuất khẩu của Công ty A, toàn bộ chuỗi chứng từ phía trên — dù đã chuẩn bị đúng — vẫn không đủ điều kiện chứng minh giao dịch đã hoàn thành. Công ty A khi đó không kiểm soát được rủi ro dù mình không có lỗi.
3. Vì sao thiếu một chứng từ lại mất quyền lợi cả lô hàng
Bộ chứng từ này không chỉ phục vụ thông quan mà còn là căn cứ chứng minh điều kiện hưởng thuế suất GTGT 0% với bên xuất khẩu, và điều kiện khấu trừ thuế đầu vào với bên nhập khẩu. Trường hợp không đủ hồ sơ theo quy định, hàng hóa xuất khẩu tại chỗ phải tính và nộp thuế GTGT như hàng tiêu thụ nội địa — tức mất toàn bộ lợi ích thuế của giao dịch.
Rủi ro này không xuất hiện ngay tại thời điểm thông quan mà thường bộc lộ khi làm hồ sơ hoàn thuế hoặc khi bị kiểm tra sau thông quan, lúc đó việc bổ sung chứng từ đã khó khăn hơn nhiều.
| Chứng từ thiếu | Hậu quả cụ thể |
|---|---|
| Điều khoản chỉ định giao hàng trong hợp đồng | Không đủ căn cứ chứng minh bản chất tại chỗ, có thể bị coi là giao dịch nội địa thông thường |
| Tờ khai nhập khẩu đối ứng | Bên xuất khẩu bị từ chối hoàn thuế GTGT dù đã làm đúng phần việc của mình |
| Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt | Mất quyền khấu trừ thuế đầu vào của bên nhận hàng, dù hàng đã nhập hợp lệ |
| Thông báo giao nhận gửi hải quan | Bị đánh giá chưa tuân thủ đầy đủ quy trình theo Nghị định 167/2025/NĐ-CP, dù bản chất giao dịch không sai |
📞 Muốn rà soát bộ chứng từ hiện có trước khi giao hàng? Gọi 0902 916 031 để được kiểm tra đủ thiếu theo đúng quy định mới.
4. Cách tổ chức lưu trữ hồ sơ theo cặp khi Xuất Nhập Khẩu Tại Chỗ
4.1. Lập một bộ hồ sơ chung cho mỗi cặp tờ khai
Thay vì lưu riêng theo từng tờ khai như hàng thông thường, nên lập một bộ hồ sơ gộp cho mỗi cặp giao dịch, trong đó có bản sao tờ khai của bên đối ứng. Cách này giúp phát hiện ngay khi bên kia chưa hoàn tất phần việc của họ.
4.2. Ghi nhật ký tiến độ hai chiều
Theo dõi ngày thông quan tờ khai xuất, ngày bên nhập hoàn tất tờ khai, ngày thanh toán và ngày gửi thông báo hải quan trong cùng một bảng theo dõi, để không bỏ sót mốc nào.
4.3. Lưu trữ đủ thời hạn theo quy định
Hồ sơ hải quan và chứng từ kế toán cần lưu đúng thời hạn quy định để xuất trình khi kiểm tra sau thông quan — với giao dịch tại chỗ, cần lưu cả chứng từ của bên đối ứng mà mình có được.
5. Lỗi doanh nghiệp thường gặp khi Xuất Nhập Khẩu Tại Chỗ
5.1. Hợp đồng không có điều khoản chỉ định giao hàng tại Việt Nam
Đây là chứng từ gốc chứng minh bản chất giao dịch tại chỗ. Hợp đồng chỉ ghi chung chung về mua bán mà không nêu chỉ định giao hàng cho doanh nghiệp cụ thể tại Việt Nam khiến toàn bộ hồ sơ mất căn cứ.
5.2. Hóa đơn ghi sai vai của các bên
Ghi bên nhận hàng tại Việt Nam vào ô người mua thay vì thương nhân nước ngoài là lỗi phổ biến, làm sai lệch bản chất giao dịch trên chứng từ.
5.3. Không lưu bản sao tờ khai của bên đối ứng
Khi cần chứng minh cặp tờ khai đã hoàn thành, doanh nghiệp không có gì trong tay ngoài tờ khai của chính mình, phải đi xin lại từ đối tác trong hoàn cảnh bị động.
6. Câu hỏi thường gặp
6.1. Có bắt buộc phải có biên bản giao nhận giấy không, hay email xác nhận là đủ?
Pháp luật không quy định cứng hình thức biên bản, nhưng cần văn bản có xác nhận rõ ràng của cả hai bên về thời gian, địa điểm giao nhận thực tế. Email xác nhận qua lại có thể chấp nhận được nếu nội dung đầy đủ, nhưng biên bản có chữ ký vẫn là hình thức chắc chắn hơn khi cần đối chiếu với cơ quan hải quan.
6.2. Nếu hai bên dùng hai đơn vị khai báo hải quan khác nhau, ai giữ bản chính bộ chứng từ?
Mỗi bên giữ bản chính chứng từ của phần việc mình chịu trách nhiệm, đồng thời nên trao đổi bản sao có xác nhận của bên kia để tự đối chiếu, không phụ thuộc hoàn toàn vào đơn vị khai báo của đối tác khi cần giải trình.
6.3. Bộ chứng từ có cần công chứng hoặc hợp pháp hóa lãnh sự không?
Hợp đồng với thương nhân nước ngoài không bắt buộc công chứng để có giá trị pháp lý trong giao dịch thương mại, nhưng nếu tài liệu bằng tiếng nước ngoài, nên có bản dịch tiếng Việt kèm theo để thuận tiện khi cơ quan hải quan yêu cầu xuất trình.
7. Kết luận
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu tại chỗ phải được chuẩn bị theo tư duy cặp đôi: mỗi chứng từ của bạn đều có một chứng từ tương ứng bên kia và phải khớp nhau. Chuẩn bị đủ sáu nhóm chứng từ tối thiểu ngay từ khâu ký hợp đồng là cách duy nhất bảo toàn quyền lợi thuế của cả hai bên.
📞 Cần mẫu checklist chứng từ cho giao dịch tại chỗ của doanh nghiệp? Liên hệ Khai Báo Hải Quan Lê Nguyễn qua hotline/Zalo 0902 916 031.
Khai báo hải quan toàn diện tại Khai Báo Hải Quan Lê Nguyễn
Tại Lê Nguyễn, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp cho mọi loại hình xuất nhập khẩu tại chỗ, gia công và sản xuất xuất khẩu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.
Khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:
- Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
- Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
- Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
- Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.
Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.
Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.
Xem thêm:
- Thuế GTGT 0% xuất khẩu tại chỗ: điều kiện và chứng từ
- Hóa đơn hàng xuất khẩu tại chỗ: GTGT hay thương mại?
- Thông báo địa điểm thời gian giao nhận hàng hóa nộp ở đâu
Liên hệ ngay để được tư vấn
📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức
🌐 Facebook: Khai báo hải quan Lê Nguyễn
📞 Hotline/Zalo: 0902 916 031
🎬 Tiktok: lenguyen.kbhq
Tham khảo: Nghị định 167/2025/NĐ-CP (sửa Điều 35 Nghị định 08/2015/NĐ-CP); Tổng cục Hải quan Việt Nam.