0902 916 031
Thủ tục nhập khẩu ủy thác là chìa khóa giúp doanh nghiệp nhận hàng đúng hạn, đủ chứng từ và hạch toán minh bạch. Bài viết này tổng hợp những hồ sơ bắt buộc, cách sắp xếp theo dòng thời gian và mẹo kiểm soát rủi ro để bạn triển khai trơn tru ngay từ lô đầu tiên.
Thủ tục nhập khẩu ủy thác là giải pháp nhanh, hợp pháp và minh bạch giúp doanh nghiệp nhận hàng đúng hạn, đủ chứng từ và dễ hạch toán. Bài viết này cô đọng 8 nhóm hồ sơ bắt buộc, cách sắp xếp theo trình tự thực tế và các điểm kiểm tra quan trọng trong thủ tục ủy thác nhập khẩu để giảm rủi ro lưu bãi, chậm thông quan hay sai hóa đơn. Hữu ích cho doanh nghiệp chưa có phòng xuất nhập khẩu hoặc muốn tối ưu chi phí khi triển khai quy trình ủy thác nhập khẩu và sử dụng dịch vụ nhập khẩu ủy thác trọn gói.
1) Ủy thác nhập khẩu là gì, khi nào nên dùng?
Thủ tục nhập khẩu ủy thác là việc bên nhận ủy thác đứng tên ký kết, thanh toán, làm hải quan, nhận hàng và xuất hóa đơn dịch vụ cho bên ủy thác. Bản chất là “mua hộ hợp pháp” theo hợp đồng, có phí dịch vụ và bàn giao đủ bộ chứng từ sau thông quan.
Doanh nghiệp nên dùng khi chưa có phòng xuất nhập khẩu riêng, muốn chuẩn hóa quy trình hoặc cần tăng tốc dự án. Với hàng cần kiểm tra chuyên ngành, thủ tục ủy thác nhập khẩu giúp giảm sai sót nhờ kinh nghiệm triển khai thực tế và hiểu biết về điều kiện giao hàng.
Nếu đơn hàng gấp, nhiều nhà cung cấp và cần đàm phán vận chuyển, dịch vụ nhập khẩu ủy thác giúp gom đầu mối, dự báo chi phí và giữ mạch chứng từ liền mạch. Điều này quan trọng khi đối tác yêu cầu truy xuất hồ sơ theo tiêu chuẩn kiểm toán.
Ở góc độ quản trị rủi ro, quy trình ủy thác nhập khẩu tạo “đường ray” vận hành: từ báo giá, hợp đồng ngoại thương, bộ vận tải đến tờ khai và hóa đơn điện tử. Lưu vết chuẩn giúp quyết toán và hoàn thuế thuận lợi hơn.
2) Quy trình ủy thác nhập khẩu theo thực tế triển khai
Bước khởi động là thống nhất yêu cầu kỹ thuật và điều kiện giao hàng. Thủ tục nhập khẩu ủy thác sẽ bắt đầu bằng báo giá tổng thể, kèm giả định chi phí và thời gian. Hai bên ký hợp đồng ủy thác, sau đó phát hành đơn đặt hàng hoặc thỏa thuận mua bán với nhà cung cấp.
Khi nhà cung cấp xác nhận, bên nhận ủy thác hướng dẫn chứng từ ngay từ đầu. Với thủ tục ủy thác nhập khẩu, việc chuẩn hóa hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và vận đơn giúp giảm truy vấn ở cửa khẩu. Nếu có kiểm tra chuyên ngành, hồ sơ được chuẩn bị theo tiêu chuẩn của cơ quan quản lý.
Trong chặng vận chuyển, quy trình ủy thác nhập khẩu theo dõi số kiện, trọng lượng, số vận đơn và cửa khẩu dự kiến. Thông tin cập nhật giúp lên tờ khai đúng mã số, đúng thuế suất và sẵn sàng phương án xử lý khi hàng chuyển cảng.
Khi hàng đến, bên nhận ủy thác mở tờ khai, nộp thuế và làm thủ tục thông quan. Với dịch vụ nhập khẩu ủy thác, phân hệ điện tử được sử dụng xuyên suốt để nộp hồ sơ, nhận phản hồi và đặt lịch kiểm hóa khi cần. Sau đó tiến hành nhận hàng và giao tới kho của bên ủy thác.
Khâu bàn giao kết thúc thủ tục nhập khẩu ủy thác bằng bộ chứng từ hoàn chỉnh. Gồm chứng từ mua bán, vận tải, chuyên ngành, tờ khai và hóa đơn dịch vụ. Chuỗi hồ sơ đồng nhất giúp kế toán hạch toán chi phí hợp lệ, minh bạch khi đối chiếu với ngân hàng và đối tác.
3) Hồ sơ ủy thác nhập khẩu chi tiết cần những gì
Trọng tâm của thủ tục nhập khẩu ủy thác là hợp đồng ủy thác. Hợp đồng nêu rõ hàng hóa, giá trị ước tính, điều kiện giao hàng theo Incoterms, thời hạn thanh toán và mức phí dịch vụ. Điều khoản chứng từ và thời điểm bàn giao cần được ghi tường minh ngay từ đầu.
Tiếp theo là tài liệu mua bán với nhà cung cấp. Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng ngoại thương phải khớp với báo giá đã chốt. Trong thủ tục ủy thác nhập khẩu, nội dung mô tả hàng, mã hiệu, quy cách và điều kiện bảo hành là căn cứ để kiểm tra khi thông quan.
Bộ chứng từ thương mại gồm hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói. Hóa đơn thể hiện người mua, người bán, điều kiện giao hàng, đồng tiền tính giá và chi phí liên quan. Phiếu đóng gói chi tiết số kiện, kích thước, trọng lượng để đối chiếu với vận đơn và tờ khai.
Chứng từ vận tải là vận đơn đường biển, vận đơn đường hàng không hoặc chứng từ đường bộ. Trong quy trình ủy thác nhập khẩu, số vận đơn là “xương sống” giúp truy vết lịch trình. Mỗi thay đổi về cảng xếp dỡ cần được cập nhật để chủ động lịch khai báo.
Chứng từ xuất xứ gồm C/O phù hợp hiệp định nếu áp dụng ưu đãi thuế. Nên thống nhất mẫu C/O ngay khi ký hợp đồng với nhà cung cấp. Khi dịch vụ nhập khẩu ủy thác theo dõi từ đầu, khả năng đạt ưu đãi thuế tăng do hồ sơ được chuẩn bị đúng biểu mẫu.
Hồ sơ chuyên ngành tùy mặt hàng như kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, an toàn thực phẩm hay công bố hợp quy. Trong thủ tục nhập khẩu ủy thác, việc xác định mã HS chuẩn giúp biết chính xác yêu cầu giấy phép trước khi hàng về, tránh lưu bãi không cần thiết.
Chứng từ bảo hiểm được chuẩn bị nếu điều kiện giao hàng yêu cầu. Với hàng dễ vỡ hoặc giá trị cao, khuyến nghị mua bảo hiểm phù hợp. Khi rủi ro xảy ra, quy trình ủy thác nhập khẩu sẽ có sẵn ảnh chụp, biên bản và bằng chứng để làm việc với bảo hiểm.
Tờ khai hải quan và chứng từ thuế là phần cốt lõi khi thông quan. Thông tin người nhập khẩu, trị giá tính thuế và mã HS phải chính xác. Sau khi thông quan, thủ tục ủy thác nhập khẩu bao gồm nộp thuế đúng hạn và lưu chứng từ nộp thuế điện tử để phục vụ kiểm tra.
Hóa đơn dịch vụ ủy thác và hóa đơn mua hàng là bằng chứng chi phí hợp lệ. Dịch vụ nhập khẩu ủy thác sẽ xuất hóa đơn dịch vụ riêng, song song với bộ chứng từ của lô hàng. Việc đồng bộ thời điểm lập hóa đơn giúp doanh nghiệp khấu trừ thuế thuận lợi.
Biên bản giao nhận, phiếu kiểm đếm và hình ảnh hiện trạng chốt lại bàn giao. Khi thủ tục nhập khẩu ủy thác hoàn tất, bên nhận ủy thác chuyển bộ hồ sơ số hóa kèm hướng dẫn lưu trữ. Điều này hỗ trợ quyết toán và công tác hậu kiểm của cơ quan thuế.
Với mặt hàng có tiêu chuẩn kỹ thuật, catalogue, bảng thông số và ảnh nhãn mác là hồ sơ bổ trợ. Thủ tục ủy thác nhập khẩu khuyến nghị rà soát nhãn trước khi in để khớp quy định về ngôn ngữ, nội dung bắt buộc và mã truy xuất nguồn gốc nếu có yêu cầu.
Tổng thể, 8 nhóm hồ sơ “xương sống” gồm: 1) hợp đồng ủy thác, 2) tài liệu mua bán, 3) bộ thương mại, 4) vận tải, 5) xuất xứ, 6) chuyên ngành, 7) bảo hiểm và thuế, 8) hóa đơn – bàn giao. Giữ mạch logic này sẽ giúp quy trình ủy thác nhập khẩu gọn, rõ và dễ kiểm soát.
4. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics
Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.
Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:
- Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
- Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
- Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
- Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.
Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.
Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:
- Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
- Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
- Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
- Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.
Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.
Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?
- Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
- Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
- Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
- Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.
Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.
>> Xem thêm:
Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu: 3 cách giúp bạn “hợp pháp hóa hóa đơn” đúng luật
Ủy thác nhập khẩu có hợp pháp không? 5 căn cứ pháp lý và 7 điểm doanh nghiệp cần biết
Ủy thác xuất nhập khẩu – giải pháp cho doanh nghiệp muốn có hóa đơn đầu vào 2025
Liên hệ ngay để được tư vấn
📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn
Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics
Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.
Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.