Nhập khẩu máy móc: 5 bước, mã HS, thuế và hồ sơ 2026

Nhập khẩu máy móc mới thường không cần giấy phép và được thông quan theo diện hàng hóa thông thường, nhưng máy móc đã qua sử dụng phải đáp ứng điều kiện tuổi thiết bị không quá 10 năm theo Quyết định 18/2019/QĐ-TTg. Máy móc chủ yếu áp mã HS chương 84 và 85, thuế nhập khẩu ưu đãi phần lớn ở mức 0% và thuế GTGT 8% đến hết 31/12/2026. Bài viết hướng dẫn điều kiện, mã HS, thuế, hồ sơ và quy trình từng bước.

1. Nhập khẩu máy móc có cần giấy phép không?

Nhập khẩu máy móc mới nguyên chiếc phần lớn được tự do, không cần giấy phép, vì máy không nằm trong danh mục hàng cấm hay tạm ngừng nhập khẩu. Doanh nghiệp chỉ cần khai báo hải quan như hàng hóa thông thường và nộp thuế đầy đủ. Ngược lại, nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng bị quản lý chặt theo điều kiện riêng. Về tổng thể, nhập khẩu máy móc chia thành hai nhóm là máy mới và máy đã qua sử dụng, mỗi nhóm có điều kiện khác nhau.

Ba nhóm cần lưu ý khi nhập khẩu máy móc trước khi mở tờ khai:

• Máy mới thông thường: nhập tự do, không giấy phép, không kiểm tra chuyên ngành đặc thù.
• Máy chuyên ngành: một số loại phải có giấy phép hoặc kiểm tra của bộ quản lý — ví dụ máy in (Bộ Thông tin và Truyền thông), thiết bị y tế, thiết bị có nguồn bức xạ, máy móc kèm tiền chất. Cần tra danh mục quản lý chuyên ngành theo mặt hàng cụ thể.
• Nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng: chịu điều kiện tuổi thiết bị và giám định theo Quyết định 18/2019/QĐ-TTg.

1.1. Điều kiện với máy móc đã qua sử dụng

Máy đã qua sử dụng (secondhand machinery – máy cũ): máy đã được lắp ráp và vận hành, nay nhập khẩu để phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất của doanh nghiệp tại Việt Nam. Việc nhập khẩu máy móc cũ chỉ được chấp nhận cho mục đích sản xuất, không dùng để kinh doanh thương mại thuần túy. Theo Điều 6 Quyết định 18/2019/QĐ-TTg, máy cũ được nhập khi đáp ứng hai tiêu chí đồng thời:

• Tuổi thiết bị không quá 10 năm: tính bằng năm nhập khẩu trừ năm sản xuất. Một số lĩnh vực (cơ khí, sản xuất gỗ, giấy, dệt…) có tuổi thiết bị riêng theo Phụ lục I của Quyết định.
• Tiêu chuẩn sản xuất: máy được sản xuất phù hợp QCVN; nếu chưa có QCVN thì theo TCVN hoặc tiêu chuẩn của một trong các nước G7, Hàn Quốc về an toàn, tiết kiệm năng lượng và bảo vệ môi trường.

1.2. Căn cứ pháp lý chính

• Quyết định 18/2019/QĐ-TTg ngày 19/4/2019 của Thủ tướng Chính phủ (hiệu lực 15/6/2019), quy định việc nhập khẩu máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng.
• Nghị định 26/2023/NĐ-CP ngày 31/5/2023 về Biểu thuế xuất khẩu, Biểu thuế nhập khẩu ưu đãi (hiệu lực 15/7/2023), được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 199/2025/NĐ-CP cho kỳ 2026.
• Thông tư 38/2015/TT-BTC được sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC (hiệu lực 1/2/2026) về thủ tục hải quan.

Đây là các văn bản nền; số hiệu và điều khoản cụ thể nên đối chiếu lại tại thời điểm làm thủ tục vì biểu thuế và thông tư hải quan thường có nhiều lớp sửa đổi.

2. Mã HS máy móc và cách xác định

Xác định đúng mã HS là bước quan trọng nhất khi nhập khẩu máy móc. Mã HS máy móc phần lớn nằm ở chương 84 (lò phản ứng, nồi hơi, máy và thiết bị cơ khí) và chương 85 (máy điện và thiết bị điện). Mã HS quyết định thuế suất và chính sách quản lý, nên xác định sai mã kéo theo sai thuế và có thể bị ấn định lại.

• Chương 84: máy cơ khí như máy công cụ, máy bơm, máy nén khí, máy đóng gói, máy chế biến.
• Chương 85: động cơ điện, máy biến áp, tủ điện, thiết bị điều khiển, thiết bị điện tử công nghiệp.

Mã HS nêu trong bài chỉ là mã dự kiến. Việc phân loại một máy cụ thể phụ thuộc bản chất kỹ thuật, chức năng chính và cấu tạo của máy.

Theo Thông tư 85/2026/TT-BTC (hiệu lực 15/9/2026) về phân loại và phân tích để phân loại hàng hóa, hồ sơ phân loại phải kèm tài liệu kỹ thuật mô tả đặc tính, thành phần, cấu tạo, công dụng và quy trình sản xuất; thiếu tài liệu phải nêu lý do. Để chắc chắn, doanh nghiệp nên làm thủ tục xác định trước mã số và tham khảo cách phân loại máy công nghiệp giữa nhóm 8471 và 8537 trước khi nhập.

Chưa chắc mã của máy? Gửi catalogue, tài liệu kỹ thuật và ảnh thực tế để Khai Báo Hải Quan Lê Nguyễn đối chiếu mã HS dự kiến và mức thuế trước khi nhập khẩu máy móc.

 

3. Thuế phải nộp: công thức và ví dụ

Nhập khẩu máy móc thường phát sinh hai sắc thuế: thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng. Mức thuế nhập khẩu máy móc phụ thuộc mã HS của từng dòng thiết bị; nhiều dòng máy có thuế suất ưu đãi 0%, nhưng vẫn phải nộp thuế GTGT khi thông quan.

Công thức cơ bản:

• Thuế nhập khẩu = Trị giá tính thuế × Thuế suất thuế nhập khẩu. Thuế suất ưu đãi (MFN) tra theo Nghị định 26/2023/NĐ-CP và Nghị định 199/2025/NĐ-CP; nếu có C/O hợp lệ (ví dụ C/O form E với hàng Trung Quốc) thì áp thuế suất ưu đãi đặc biệt, nhiều trường hợp là 0%.
• Thuế GTGT = (Trị giá tính thuế + Thuế nhập khẩu) × Thuế suất GTGT. Máy móc thuộc diện chịu 10% được giảm còn 8% đến hết 31/12/2026 theo Nghị quyết 204/2025/QH15 và Nghị định 174/2025/NĐ-CP, trừ nhóm loại trừ (sản phẩm kim loại, sản phẩm khai khoáng…). Mặt hàng cụ thể cần tra phụ lục Nghị định 174 để biết áp 8% hay 10%.

Ví dụ tính thuế (số liệu giả định): một máy đóng gói mới trị giá tính thuế 200.000.000 đồng, thuế suất nhập khẩu ưu đãi 0%, thuế GTGT 8%.

Khoản	Cách tính	Số tiền (giả định)
Trị giá tính thuế	Giá CIF	200.000.000 đ
Thuế nhập khẩu	200.000.000 × 0%	0 đ
Thuế GTGT	(200.000.000 + 0) × 8%	16.000.000 đ
Tổng thuế phải nộp	—	16.000.000 đ

Tính đúng thuế ngay từ đầu giúp doanh nghiệp nhập khẩu máy móc tránh bị ấn định và truy thu. Nếu máy thuộc dòng có thuế nhập khẩu (ví dụ 3%, 5%), thuế GTGT sẽ tính trên tổng trị giá đã cộng thuế nhập khẩu. Với dự án đầu tư, máy móc tạo tài sản cố định có thể được miễn thuế nhập khẩu — xem điều kiện miễn thuế cho máy móc thiết bị đồng bộ của dự án đầu tư.

4. Hồ sơ cần chuẩn bị

Bộ hồ sơ nhập khẩu máy móc gồm chứng từ thương mại tiêu chuẩn; máy đã qua sử dụng cần thêm chứng thư giám định tuổi thiết bị. Hồ sơ đầy đủ là điều kiện để nhập khẩu máy móc được thông quan nhanh và tránh phát sinh phí lưu kho.

Chứng từ	Ai lập / ai cấp	Lưu ý
Tờ khai hải quan điện tử	Doanh nghiệp khai trên VNACCS	Khai đúng mã HS, trị giá, xuất xứ
Hợp đồng thương mại (Sales Contract)	Người mua và người bán	Thể hiện điều kiện giao hàng, mô tả máy
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)	Người bán	Căn cứ xác định trị giá tính thuế
Vận đơn (Bill of Lading / AWB)	Hãng vận chuyển	Khớp thông tin với tờ khai
Phiếu đóng gói (Packing List)	Người bán	Ghi rõ số kiện, trọng lượng, quy cách
C/O (nếu hưởng ưu đãi)	Cơ quan cấp nước xuất khẩu	Ví dụ form E cho hàng Trung Quốc
Chứng thư giám định (máy cũ)	Tổ chức giám định được chỉ định	Xác nhận tuổi thiết bị và tiêu chuẩn theo Điều 7 QĐ 18/2019

Với máy cũ sản xuất tại các nước G7 hoặc Hàn Quốc, doanh nghiệp có thể dùng bản chính giấy xác nhận của nhà sản xuất về năm sản xuất và tiêu chí máy thay cho chứng thư giám định trước thông quan, theo Điều 7 Quyết định 18/2019/QĐ-TTg. Khâu giám định máy cũ nên đặt trước qua dịch vụ giám định, kiểm định máy móc để có chứng thư kịp mở tờ khai. Chi tiết một mặt hàng máy cũ điển hình xem tại bài quy định nhập khẩu máy tính công nghiệp đã qua sử dụng.

5. Quy trình 5 bước

Thủ tục nhập khẩu máy móc đi qua năm bước chính, từ xác định chính sách đến thông quan và lưu hồ sơ. Mỗi bước gắn với một hệ thống hoặc chứng từ cụ thể.

• Bước 1 — Xác định chính sách và mã HS: kiểm tra máy mới hay cũ, có thuộc quản lý chuyên ngành không, dự kiến mã HS và thuế suất. Nên làm xác định trước mã số nếu chưa chắc.
• Bước 2 — Ký hợp đồng và chuẩn bị chứng từ: thống nhất điều kiện giao hàng (Incoterms), yêu cầu người bán cấp đủ invoice, packing list, C/O; với máy cũ đặt lịch giám định.
• Bước 3 — Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có): đăng ký giám định máy cũ hoặc kiểm tra chuyên ngành trên Cổng thông tin một cửa quốc gia trước hoặc khi hàng về.
• Bước 4 — Khai và truyền tờ khai: khai hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS, hệ thống phân luồng xanh, vàng hoặc đỏ.
• Bước 5 — Nộp thuế và thông quan: nộp thuế nhập khẩu và GTGT, xuất trình hồ sơ nếu luồng vàng/đỏ, nhận hàng và lưu hồ sơ phục vụ kiểm tra sau thông quan.

Thời hạn cơ quan hải quan hoàn thành kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa được quy định trong Luật Hải quan và Thông tư 38/2015/TT-BTC (đã sửa đổi); doanh nghiệp nên đối chiếu mốc cụ thể tại thời điểm làm thủ tục. Khi lô hàng phức tạp hoặc lần đầu nhập, có thể dùng dịch vụ khai báo hải quan trọn gói để rút ngắn thời gian nhập khẩu máy móc và giảm rủi ro sai sót.

6. Nhầm lẫn thường gặp và hậu quả

Phần lớn vướng mắc khi nhập khẩu máy móc đến từ sai mã HS, thiếu chứng thư giám định máy cũ và khai sai trị giá. Bảng dưới đây tổng hợp các lỗi hay gặp và hậu quả.

Nhầm lẫn	Vì sao hay nhầm	Hậu quả	Cách tránh
Áp sai mã HS chương 84/85	Máy đa chức năng, khó xác định chức năng chính	Sai thuế, bị ấn định thuế, truy thu	Xác định trước mã số, kèm tài liệu kỹ thuật
Nhập máy cũ quá 10 năm tuổi	Không kiểm tra năm sản xuất trước khi mua	Không đủ điều kiện nhập, buộc tái xuất	Kiểm tra năm sản xuất và Phụ lục I QĐ 18/2019
Thiếu chứng thư giám định	Đặt giám định muộn khi hàng đã về cảng	Chậm thông quan, phát sinh phí lưu container	Đặt giám định trước khi hàng cập cảng
Khai thiếu trị giá (phí bản quyền, phần mềm kèm máy)	Bỏ sót khoản phải cộng vào trị giá tính thuế	Bị điều chỉnh trị giá, truy thu và phạt	Rà soát đủ các khoản phải cộng theo quy định trị giá

Trong các hồ sơ nhập khẩu máy móc Khai Báo Hải Quan Lê Nguyễn từng xử lý, lỗi phổ biến nhất là doanh nghiệp nhập khẩu máy móc cũ mà chưa đối chiếu năm sản xuất, đến khi giám định mới phát hiện thiết bị quá 10 năm. Sai sót về trị giá và mã HS còn có thể bị phát hiện qua kiểm tra sau thông quan, dẫn tới truy thu nhiều năm sau.

7. Chi phí, thời gian và tự làm hay thuê dịch vụ

Chi phí nhập khẩu máy móc gồm nhiều khoản ngoài tiền hàng, và thời gian thông quan phụ thuộc luồng tờ khai cùng khâu giám định. Bài viết không nêu mức giá cụ thể vì phụ thuộc từng lô; dưới đây là cơ cấu chi phí để doanh nghiệp dự trù.

• Thuế: thuế nhập khẩu máy móc và thuế GTGT theo mã HS.
• Phí hải quan và giám định: lệ phí hải quan, phí giám định tuổi thiết bị với máy cũ, phí kiểm tra chuyên ngành nếu có.
• Chi phí logistics: cước vận chuyển, phí nâng hạ, lưu kho, lưu container nếu chậm thông quan.
• Phí dịch vụ: nếu thuê đơn vị khai thuê.

7.1. Tiêu chí lựa chọn tự làm hay thuê dịch vụ

• Nếu nhập khẩu máy móc mới, đơn giản và có nhân sự khai quen → chọn tự làm vì tiết kiệm phí dịch vụ.
• Nếu nhập khẩu máy móc cũ cần giám định hoặc máy chuyên ngành → chọn thuê dịch vụ vì hồ sơ phức tạp, rủi ro tái xuất cao.
• Nếu lô hàng giá trị lớn hoặc lần đầu nhập → chọn thuê dịch vụ vì một sai sót mã HS hay trị giá có thể bị truy thu lớn.

8. Câu hỏi thường gặp

Nhập khẩu máy móc mới có cần giấy phép không?

Không, trong đa số trường hợp. Máy mới không thuộc danh mục cấm được nhập tự do và chỉ khai hải quan thông thường. Ngoại lệ là máy chuyên ngành như máy in, thiết bị y tế, thiết bị bức xạ thì cần giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành (xem mục giấy phép).

Nhập máy cũ trên 10 năm tuổi có được không?

Không được nhập theo diện thông thường. Điều 6 Quyết định 18/2019/QĐ-TTg quy định tuổi thiết bị không quá 10 năm, một số lĩnh vực có tuổi riêng theo Phụ lục I. Máy quá tuổi thường buộc tái xuất.

Máy móc chịu thuế GTGT bao nhiêu?

8% nếu thuộc diện được giảm. Nhập khẩu máy móc đang chịu 10% được giảm còn 8% đến hết 31/12/2026 theo Nghị quyết 204/2025/QH15 và Nghị định 174/2025/NĐ-CP; nhóm loại trừ vẫn giữ 10% (xem mục thuế).

Nhập khẩu máy móc có cần kiểm tra chất lượng không?

Tùy loại máy. Máy cũ cần giám định tuổi thiết bị; một số máy chuyên ngành cần kiểm tra chất lượng hoặc hợp quy theo bộ quản lý. Máy mới thông thường không bắt buộc kiểm tra chất lượng nhà nước.

Máy móc nhập cho dự án đầu tư có được miễn thuế không?

Có thể. Máy móc tạo tài sản cố định cho dự án ưu đãi đầu tư có thể được miễn thuế nhập khẩu nếu đáp ứng điều kiện về danh mục miễn thuế và tính đồng bộ (xem mục thuế).

Mất bao lâu để thông quan một lô máy móc?

Thời gian nhập khẩu máy móc tùy luồng tờ khai. Luồng xanh có thể thông quan trong ngày; luồng vàng, đỏ và trường hợp phải giám định máy cũ kéo dài thêm vài ngày đến hơn một tuần tùy lịch giám định.

9. Kết luận

Nhập khẩu máy móc thuận lợi khi doanh nghiệp phân biệt rõ máy mới với máy cũ, xác định đúng mã HS máy móc chương 84/85, chuẩn bị đủ hồ sơ và tính trước thuế theo biểu thuế hiện hành. Với nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng, kiểm tra năm sản xuất và đặt giám định sớm là bước quyết định để tránh tái xuất. Trước khi ký hợp đồng cho lô đầu tiên, hãy rà soát mã HS và điều kiện nhập khẩu để không phát sinh chi phí ngoài dự tính. Chuẩn bị kỹ từng khâu giúp việc nhập khẩu máy móc diễn ra thuận lợi và đúng hạn.

Biên soạn: Minh Châu — Chuyên viên khai báo hải quan, 8 năm kinh nghiệm. Cập nhật: 09/2026.

Nguồn tham khảo: Quyết định 18/2019/QĐ-TTg · Tổng cục Hải quan — Biểu thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt.