Hợp đồng gia công: 5 bước tính chênh lệch tồn kho, hao hụt khi quyết toán

Khi thực hiện quyết toán hợp đồng gia công, việc tính toán chênh lệch tồn kho và xác định hao hụt nguyên vật liệu là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hồ sơ hải quan. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn 5 bước chi tiết để kiểm kê, đối chiếu và xử lý dữ liệu tồn kho hiệu quả — đặc biệt khi doanh nghiệp đang áp dụng phần mềm quản lý kho hoặc khai báo qua hệ thống điện tử.

1. Thu thập dữ liệu đầu kỳ và cuối kỳ

Trước hết, doanh nghiệp cần tổng hợp số liệu nhập – xuất – tồn trong kỳ của toàn bộ nguyên liệu, vật tư và thành phẩm thuộc hợp đồng gia công.
Các nguồn dữ liệu chính bao gồm:

Phiếu nhập – xuất kho, tờ khai hải quan và chứng từ kế toán.
Báo cáo sản xuất từ bộ phận kỹ thuật.
Số liệu thực tế cuối kỳ được trích xuất từ phần mềm quản lý kho (ví dụ: Bravo, Misa, Odoo…).

Việc xác định chính xác số lượng tồn đầu kỳ và cuối kỳ là nền tảng để tính được chênh lệch tồn kho và hao hụt hợp lý khi lập báo cáo quyết toán.

2. Thực hiện kiểm kê hàng tồn kho thực tế

Doanh nghiệp tiến hành kiểm kê hàng tồn kho tại nhà máy, kho lưu trữ hoặc kho ngoại quan, bao gồm:

Nguyên vật liệu chưa sử dụng.
Bán thành phẩm, thành phẩm hoàn thành.
Phế liệu, phế phẩm còn lưu kho.

Lưu ý:

Kiểm kê cần có biên bản ghi nhận, có chữ ký xác nhận của đại diện sản xuất – kế toán – kho.
Trường hợp phát hiện chênh lệch giữa sổ sách và thực tế, cần lập biên bản riêng, nêu rõ nguyên nhân và biện pháp xử lý.

Ví dụ: Tồn sổ sách là 1.000 kg vải, kiểm kê thực tế 980kg → Hao hụt 20kg, cần xác định có nằm trong định mức tiêu hao được duyệt hay không.

3. So sánh, phân tích và tính toán chênh lệch tồn kho

Sau khi có số liệu kiểm kê, doanh nghiệp đối chiếu với dữ liệu trên hệ thống kế toán và báo cáo sản xuất để xác định mức chênh lệch tồn kho.
Công thức cơ bản:

Chênh lệch tồn kho = Tồn kho thực tế – Tồn kho sổ sách

Nếu số âm → hao hụt vượt định mức, cần giải trình nguyên nhân.
Nếu số dương → thừa hàng, có thể do lỗi ghi nhận, nhập sai, hoặc chưa cập nhật trên phần mềm.

Mẹo nhỏ:

Sử dụng phần mềm quản lý kho có tính năng đối chiếu tự động để phát hiện sai lệch nhanh chóng.
Thường xuyên cập nhật dữ liệu sản xuất thực tế để giảm sai số giữa thực tế và sổ sách.

4. Xác định nguyên nhân hao hụt hợp lý và bất hợp lý

Không phải mọi hao hụt đều vi phạm. Doanh nghiệp cần phân loại rõ hai nhóm:

Hao hụt hợp lý: nằm trong định mức tiêu hao được phê duyệt (do hao mòn máy móc, sai số kỹ thuật, bay hơi, thất thoát tự nhiên…).
Hao hụt bất hợp lý: do nhầm lẫn, sai sót, thiếu kiểm soát, mất mát hoặc hư hỏng.

Trường hợp hao hụt vượt định mức, doanh nghiệp phải báo cáo hải quan và nộp bổ sung thuế nhập khẩu tương ứng phần nguyên liệu bị hao hụt.

Ví dụ: Hao hụt vượt định mức 5%, doanh nghiệp cần lập biên bản, kê khai bổ sung và điều chỉnh tờ khai hải quan để tránh bị xử phạt sau kiểm tra.

Xác định nguyên nhân hao hụt hợp lý và bất hợp lý

5. Cập nhật, điều chỉnh và lập báo cáo quyết toán cuối kỳ

Sau khi hoàn tất kiểm kê và xác định chênh lệch, doanh nghiệp cần cập nhật dữ liệu chính xác vào báo cáo quyết toán hợp đồng gia công.

Thực hiện điều chỉnh trên phần mềm quản lý kho để khớp số liệu thực tế.
Lập báo cáo nhập – xuất – tồn (Mẫu 15a, 15b, 15c theo Thông tư 39/2018/TT-BTC).
Gửi hồ sơ lên hải quan điện tử (VNACCS/VCIS) đúng thời hạn.

Lưu ý:
Mọi chênh lệch cần được giải trình bằng văn bản hoặc biên bản xử lý kèm chứng từ cụ thể. Hồ sơ phải được lưu trữ ít nhất 5 năm để phục vụ kiểm tra sau thông quan.

Việc tính toán chính xác chênh lệch tồn kho và hao hụt trong quá trình quyết toán hợp đồng gia công không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định hải quan mà còn tối ưu quản lý nguyên liệu, giảm rủi ro bị truy thu thuế. Ứng dụng phần mềm quản lý kho và kiểm kê định kỳ là giải pháp hiệu quả giúp đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát nội bộ tốt hơn.

6. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.

Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:

Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.

Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.

Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:

Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.

Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.

Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?

Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.

Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.

>> Xem thêm:

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.

Phuong Thuy, Thủ tục nhập khẩu, Thủ tục xuất khẩu, Tin tức