5 bước lập báo cáo quyết toán hợp đồng gia công cuối năm đúng quy định

Vào cuối mỗi năm, doanh nghiệp gia công bắt buộc phải lập báo cáo quyết toán hợp đồng gia công để đối chiếu nguyên liệu, vật tư, sản phẩm và chứng từ với cơ quan hải quan. Việc nắm rõ quy trình, mẫu báo cáo chuẩn và quy định cập nhật trên hải quan điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tránh sai sót, xử lý hồ sơ nhanh và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

1. Chuẩn bị hồ sơ và dữ liệu quyết toán

Trước khi lập báo cáo, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và dữ liệu đầu vào phục vụ cho việc quyết toán hợp đồng gia công, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch khi làm việc với cơ quan hải quan.

Các thông tin cần tổng hợp bao gồm:

Số liệu nhập – xuất – tồn nguyên liệu, vật tư và thành phẩm trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng.
Sản lượng thực tế: số lượng sản phẩm hoàn thành, sản phẩm lỗi, phế liệu, phế phẩm, hàng tái xuất hoặc tiêu hủy.
Chứng từ liên quan: tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, phiếu nhập – xuất kho, bảng định mức tiêu hao nguyên liệu và biên bản kiểm tra thực tế.

Doanh nghiệp nên thực hiện đối chiếu chéo giữa các bộ phận:

Kế toán: kiểm tra giá trị và chứng từ tài chính.
Kho: đối chiếu tồn thực tế với sổ sách.
Sản xuất: rà soát định mức tiêu hao và tỷ lệ hao hụt.

Việc thống nhất số liệu trước khi lập báo cáo giúp tránh chênh lệch dữ liệu khi gửi lên hải quan điện tử, đồng thời hạn chế rủi ro bị yêu cầu giải trình hoặc xử phạt do kê khai sai.

2. Lập mẫu báo cáo theo quy định mới nhất

Cơ quan hải quan yêu cầu sử dụng mẫu báo cáo quyết toán hợp đồng gia công theo Thông tư 39/2018/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn bổ sung.

Báo cáo bao gồm các biểu mẫu:
- Mẫu số 15a: Báo cáo nhập – xuất – tồn nguyên liệu, vật tư.
- Mẫu số 15b: Báo cáo nhập – xuất – tồn sản phẩm gia công.
- Mẫu số 15c: Tổng hợp tình hình hợp đồng gia công.
Các biểu mẫu này có thể được lập trực tiếp trên phần mềm hải quan điện tử (VNACCS/VCIS) hoặc các phần mềm hỗ trợ nội bộ.

Gợi ý: Sử dụng định dạng Excel chuẩn để theo dõi, giúp việc tổng hợp số liệu và đối chiếu dễ dàng hơn khi nhập lên hệ thống.

3. Thực hiện trên hệ thống hải quan điện tử

Doanh nghiệp thực hiện báo cáo qua hệ thống ECUS5 hoặc VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan.
Các bước thực hiện gồm:

Đăng nhập hệ thống hải quan điện tử.
Chọn chức năng “Báo cáo quyết toán gia công”.
Nhập dữ liệu theo đúng biểu mẫu.
Kiểm tra – xác nhận – gửi hồ sơ điện tử.
Nhận thông báo phản hồi hoặc yêu cầu bổ sung từ cơ quan hải quan.

Lưu ý: Cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi. Nếu sai sót, phải lập lại hồ sơ mới, tránh bị xử phạt hành chính do kê khai sai.

Thực hiện trên hệ thống hải quan điện tử

4. Kiểm tra và đối chiếu dữ liệu thực tế

Sau khi gửi báo cáo, doanh nghiệp cần:

Đối chiếu lại số liệu trên báo cáo với thực tế tồn kho.
Đảm bảo nguyên liệu, sản phẩm, phế liệu đều được kê khai đúng, đủ.
Kiểm tra chênh lệch nếu có (do thất thoát, hao hụt, hoặc lỗi nhập liệu).

Ví dụ: Nếu lượng nguyên liệu nhập là 10.000m vải, sản xuất 9.700 sản phẩm, phần còn lại phải có lý do rõ ràng (phế liệu, hao hụt hợp lý).

Việc kiểm tra kỹ giúp doanh nghiệp tránh bị truy thu thuế hoặc bị yêu cầu giải trình khi hải quan kiểm tra sau quyết toán.

5. Nộp báo cáo và lưu trữ hồ sơ đầy đủ

Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp nộp báo cáo quyết toán hợp đồng gia công lên cơ quan hải quan quản lý trong thời hạn quy định.

Thời gian nộp: chậm nhất 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính hoặc khi hợp đồng gia công kết thúc.
Hồ sơ phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm, bao gồm tờ khai, phiếu xuất nhập, hợp đồng và chứng từ liên quan.

Lưu ý: Việc lưu trữ hồ sơ rõ ràng giúp doanh nghiệp chứng minh minh bạch khi cơ quan hải quan kiểm tra, đồng thời hỗ trợ quá trình quyết toán năm sau nhanh chóng hơn.

Việc lập báo cáo quyết toán hợp đồng gia công đúng quy định là bước quan trọng để doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, bảo đảm minh bạch và tránh rủi ro khi thanh kiểm tra. Áp dụng đúng 5 bước trên sẽ giúp doanh nghiệp xử lý hồ sơ nhanh, chính xác và phù hợp với quy định hải quan điện tử hiện hành.

6. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.

Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:

Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.

Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.

Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:

Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.

Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.

Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?

Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.

Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.

>> Xem thêm:

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.

Phuong Thuy, Thủ tục nhập khẩu, Thủ tục xuất khẩu, Tin tức