0902 916 031
Tờ khai bị phân luồng đỏ đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải thực hiện kiểm hóa hàng nhập khẩu trước khi thông quan. Nếu không nắm rõ quy trình, doanh nghiệp có thể mất nhiều thời gian, phát sinh chi phí lưu container, lưu bãi hoặc phải khai sửa tờ khai. Vậy quy trình kiểm hóa nhập khẩu diễn ra như thế nào và cần chuẩn bị những gì để hàng hóa được thông quan nhanh?
Cùng Khai báo hải quan Lê Nguyễn tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.
1. Kiểm hóa là gì? Vì sao Hải quan phải kiểm tra thực tế hàng hóa?
Kiểm hóa là hoạt động kiểm tra thực tế hàng hóa do cơ quan Hải quan thực hiện nhằm đối chiếu giữa hàng hóa thực tế với nội dung doanh nghiệp đã khai trên tờ khai hải quan. Đây là một bước trong quy trình khai báo hải quan, được áp dụng đối với những lô hàng cần kiểm tra theo hệ thống quản lý rủi ro hoặc theo yêu cầu nghiệp vụ.
Nhiều doanh nghiệp thường cho rằng tờ khai bị phân luồng đỏ đồng nghĩa với việc đã khai sai hoặc vi phạm pháp luật. Tuy nhiên, điều này không hoàn toàn chính xác. Việc phân luồng được thực hiện tự động trên hệ thống VNACCS/VCIS, dựa trên nhiều tiêu chí như lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp, đặc điểm hàng hóa, chính sách quản lý chuyên ngành và cơ chế quản lý rủi ro của Hải quan.
Thông qua hoạt động kiểm hóa, công chức Hải quan sẽ kiểm tra các nội dung như:
- Tên hàng và mã HS.
- Chủng loại, model, quy cách hàng hóa.
- Số lượng, trọng lượng.
- Xuất xứ hàng hóa.
- Tình trạng niêm phong container.
- Sự phù hợp giữa hàng hóa thực tế với Commercial Invoice, Packing List và tờ khai hải quan.
Mục tiêu của kiểm hóa không chỉ nhằm phát hiện sai phạm mà còn giúp đảm bảo việc áp dụng đúng chính sách quản lý hàng hóa, chính sách thuế và ngăn ngừa gian lận thương mại.
2. Khi nào tờ khai bị phân luồng đỏ?
Sau khi doanh nghiệp truyền dữ liệu lên hệ thống VNACCS, tờ khai sẽ được phân thành luồng xanh, luồng vàng hoặc luồng đỏ.
Trong đó, luồng đỏ là trường hợp doanh nghiệp phải kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa trước khi thông quan.
Một số nguyên nhân thường gặp khiến tờ khai được phân luồng đỏ gồm:
- Doanh nghiệp mới thành lập hoặc lần đầu nhập khẩu.
- Mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành.
- Hàng hóa có giá trị lớn hoặc có rủi ro cao.
- Có sự khác biệt giữa hồ sơ khai báo và dữ liệu quản lý của Hải quan.
- Kiểm tra ngẫu nhiên theo cơ chế quản lý rủi ro.
- Doanh nghiệp từng có lịch sử vi phạm hoặc khai bổ sung nhiều lần.
Điều doanh nghiệp cần hiểu là không thể chủ động lựa chọn luồng tờ khai. Việc quan trọng nhất là khai báo trung thực, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và phối hợp tốt khi được yêu cầu kiểm hóa.
3. Quy trình kiểm hóa nhập khẩu gồm 7 bước
Bước 1. Tiếp nhận kết quả phân luồng
Sau khi khai báo hải quan điện tử, doanh nghiệp sẽ nhận kết quả phân luồng trên hệ thống VNACCS.
Nếu tờ khai được phân luồng đỏ, doanh nghiệp cần kiểm tra ngay các thông tin về địa điểm kiểm hóa, Chi cục Hải quan xử lý và yêu cầu của công chức Hải quan. Việc theo dõi kết quả kịp thời giúp doanh nghiệp chủ động sắp xếp nhân sự, phương tiện và kế hoạch lấy hàng.
Bước 2. Chuẩn bị hồ sơ kiểm hóa
Trước khi kiểm tra thực tế hàng hóa, doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ hồ sơ nhập khẩu để đảm bảo thông tin thống nhất.
Thông thường hồ sơ bao gồm:
- Tờ khai hải quan.
- Commercial Invoice.
- Packing List.
- Bill of Lading hoặc Airway Bill.
- Hợp đồng ngoại thương.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có.
- Hồ sơ kiểm tra chuyên ngành đối với hàng thuộc diện quản lý.
Ngoài hồ sơ giấy, doanh nghiệp cũng nên kiểm tra lại tình trạng hàng hóa thực tế để hạn chế sai lệch khi Hải quan đối chiếu.
Bước 3. Đăng ký kiểm hóa
Sau khi hồ sơ đã sẵn sàng, doanh nghiệp hoặc đơn vị dịch vụ khai báo hải quan sẽ liên hệ với cảng, kho CFS hoặc ICD để đăng ký lịch kiểm hóa.
Đối với hàng nguyên container (FCL), doanh nghiệp cần phối hợp với đơn vị khai thác cảng để bố trí vị trí mở container. Với hàng lẻ (LCL), hàng sẽ được đưa đến khu vực kiểm hóa theo quy trình của kho CFS.
Nếu đăng ký chậm, doanh nghiệp có thể phải chờ lịch kiểm hóa mới, kéo theo chi phí lưu bãi và ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.
Bước 4. Đưa hàng đến khu vực kiểm tra
Đến thời gian đã đăng ký, container hoặc lô hàng sẽ được đưa đến khu vực kiểm hóa dưới sự giám sát của Hải quan.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị nhân công, xe nâng hoặc các thiết bị hỗ trợ bốc dỡ nếu cần. Trong suốt quá trình này, không được tự ý mở container khi chưa có sự đồng ý của công chức Hải quan.
Việc phối hợp tốt giữa doanh nghiệp, cảng và Hải quan sẽ giúp rút ngắn đáng kể thời gian kiểm tra.
Bước 5. Hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa
Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình kiểm hóa nhập khẩu.
Tùy từng lô hàng, Hải quan có thể kiểm tra một phần hoặc toàn bộ container. Nội dung kiểm tra thường tập trung vào:
- Tên hàng.
- Mã HS.
- Model và thông số kỹ thuật.
- Số lượng.
- Xuất xứ.
- Nhãn hàng hóa.
- Quy cách đóng gói.
Nếu phát hiện dấu hiệu chưa rõ, Hải quan có thể yêu cầu doanh nghiệp mở thêm kiện hàng hoặc lấy mẫu để xác định chính xác bản chất hàng hóa.
Do đó, doanh nghiệp nên cử người hiểu rõ sản phẩm trực tiếp tham gia kiểm hóa để giải thích khi cần thiết.
Xem thêm : Lô hàng luồng đỏ bị hải quan không chấp nhận mã HS, doanh nghiệp cần làm gì?
Bước 6. Xử lý kết quả kiểm hóa
Sau khi kiểm tra xong, Hải quan sẽ ghi nhận kết quả trên hệ thống.
Nếu hàng hóa phù hợp với hồ sơ khai báo, tờ khai sẽ tiếp tục được xử lý để thông quan.
Nếu có sai lệch, doanh nghiệp có thể phải:
- Khai bổ sung tờ khai.
- Điều chỉnh mã HS.
- Bổ sung chứng từ.
- Nộp thêm thuế nếu phát sinh.
Việc khai báo chính xác ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế các thủ tục điều chỉnh và tránh kéo dài thời gian thông quan.
Bước 7. Thông quan và nhận hàng
Khi hoàn tất kiểm hóa và đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định, Hải quan sẽ chấp nhận thông quan.
Doanh nghiệp tiếp tục thanh toán các khoản phí tại cảng, hoàn tất thủ tục lấy hàng và vận chuyển hàng về kho.
Sau khi nhận hàng, toàn bộ hồ sơ nhập khẩu cần được lưu trữ đầy đủ để phục vụ công tác kế toán, quyết toán thuế và kiểm tra sau thông quan.
4. 5 lưu ý giúp doanh nghiệp kiểm hóa nhanh hơn
Nhiều trường hợp doanh nghiệp mất nhiều thời gian kiểm hóa không phải do Hải quan mà xuất phát từ việc chuẩn bị chưa đầy đủ và chưa hiểu rõ quy trình kiểm hóa.
Để quá trình kiểm hóa diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên lưu ý:
Thứ nhất, kiểm tra kỹ sự thống nhất giữa Invoice, Packing List, Bill of Lading và tờ khai hải quan trước khi đăng ký kiểm hóa.
Thứ hai, khai đúng mã HS và tên hàng ngay từ đầu. Đây là nguyên nhân phổ biến dẫn đến việc phải kiểm tra kỹ hơn hoặc khai sửa đổi.
Thứ ba, chuẩn bị đầy đủ nhân công, xe nâng hoặc thiết bị hỗ trợ mở container để tránh mất thời gian chờ đợi.
Thứ tư, cử người am hiểu về hàng hóa tham gia kiểm hóa nhằm giải thích kịp thời các thông tin kỹ thuật khi Hải quan yêu cầu.
Thứ năm, chủ động phối hợp với đơn vị logistics, hãng tàu và cảng để đăng ký lịch kiểm hóa sớm, hạn chế phát sinh chi phí lưu container và lưu bãi.
5. Khi nào nên thuê đơn vị khai báo hải quan?
Đối với doanh nghiệp thường xuyên nhập khẩu hoặc lần đầu xử lý tờ khai phân luồng đỏ, việc tự thực hiện kiểm hóa có thể gặp nhiều khó khăn do phải làm việc với nhiều đơn vị cùng lúc như Hải quan, cảng, kho, hãng tàu và đơn vị vận chuyển.
Trong những trường hợp này, sử dụng dịch vụ của đơn vị khai báo hải quan chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm đáng kể rủi ro phát sinh trong quy trình kiểm hóa.
Với hơn 13 năm kinh nghiệm, Khai báo hải quan Lê Nguyễn hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu kiểm tra hồ sơ, khai báo trên hệ thống VNACCS, xử lý tờ khai phân luồng đỏ, đăng ký kiểm hóa, làm việc với công chức Hải quan cho đến khi hoàn tất thông quan. Đồng thời, đội ngũ của Lê Nguyễn còn tư vấn mã HS, chính sách mặt hàng và các thủ tục chuyên ngành, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong hoạt động xuất nhập khẩu.
6. Câu hỏi thường gặp
Kiểm hóa có phải là doanh nghiệp vi phạm không?
Không. Phần lớn trường hợp kiểm hóa được thực hiện theo cơ chế quản lý rủi ro hoặc kiểm tra ngẫu nhiên của Hải quan.
Quy Trình Kiểm hóa mất bao lâu?
Nếu hồ sơ đầy đủ và doanh nghiệp chuẩn bị tốt, việc kiểm hóa thường hoàn thành trong ngày. Tuy nhiên, thời gian thực tế còn phụ thuộc vào loại hàng hóa và mức độ kiểm tra.
Luồng đỏ có phải mở toàn bộ container không?
Không. Hải quan có thể kiểm tra theo tỷ lệ hoặc kiểm tra toàn bộ tùy từng lô hàng.
Doanh nghiệp có được ủy quyền đơn vị dịch vụ đi kiểm hóa không?
Có. Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho đơn vị khai báo hải quan hoặc logistics đại diện làm việc với Hải quan theo quy định.
Kiểm hóa xong có được thông quan ngay không?
Nếu kết quả kiểm tra phù hợp với hồ sơ và doanh nghiệp đã hoàn thành các nghĩa vụ liên quan, tờ khai sẽ được thông quan.
Quy trình kiểm hóa nhập khẩu là một bước quan trọng trong hoạt động thông quan hàng hóa. Việc hiểu rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và phối hợp hiệu quả với cơ quan Hải quan sẽ giúp doanh nghiệp giảm thời gian chờ đợi, hạn chế phát sinh chi phí và đảm bảo tiến độ giao nhận hàng.
Nếu doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm xử lý tờ khai phân luồng đỏ hoặc cần hỗ trợ toàn bộ quy trình khai báo hải quan, Khai báo hải quan Lê Nguyễn sẵn sàng đồng hành từ khâu tư vấn chính sách mặt hàng, khai báo VNACCS, kiểm hóa đến khi hàng hóa được thông quan an toàn, đúng quy định và tối ưu chi phí.
Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.
Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.
>> Xem thêm:
- 3 Lý Do Khiến Lô Hàng Tourmaline Bị Kiểm Hóa 100%
- 4 điều cần biết khi hàng luồng đỏ – kiểm hóa, xử lý và cách phòng tránh
- Dịch Vụ Kiểm Hóa Chuyên Nghiệp – Giải Pháp Tối Ưu Cho Quá Trình Thông Quan Hàng Hóa
Liên hệ ngay để được tư vấn
📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức
🌐 Facebook: Khai báo hải quan Lê Nguyễn
📞 Hotline/Zalo: 0902 916 031
🎬 Tiktok: lenguyen.kbhq