Tóm tắt bài viết bằng AI

Chọn một trợ lý AI để tóm tắt nhanh nội dung bài viết này.

Quy trình khai báo hải quan hàng xuất khẩu là yếu tố quyết định để lô hàng được thông quan nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và hạn chế rủi ro. Nếu bạn đang tìm cách khai báo hải quan hàng xuất hoặc chưa nắm rõ thủ tục xuất khẩu hàng hóa, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu trọn vẹn từ khâu chuẩn bị hồ sơ, khai báo, phân luồng cho đến khi hoàn tất thông quan.

Quy trình khai báo hải quan hàng xuất khẩu 2026 giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và hạn chế rủi ro. Khám phá ngay 7 bước để chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu.

Mục Lục

Bước 1. Đăng ký chữ ký số và tài khoản VNACCS

Đây là bước bắt buộc đối với doanh nghiệp lần đầu thực hiện thủ tục xuất khẩu. Trước khi có thể mở tờ khai, doanh nghiệp phải có chữ ký số hợp lệ và đăng ký người sử dụng trên hệ thống VNACCS/VCIS của Hải quan Việt Nam. Xem thêm cách đăng kí tài khoản VNACCS.

Sau khi hoàn tất đăng ký, doanh nghiệp sẽ được cấp các thông tin tài khoản VNACCS gồm User ID, Password, Terminal ID và Terminal Access Key để cấu hình trên phần mềm khai báo hải quan như ECUS5, FPT.TQDT hoặc CDS Live, giúp doanh nghiệp có thể truyền tờ khai hải quan điện tử.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp thành lập mới thường mất từ 1–3 ngày để hoàn tất bước đăng ký tài khoản VNACCS. Nếu chưa đăng ký tài khoản VNACCS, doanh nghiệp sẽ không thể truyền tờ khai lên hệ thống Hải quan. Đây là bước đầu tiên và là điều kiện để khai báo hải quan hàng xuất khẩu.

Lưu ý: Chữ ký số sử dụng để khai hải quan phải còn hiệu lực và được đăng ký với cơ quan Hải quan trước khi sử dụng.

Bước 2. Kiểm tra chính sách mặt hàng xuất khẩu

Đây là bước quan trọng nhất khi khai báo hải quan hàng xuất khẩu vì quyết định hàng hóa có đủ điều kiện xuất khẩu hay không.

Trước khi tiến hành khai báo, doanh nghiệp cần xác định chính xác mã HS của hàng hóa. Việc áp sai mã HS có thể dẫn đến khai sai chính sách quản lý, khai sai thuế hoặc bị xử phạt sau thông quan.

Sau khi xác định mã HS, doanh nghiệp cần kiểm tra:

Hàng hóa có thuộc danh mục cấm xuất khẩu hay không.
Có thuộc diện xuất khẩu có điều kiện không.
Có cần giấy phép của Bộ Công Thương, Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp và Môi trường hoặc cơ quan chuyên ngành khác không.
Có yêu cầu kiểm dịch thực vật, kiểm dịch động vật, hun trùng hoặc kiểm tra chất lượng hay không.
Có phải nộp thuế xuất khẩu hay không.

Ví dụ:

Gạo xuất khẩu phải đáp ứng điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo.
Gỗ xuất khẩu cần chứng minh nguồn gốc hợp pháp.
Trái cây tươi xuất khẩu thường phải có chứng thư kiểm dịch thực vật.
Mỹ phẩm xuất khẩu thông thường không yêu cầu giấy phép xuất khẩu.

Nhiều lô hàng bị chậm tiến độ không phải do Hải quan mà do doanh nghiệp chưa hoàn tất hồ sơ chuyên ngành ở bước này.

Bước 3. Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu

Sau khi xác định hàng đủ điều kiện xuất khẩu, doanh nghiệp tiến hành chuẩn bị hồ sơ để khai báo hải quan hàng xuất khẩu.

Một bộ chứng từ xuất khẩu thông thường gồm:

Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)

Là căn cứ chứng minh giao dịch mua bán giữa người bán và người mua nước ngoài.

Thông tin về hàng hóa, giá bán, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán phải thống nhất với các chứng từ còn lại.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Thể hiện giá trị giao dịch của lô hàng.

Đây là chứng từ được Hải quan sử dụng để xác định trị giá khai báo.

Phiếu đóng gói (Packing List)

Thể hiện:

Số kiện hàng.
Kích thước.
Trọng lượng.
Quy cách đóng gói.

Thông tin trên Packing List phải khớp với hàng hóa thực tế.

Booking tàu hoặc Booking máy bay

Được sử dụng để xác định phương thức vận chuyển và địa điểm xuất khẩu.

Chứng từ chuyên ngành

Tùy mặt hàng có thể phát sinh:

Giấy kiểm dịch thực vật.
Giấy kiểm dịch động vật.
Chứng thư hun trùng.
Chứng nhận chất lượng.
Giấy phép xuất khẩu.

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

Nếu người mua yêu cầu hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do như EVFTA, CPTPP, RCEP hoặc ACFTA.

Toàn bộ chứng từ xuất khẩu cần được kiểm tra kỹ trước khi mở tờ khai để tránh sai lệch thông tin.

Doanh nghiệp cần đăng ký hồ sơ thương nhân để được phép xin phép cấp C/O.

Bước 4. Khai báo tờ khai hải quan điện tử

Khi đã có đầy đủ bộ chứng từ xuất khẩu, doanh nghiệp tiến hành khai báo hải quan hàng xuất khẩu trên phần mềm hải quan điện tử.

Nhân viên xuất nhập khẩu sẽ nhập các thông tin theo hồ sơ thực tế:

Thông tin người xuất khẩu.
Thông tin người nhập khẩu.
Mã HS.
Tên hàng.
Số lượng.
Đơn vị tính.
Trọng lượng.
Trị giá FOB.
Điều kiện giao hàng.
Cảng xếp hàng.
Cảng dỡ hàng.
Mã loại hình xuất khẩu.

Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp ký điện tử bằng chữ ký số và truyền dữ liệu lên hệ thống VNACCS.

Nếu dữ liệu (bộ chứng từ xuất khẩu) hợp lệ, hệ thống sẽ cấp:

Số tờ khai.
Ngày đăng ký tờ khai.
Kết quả phân luồng.

Thông thường toàn bộ quá trình truyền tờ khai chỉ mất vài phút.

Tuy nhiên, nếu khai sai mã HS, sai trị giá hoặc sai chính sách mặt hàng, doanh nghiệp có thể phải thực hiện khai sửa đổi hoặc hủy tờ khai.

Bước 5. Tiếp nhận kết quả phân luồng

Sau khi tiếp nhận tờ khai, hệ thống quản lý rủi ro của Hải quan sẽ tự động phân luồng.

Luồng xanh

Tờ khai được chấp nhận ngay.

Doanh nghiệp không phải xuất trình hồ sơ giấy và không phải kiểm tra thực tế hàng hóa.

Đây là luồng được các doanh nghiệp tuân thủ tốt mong muốn đạt được.

Luồng vàng

Hải quan kiểm tra hồ sơ điện tử hoặc hồ sơ giấy.

Cán bộ Hải quan sẽ rà soát:

Invoice.
Packing List.
Hợp đồng.
Giấy phép chuyên ngành.
Chứng từ kiểm dịch.

Nếu hồ sơ hợp lệ, tờ khai sẽ được thông quan.

Luồng đỏ

Hải quan kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.

Mức độ kiểm tra có thể là:

Kiểm tra xác suất một phần lô hàng.
Kiểm tra toàn bộ lô hàng.

Trong quá trình kiểm hóa, Hải quan sẽ đối chiếu hàng thực tế với nội dung khai báo trên tờ khai.

Bước 6. Thông quan và đưa hàng vào khu vực giám sát Hải quan

Sau khi hoàn tất yêu cầu kiểm tra, hệ thống sẽ cấp trạng thái thông quan.

Doanh nghiệp tiếp tục thực hiện:

Đóng thuế xuất khẩu (nếu có).
Hoàn thành lệ phí liên quan.
Đăng ký vào sổ tàu hoặc sổ chuyến bay.
Đưa container hoặc hàng lẻ vào khu vực giám sát Hải quan.

Đối với hàng xuất container đường biển, doanh nghiệp thường phải hoàn tất thủ tục trước thời điểm Closing Time do hãng tàu quy định.

Nếu chậm thời gian này, lô hàng có thể phải chuyển sang chuyến tàu tiếp theo, phát sinh chi phí lưu bãi và lưu container.

Bước 7. Xác nhận hàng đã xuất khẩu và lưu trữ hồ sơ

Khi tàu đã rời cảng hoặc máy bay đã khởi hành, doanh nghiệp cần hoàn tất các công việc sau xuất khẩu.

Đầu tiên là nhận vận đơn chính thức từ hãng tàu hoặc hãng hàng không. Đây là chứng từ quan trọng phục vụ thanh toán quốc tế và chứng minh hàng đã được vận chuyển.

Tiếp theo, doanh nghiệp hoàn thiện bộ chứng từ gửi cho khách hàng hoặc ngân hàng theo phương thức thanh toán đã thỏa thuận như T/T, D/P hoặc L/C.

Cuối cùng, doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ hồ sơ gồm:

Tờ khai hải quan.
Hợp đồng ngoại thương.
Invoice.
Packing List.
Vận đơn.
Chứng từ thanh toán quốc tế.
Chứng từ chuyên ngành.
Giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có).

Việc lưu hồ sơ đầy đủ giúp doanh nghiệp thuận lợi khi thực hiện quyết toán thuế, hoàn thuế GTGT hoặc khi cơ quan Hải quan tiến hành kiểm tra sau thông quan.

Nếu doanh nghiệp cảm thấy quy trình khai báo hải quan xuất khẩu quá phức tạp hoặc không muốn mất thời gian xử lý các thủ tục chuyên ngành, Khai báo hải quan Lê Nguyễn có thể thay mặt doanh nghiệp thực hiện trọn gói từ:

Tư vấn chính sách mặt hàng xuất khẩu.
Kiểm tra và áp mã HS.
Chuẩn bị hồ sơ hải quan.
Khai báo VNACCS (Cần có tài khoản VNACSS).
Xin giấy phép chuyên ngành.
Xin C/O xuất khẩu.
Theo dõi thông quan và xử lý phát sinh.
Tư vấn vận chuyển quốc tế.

Với hơn 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và khai báo hải quan, Lê Nguyễn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro và đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng tiến độ, đặc biệt đối với các lô hàng cần xử lý gấp hoặc có yêu cầu hồ sơ phức tạp.

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức

🌐 Facebook: Khai báo hải quan Lê Nguyễn

📞 Hotline/Zalo: 0902 916 031
🎬 Tiktok: lenguyen.kbhq

Tác giả

Minh Châu

Minh Châu - Chuyên viên khai báo hải quan tại Lê Nguyễn Logistics, 8 năm kinh nghiệm trong ủy thác xuất nhập khẩu, làm C/O và nhập khẩu chính ngạch. Đã trực tiếp xử lý hơn 2.500 bộ hồ sơ hải quan cho hơn 400 doanh nghiệp, phần lớn là hàng nhập từ Trung Quốc (khoảng 80%): đá quý, kính thực tế ảo, máy tính công nghiệp, hóa chất, linh kiện điện tử và thiết bị y tế. Hướng làm việc: tư vấn phân loại HS, giấy phép, đóng gói và dán nhãn đúng quy định ngay từ khâu chuẩn bị, để doanh nghiệp thông quan an toàn thay vì xử lý sự cố khi hàng đã về cảng.

Bản tin thị trường, Thủ tục xuất khẩu

Quy Trình Khai Báo Hải Quan Hàng Xuất Khẩu 2026: 7 Bước Chi Tiết