3 Quy Định Quản Lý Hàng Hóa Gia Công Tại Kho Tạm, Kho Phụ – Doanh Nghiệp Cần Biết

Quản lý hàng hóa gia công tại kho tạm, kho phụ cần tuân thủ quy định hải quan nghiêm ngặt để đảm bảo tính minh bạch, tránh sai phạm hành chính.

Quản lý hàng hóa gia công là một trong những nội dung trọng yếu của hoạt động sản xuất xuất khẩu, đặc biệt khi doanh nghiệp sử dụng kho tạm hoặc kho phụ để lưu giữ nguyên liệu, vật tư và sản phẩm gia công. Để đảm bảo hoạt động minh bạch, đúng luật, các doanh nghiệp cần hiểu rõ quy định quản lý hàng hóa gia công tại kho, cùng trách nhiệm của các bên liên quan theo quy định hiện hành.

1. Hàng gia công là gì và phạm vi quản lý

1.1. Khái niệm hàng gia công

Theo Luật Thương mại 2005, hàng gia công là sản phẩm được sản xuất bởi bên nhận gia công, sử dụng một phần hoặc toàn bộ nguyên liệu, vật tư của bên đặt gia công. Hoạt động này mang tính chất thương mại, nhằm mục đích sinh lợi thông qua việc thực hiện các công đoạn sản xuất theo hợp đồng.

Hợp đồng gia công là cơ sở pháp lý xác định quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên khi thực hiện hoạt động sản xuất, nhập khẩu, xuất khẩu hàng hóa gia công.

1.2. Phân loại kho trong hoạt động gia công

Trong thực tế, hàng gia công thường được lưu trữ tại kho chính, kho tạm hoặc kho phụ của doanh nghiệp.

• Kho tạm: Là nơi lưu giữ tạm thời nguyên liệu, vật tư hoặc thành phẩm chưa hoàn thiện trước khi đưa vào sản xuất.
• Kho phụ: Là kho được doanh nghiệp thuê hoặc sử dụng ngoài địa chỉ chính, được đăng ký và chấp thuận bởi Chi cục Hải quan quản lý hợp đồng gia công.

Việc sử dụng kho ngoài trụ sở chính chỉ hợp pháp khi doanh nghiệp đăng ký đầy đủ thông tin kho, địa điểm lưu trữ, sơ đồ kho và được chấp thuận bằng văn bản.

2. Quy định quản lý hàng hóa gia công tại kho tạm, kho phụ

2.1. Cơ sở pháp lý quản lý hàng hóa gia công tại kho

Hàng hóa gia công lưu giữ tại kho phải được doanh nghiệp bố trí riêng biệt theo từng hợp đồng, từng lô hàng, có biển hiệu, ký hiệu rõ ràng.

Mọi biến động về nhập – xuất – tồn nguyên liệu, vật tư, sản phẩm gia công đều phải được ghi chép và khai báo trên hệ thống hải quan điện tử (VNACCS/VCIS).

Doanh nghiệp phải lập bảng kê chi tiết hàng tồn kho, cập nhật định kỳ hoặc theo yêu cầu kiểm tra của cơ quan hải quan.

2.2. Điều kiện để được lưu giữ hàng gia công tại kho tạm, kho phụ

Theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp được phép sử dụng kho tạm hoặc kho phụ nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Có hợp đồng gia công hợp pháp đã đăng ký với cơ quan hải quan.
• Kho tạm, kho phụ phải có vị trí rõ ràng, đáp ứng điều kiện lưu trữ, bảo quản hàng hóa.
• Có hệ thống quản lý hàng hóa điện tử hoặc sổ theo dõi hàng nhập – xuất – tồn.
• Có giấy chứng nhận quyền sử dụng hoặc hợp đồng thuê kho còn hiệu lực.

Mọi thay đổi liên quan đến địa điểm kho phải được thông báo cho cơ quan hải quan trong vòng 3 ngày làm việc.

2.3. Quy định kiểm tra, giám sát của cơ quan hải quan

Cơ quan hải quan có quyền kiểm tra thực tế kho hàng để đảm bảo việc lưu giữ hàng hóa gia công tuân thủ đúng hợp đồng.

Khi kiểm tra, hải quan đối chiếu số liệu trên hệ thống với thực tế trong kho. Nếu phát hiện hàng hóa không có trong danh mục hợp đồng hoặc sai lệch định lượng, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính, thậm chí tạm dừng thực hiện hợp đồng gia công. Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện quản lý hàng hóa gia công minh bạch, cập nhật dữ liệu chính xác, đặc biệt khi hàng được di chuyển giữa các kho.

3. Trách nhiệm khi quản lý hàng gia công tại kho

3.1. Trách nhiệm của doanh nghiệp nhận gia công

Theo Luật Thương mại 2005, doanh nghiệp nhận gia công có nghĩa vụ:

• Bảo quản nguyên liệu, vật tư, hàng hóa gia công đúng quy định, tránh mất mát, thất thoát.
• Không sử dụng hàng hóa gia công vào mục đích khác ngoài hợp đồng.
• Ghi chép, cập nhật dữ liệu hàng tồn kho định kỳ theo từng hợp đồng.
• Thực hiện thanh khoản hợp đồng sau khi hoàn tất xuất khẩu, nộp báo cáo quyết toán cho hải quan.

Doanh nghiệp cần phối hợp với đơn vị logistics hoặc đối tác ủy thác để đảm bảo chứng từ, hồ sơ kho hàng hợp lệ, đúng quy trình.

3.2. Trách nhiệm của bên đặt gia công và cơ quan hải quan

Bên đặt gia công (thương nhân nước ngoài) có quyền kiểm tra tình trạng lưu kho nguyên liệu và sản phẩm gia công, đồng thời phải chịu trách nhiệm về nguồn gốc hợp pháp của nguyên liệu.

Cơ quan hải quan chịu trách nhiệm giám sát, hướng dẫn và kiểm tra định kỳ các kho hàng của doanh nghiệp. Trong trường hợp phát hiện sai phạm, hải quan sẽ lập biên bản và xử lý theo quy định..

3.3. Một số lưu ý khi quản lý hàng gia công tại kho tạm, kho phụ

• Mỗi kho phải có sơ đồ lưu trữ riêng, phân khu rõ ràng cho nguyên liệu nhập khẩu, sản phẩm hoàn thiện và phế liệu.
• Hàng hóa phải có mã số quản lý nội bộ để dễ truy xuất.
• Khi chuyển hàng giữa các kho, doanh nghiệp phải lập phiếu xuất – nhập nội bộ, kèm biên bản bàn giao hàng hóa.
• Hàng tồn kho quá thời hạn hợp đồng mà chưa được xử lý phải báo cáo hải quan để xử lý theo quy định.

4. Lê Nguyễn Transport & Logistics – Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài trọn gói, tối ưu chi phí và quy trình

Nếu doanh nghiệp bạn chưa có bộ phận xuất nhập khẩu riêng, hoặc muốn tối ưu nguồn lực, thuê ngoài là giải pháp hiệu quả. Lê Nguyễn Transport & Logistics với hơn 10 năm kinh nghiệm chính là đối tác đáng tin cậy để bạn giao phó toàn bộ thủ tục xuất nhập khẩu – từ A đến Z.

Chúng tôi cung cấp dịch vụ XNK thuê ngoài trọn gói, bao gồm:

• Làm việc trực tiếp với nhà cung cấp nước ngoài: theo dõi tiến độ sản xuất và yêu cầu chứng từ chính xác.
• Kiểm tra chứng từ và đàm phán điều kiện giao hàng: tối ưu Incoterms và phương thức thanh toán quốc tế như T/T, L/C.
• Xây dựng giải pháp vận chuyển: lựa chọn tuyến đường, phương tiện và hãng vận tải hợp lý, giao nhanh và tiết kiệm.
• Thực hiện thủ tục hải quan: kê khai chính xác, xử lý hồ sơ nhanh, đảm bảo thông quan trơn tru, không phát sinh chi phí ẩn.
• Giao hàng tận kho: doanh nghiệp chỉ cần kiểm đếm và đưa vào sử dụng, không phải xử lý thêm giấy tờ.

Với kinh nghiệm dày dặn, Lê Nguyễn cam kết xử lý linh hoạt mọi tình huống phát sinh trong quá trình nhập khẩu. Chi phí dịch vụ luôn rõ ràng, minh bạch, không phụ phí bất ngờ.

Chúng tôi bảo hành quy trình, đồng thời hỗ trợ nếu có rủi ro trong vận chuyển hoặc thông quan. Lê Nguyễn không chỉ là một đơn vị giao nhận, mà còn là đối tác phòng XNK chiến lược đồng hành cùng doanh nghiệp trên mọi chặng đường phát triển.

Việc tuân thủ quy định quản lý hàng hóa gia công tại kho tạm, kho phụ giúp doanh nghiệp hàng gia công tránh vi phạm hành chính, đảm bảo tính minh bạch trong chuỗi cung ứng. Các doanh nghiệp cần chủ động đầu tư hệ thống lưu kho, kiểm soát chứng từ và dữ liệu chính xác.

Khi gặp khó khăn trong việc khai báo, lưu kho hoặc thanh khoản hợp đồng, doanh nghiệp có thể hợp tác với các đơn vị. Các dịch vụ ủy thác XNK và logistics chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ toàn diện, giảm thiểu rủi ro và tối ưu chi phí vận hành.

> Xem thêm: 

Dịch Vụ Hải Quan Hàng Gia Công: 4 Điều Doanh Nghiệp Cần Biết Trước Khi Giao Phó

Quy Trình Xuất Nhập Khẩu Hàng Hóa Gia Công: 4 Bước Cần Biết Để Không Sai Sót

Hàng gia công xuất khẩu có chịu thuế không? 4 điều doanh nghiệp cần biết

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

• Khai báo hải quan
• Giấy chứng nhận xuất xứ C/O
• Kiểm tra chuyên ngành

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.