Nhập Khẩu Chính Ngạch: 5 Điều Shop Online Cần Chuẩn Bị Trước Khi Bắt Đầu

Xu hướng kinh doanh online đang thay đổi nhanh chóng. Nếu trước đây nhiều shop chỉ tập trung tìm nguồn hàng giá rẻ thì hiện nay, việc nhập khẩu chính ngạch đang trở thành lựa chọn của nhiều doanh nghiệp muốn phát triển lâu dài. Không chỉ giúp hàng hóa có nguồn gốc rõ ràng, nhập khẩu chính ngạch còn tạo nền tảng để xuất hóa đơn, mở rộng quy mô và xây dựng thương hiệu bền vững. Vậy trước khi bắt đầu, shop online cần chuẩn bị những gì?

1. Vì sao ngày càng nhiều shop online chuyển sang nhập khẩu chính ngạch?

Trong vài năm gần đây, mô hình kinh doanh online đã thay đổi đáng kể. Người tiêu dùng không chỉ quan tâm đến giá bán mà còn chú trọng nguồn gốc xuất xứ, chất lượng sản phẩm và khả năng xuất hóa đơn khi cần. Đồng thời, các sàn thương mại điện tử, đối tác bán buôn và chuỗi bán lẻ cũng ngày càng yêu cầu minh bạch về hóa đơn chứng từ và nguồn gốc hàng hóa.

Đây là lý do nhiều shop online bắt đầu chuyển từ hình thức nhập hàng nhỏ lẻ sang nhập khẩu chính ngạch.

Khác với việc chỉ mua hàng và vận chuyển về Việt Nam, nhập khẩu chính ngạch giúp doanh nghiệp có đầy đủ bộ hồ sơ gồm tờ khai hải quan, Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, chứng từ nộp thuế và các giấy tờ liên quan đến từng mặt hàng. Bộ hồ sơ này không chỉ phục vụ hoạt động thông quan mà còn là căn cứ để kế toán hạch toán, lưu trữ hóa đơn chứng từ, chứng minh nguồn gốc hàng hóa và giải trình khi cơ quan quản lý yêu cầu.

Đối với các shop có kế hoạch phát triển thành doanh nghiệp hoặc xây dựng thương hiệu riêng, nhập khẩu chính ngạch gần như là bước đi tất yếu.

2. Đăng ký kinh doanh là nền tảng để nhập khẩu chính ngạch

Một trong những câu hỏi mà Khai báo hải quan Lê Nguyễn nhận được nhiều nhất là:

“Không có đăng ký kinh doanh thì có nhập khẩu chính ngạch được không?”

Trên thực tế, để thực hiện hoạt động nhập khẩu một cách ổn định và lâu dài, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh nên có đăng ký kinh doanh phù hợp với ngành nghề hoạt động.

Việc có đăng ký kinh doanh không chỉ phục vụ cho thủ tục hải quan mà còn mang lại nhiều lợi ích khác như:

• Ký kết hợp đồng với nhà cung cấp nước ngoài.
• Thực hiện thanh toán quốc tế thuận lợi.
• Kê khai và hạch toán thuế.
• Xuất hóa đơn cho khách hàng.
• Xây dựng uy tín với đối tác và các sàn thương mại điện tử.

Nhiều shop online phát triển nhanh nhưng đến khi muốn mở rộng quy mô mới bắt đầu hoàn thiện hồ sơ pháp lý. Điều này khiến quá trình chuyển đổi mất nhiều thời gian hơn so với việc chuẩn bị ngay từ đầu.

Nếu xác định kinh doanh lâu dài, việc hoàn thiện đăng ký kinh doanh nên được thực hiện trước khi triển khai kế hoạch nhập khẩu chính ngạch.

Xem thêm: Cách bước đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng VneiD?

3. Đừng xem nhẹ hóa đơn chứng từ khi nhập khẩu

Không ít shop online chỉ quan tâm đến giá nhập mà chưa chú trọng hóa đơn chứng từ.

Trong thực tế, một lô hàng nhập khẩu chính ngạch không chỉ có một hóa đơn mà còn đi kèm nhiều chứng từ quan trọng như:

• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Bill of Lading hoặc Air Waybill.
• Tờ khai hải quan.
• Chứng từ nộp thuế.
• Chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có.
• Hồ sơ kiểm tra chuyên ngành đối với từng nhóm hàng.

Đây là những tài liệu chứng minh quá trình hình thành hợp pháp của hàng hóa từ khi xuất khẩu đến khi lưu thông tại Việt Nam.

Nếu thiếu hoặc lưu trữ không đầy đủ, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi:

• Kê khai thuế.
• Quyết toán thuế.
• Chứng minh nguồn gốc hàng hóa.
• Làm việc với đối tác.
• Tham gia các kênh phân phối lớn.

Thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ đến khi cần hoàn thuế, kiểm tra sau thông quan hoặc mở rộng hệ thống đại lý mới phát hiện hồ sơ nhập khẩu trước đây chưa được lưu trữ đầy đủ.

Quản lý tốt hóa đơn chứng từ ngay từ những lô hàng đầu tiên sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí trong tương lai.

4. Tài khoản VNACCS có bắt buộc không?

Khi tìm hiểu về nhập khẩu chính ngạch, nhiều shop online thường nghe đến tài khoản VNACCS nhưng chưa hiểu rõ vai trò của hệ thống này.

VNACCS/VCIS là hệ thống khai báo hải quan điện tử do Hải quan Việt Nam sử dụng để tiếp nhận và xử lý tờ khai xuất nhập khẩu.

Thông qua tài khoản VNACCS, doanh nghiệp có thể:

• Truyền tờ khai hải quan.
• Theo dõi kết quả phân luồng.
• Thực hiện khai bổ sung khi cần.
• Tra cứu thông tin tờ khai.
• Theo dõi quá trình thông quan.

Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa với việc mọi shop online đều phải tự đăng ký và trực tiếp khai báo.

Đối với doanh nghiệp mới bắt đầu nhập khẩu hoặc chưa có nhân sự chuyên trách, nhiều đơn vị lựa chọn sử dụng dịch vụ của công ty khai báo hải quan. Đơn vị dịch vụ sẽ thay mặt doanh nghiệp thực hiện khai báo trên hệ thống VNACCS, chuẩn bị hồ sơ và phối hợp với cơ quan Hải quan trong quá trình thông quan.

Giải pháp này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và không cần đầu tư nhân sự chuyên môn ngay từ đầu.

Hệ thống VNACCS/VCIS là gì? Những hiểu biết cơ bản dành cho doanh nghiệp

5 bước giúp shop online chuyển sang nhập khẩu chính ngạch

Quá trình chuyển đổi không quá phức tạp nếu doanh nghiệp chuẩn bị đúng ngay từ đầu.

Bước đầu tiên là hoàn thiện đăng ký kinh doanh và rà soát ngành nghề phù hợp với mặt hàng dự kiến nhập khẩu.

Tiếp theo, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp có đầy đủ hồ sơ, sẵn sàng cung cấp Commercial Invoice, Packing List, chứng nhận xuất xứ và các tài liệu kỹ thuật nếu hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành.

Sau đó, cần xác định đúng mã HS, chính sách nhập khẩu và các loại thuế phải nộp để chủ động tính toán chi phí.

Đối với hoạt động khai báo hải quan, doanh nghiệp có thể lựa chọn tự sử dụng tài khoản VNACCS hoặc ủy quyền cho đơn vị dịch vụ thực hiện.

Cuối cùng, toàn bộ hóa đơn chứng từ của lô hàng cần được lưu trữ đầy đủ để phục vụ kế toán, thuế và kiểm tra khi cần thiết.

Việc chuẩn bị theo đúng trình tự giúp shop online chuyển sang nhập khẩu chính ngạch thuận lợi hơn, hạn chế các chi phí phát sinh trong quá trình thông quan.

Khi nào nên sử dụng dịch vụ khai báo hải quan?

Không phải shop online nào cũng cần xây dựng bộ phận xuất nhập khẩu riêng.

Đối với doanh nghiệp mới bắt đầu, nhập khẩu không thường xuyên hoặc chưa có kinh nghiệm làm việc với Hải quan, việc sử dụng dịch vụ khai báo hải quan sẽ giúp giảm đáng kể rủi ro.

Khai báo hải quan Lê Nguyễn hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu kiểm tra chính sách mặt hàng, tư vấn mã HS, chuẩn bị hồ sơ, thực hiện khai báo trên hệ thống VNACCS đến xử lý kiểm hóa và hoàn tất thủ tục thông quan.

Thay vì chỉ xử lý khi hàng đã về cảng, đội ngũ của Lê Nguyễn khuyến nghị doanh nghiệp rà soát hồ sơ ngay từ khi ký hợp đồng với nhà cung cấp. Điều này giúp phát hiện sớm các vấn đề liên quan đến chính sách nhập khẩu, hồ sơ kỹ thuật và điều kiện thông quan, từ đó giảm thiểu chi phí lưu container, lưu bãi và các khoản phát sinh không cần thiết.

Câu hỏi thường gặp

Shop online chưa có đăng ký kinh doanh có nhập khẩu chính ngạch được không?

Để hoạt động nhập khẩu ổn định và thuận lợi, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh nên hoàn thiện đăng ký kinh doanh trước khi triển khai nhập khẩu chính ngạch.

Có bắt buộc phải tự đăng ký tài khoản VNACCS không?

Không. Doanh nghiệp có thể tự đăng ký hoặc ủy quyền cho đơn vị khai báo hải quan thực hiện thủ tục trên hệ thống VNACCS.

Vì sao cần lưu đầy đủ hóa đơn chứng từ?

Hóa đơn chứng từ là căn cứ để hạch toán kế toán, kê khai thuế, chứng minh nguồn gốc hàng hóa và phục vụ công tác kiểm tra khi cần.

Shop online nhỏ có nên nhập khẩu chính ngạch?

Nếu có định hướng phát triển lâu dài, xây dựng thương hiệu và mở rộng quy mô, nhập khẩu chính ngạch là giải pháp giúp hoạt động kinh doanh minh bạch và bền vững hơn.

Xu hướng kinh doanh online đang chuyển dần từ cạnh tranh bằng giá sang cạnh tranh bằng uy tín, chất lượng và khả năng phát triển lâu dài. Nhập khẩu chính ngạch không chỉ giúp shop online có nguồn hàng minh bạch mà còn tạo nền tảng để quản lý hóa đơn chứng từ, hoàn thiện hồ sơ pháp lý và mở rộng hoạt động kinh doanh trong tương lai.

Đối với các shop lần đầu nhập khẩu hoặc chưa có kinh nghiệm sử dụng tài khoản VNACCS, việc đồng hành cùng Khai báo hải quan Lê Nguyễn sẽ giúp chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu, hạn chế rủi ro trong quá trình thông quan và tối ưu chi phí logistics.

Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.

Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.

 

>> Xem thêm:

1.  5 Lưu Ý Khi Xuất Khẩu Cà Phê Doanh Nghiệp Không Nên Bỏ Qua
2. 5 Lỗi Khi Gia Công Nailbox Cho Khách Nước Ngoài
3. Sơn Chống Thấm Và Phụ Gia Chống Thấm: Phân Biệt Mã HS Code

 

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức

🌐 Facebook: Khai báo hải quan Lê Nguyễn

📞 Hotline/Zalo: 0902 916 031
🎬 Tiktok: lenguyen.kbhq