Hướng dẫn đối chiếu số liệu trên hệ thống ECUS5 – VNACCS với 5 bước thực tế cho doanh nghiệp

VNACCS là hệ thống khai hải quan điện tử mà hầu hết doanh nghiệp xuất nhập khẩu đang sử dụng cùng phần mềm ECUS5 để truyền tờ khai, nếu bạn đang loay hoay với việc đối chiếu số liệu giữa VNACCS, ECUS5 và sổ kho nội bộ thì bài viết này sẽ giúp bạn nắm quy trình từng bước, hạn chế sai lệch khi lập báo cáo quyết toán hải quan và làm việc với cơ quan quản lý.

1. Tổng quan về hệ thống ECUS5 và VNACCS trong khai hải quan điện tử

Hệ thống VNACCS là nền tảng khai hải quan điện tử do Tổng cục Hải quan triển khai, cho phép doanh nghiệp truyền tờ khai, nhận kết quả phân luồng và thực hiện các nghiệp vụ thông quan trên môi trường trực tuyến. Doanh nghiệp có thể khai trực tiếp trên cổng hệ thống hoặc thông qua các phần mềm khai hải quan điện tử được phê duyệt.

Phần mềm ECUS5 VNACCS là giải pháp của một đơn vị cung cấp dịch vụ công nghệ, được thiết kế để kết nối trực tiếp với hệ thống VNACCS và đáp ứng đầy đủ quy trình nghiệp vụ hải quan điện tử. Doanh nghiệp có thể dùng ECUS5 để khai tờ khai nhập khẩu, xuất khẩu, quyết toán, hồ sơ dịch vụ công và nhiều nghiệp vụ khác trên cùng một giao diện thân thiện.

Bên cạnh chức năng truyền tờ khai, ECUS5 còn có các phân hệ kế toán kho và sổ quyết toán. Đây là nơi doanh nghiệp quản lý danh mục nguyên vật liệu, xuất nhập tồn, lập báo cáo quyết toán theo mẫu quy định. Khi thiết lập đúng, số liệu từ kế toán kho có thể tự động kết chuyển sang sổ quyết toán giúp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro nhập tay sai dữ liệu.

Vì VNACCS là nơi cơ quan hải quan ghi nhận dữ liệu chính thức còn ECUS5 vừa là công cụ khai báo vừa là nơi quản trị số liệu nội bộ nên việc đối chiếu giữa hai hệ thống, cũng như với sổ kho và sổ kế toán của doanh nghiệp, là bước bắt buộc nếu bạn muốn báo cáo quyết toán được chấp nhận suôn sẻ. Hướng dẫn khai hải quan điện tử ECUS5 thường khuyến nghị doanh nghiệp kiểm tra số liệu theo từng mã hàng, từng tờ khai, chứ không chỉ nhìn vào con số tổng hợp.

Bạn có thể tham khảo thêm bài viết Hiện đại hóa hải quan, từ VNACCS đến hải quan số để hiểu rõ hơn vai trò của hệ thống VNACCS trong quá trình hiện đại hóa thủ tục hải quan điện tử.

Tổng quan về hệ thống ECUS5 và vnaccs trong khai hải quan điện tử

2. Chuẩn bị dữ liệu và thiết lập trước khi đối chiếu trên VNACCS

Trước khi đi vào quy trình đối chiếu chi tiết, doanh nghiệp cần thống nhất cách quản lý dữ liệu. Trên ECUS5, bạn nên rà soát lại danh mục nguyên vật liệu, thành phẩm, mã hàng sao cho trùng với mã hàng khai trên tờ khai hải quan. Khi mã trên ECUS5 khác với mã trong sổ kho hoặc phần mềm kế toán thì việc đối chiếu sẽ rất khó khăn và dễ phát sinh sai lệch.

Bước tiếp theo là xác định rõ phạm vi thời gian cần đối chiếu. Thông thường doanh nghiệp sẽ chọn theo kỳ báo cáo quyết toán hoặc theo năm tài chính. Bạn cần ghi nhận rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc, sau đó tải dữ liệu tờ khai từ VNACCS hoặc từ ECUS5 về dạng báo cáo để dùng làm cơ sở so sánh với sổ kho và sổ kế toán.

Trong các tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm VNACCS, nhà cung cấp thường nhấn mạnh bước thiết lập thông số chương trình. Bạn nên kiểm tra lại các thông số về loại hình, chính sách làm tròn dữ liệu, cách tính trị giá và tiền thuế, thiết lập tham số quản lý kho để tránh trường hợp cùng một nghiệp vụ nhưng phần mềm xử lý khác nhau giữa các máy trong công ty.

Nếu doanh nghiệp sử dụng phân hệ kế toán kho trong ECUS5, hãy bảo đảm rằng số liệu nhập xuất tồn được cập nhật thường xuyên và có quy trình kiểm tra chéo giữa kế toán và thủ kho. Khi báo cáo kho trên ECUS5 đồng bộ với thực tế trong kho, việc đối chiếu với VNACCS chỉ còn là bước kiểm tra cuối cùng chứ không phải là lúc đi tìm lại từng phiếu nhập và phiếu xuất.

3. Hướng dẫn đối chiếu số liệu trên ECUS5 và VNACCS theo từng bước

Trước hết, doanh nghiệp cần lấy dữ liệu từ VNACCS hoặc từ phần mềm ECUS5 cho kỳ đối chiếu. Bạn có thể xuất báo cáo danh sách tờ khai nhập khẩu, xuất khẩu, kèm theo số lượng và trị giá, sau đó lưu lại thành một file riêng. Đây là bộ số liệu gốc để so sánh với số liệu kho và kế toán nội bộ nên cần được bảo quản cẩn thận.

Sau khi đã có dữ liệu từ VNACCS, bạn kiểm tra lại tồn kho đầu kỳ và tồn kho cuối kỳ dựa trên báo cáo quyết toán của kỳ trước hoặc số liệu đã được cơ quan hải quan chấp nhận. Việc xác định đúng tồn đầu kỳ giúp bạn tránh được tình trạng chênh lệch dây chuyền về sau, vì chỉ cần sai từ đầu thì toàn bộ báo cáo quyết toán sau đó đều bị ảnh hưởng.

Tiếp theo, bạn đối chiếu số liệu theo từng mã hàng và từng tờ khai. Với mỗi mã, hãy so sánh giữa số lượng nhập, số lượng xuất và tồn trên ECUS5, số liệu trên VNACCS và số liệu trong sổ kho nội bộ. Nếu thấy chênh lệch, bạn cần lần lại đến từng chứng từ, có thể là phiếu xuất kho, phiếu nhập kho hoặc tờ khai phụ, để xem sai ở bước nào. Thường gặp nhất là nhầm đơn vị tính, nhầm mã hàng hoặc bỏ sót một tờ khai.

Khi đã đối chiếu xong số lượng, bạn chuyển sang kiểm tra giá trị. Một số doanh nghiệp có thói quen làm tròn số trên phần mềm hoặc hạch toán chi phí theo cách riêng, dẫn đến trị giá trên ECUS5 và trên sổ kế toán không hoàn toàn trùng khớp. Lúc này, điều quan trọng là bảo đảm tổng trị giá không lệch quá nhiều so với số liệu mà cơ quan hải quan có thể chấp nhận và có giải trình rõ ràng nếu cần.

Cuối cùng, bạn chốt lại kết quả đối chiếu và lưu thành bộ hồ sơ, gồm báo cáo xuất nhập tồn theo hệ thống ECUS5 VNACCS, báo cáo kho nội bộ, bảng đối chiếu chênh lệch và nội dung giải thích. Khi đã nắm vững hướng dẫn khai hải quan điện tử ECUS5 và quy trình đối chiếu như trên, doanh nghiệp sẽ tự tin hơn rất nhiều mỗi khi lập báo cáo quyết toán hoặc khi cơ quan hải quan yêu cầu tra soát số liệu.

Hướng dẫn đối chiếu số liệu trên ECUS5 và vnaccs theo từng bước

4. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.

Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:

Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.

Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.

Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:

Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.

Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.

Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?

Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.

Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.

>> Xem thêm:

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.

Hai Anh, Thủ tục nhập khẩu, Thủ tục xuất khẩu, Tin tức