0961 296 889
marketing@lenguyentst.com.vn
Hóa đơn điện tử đang trở thành yêu cầu bắt buộc với hộ kinh doanh online theo quy định kinh doanh hiện nay. Bài viết hướng dẫn chi tiết cho hộ cá thể cách đăng ký, sử dụng và tránh rủi ro khi phát hành hóa đơn.
Hóa đơn điện tử là xu hướng tất yếu trong thời kỳ chuyển đổi số, đặc biệt với kinh doanh online. Từ khi Nghị định 70/2025 được ban hành, hộ kinh doanh cá thể bắt buộc phải phát hành hóa đơn khi bán hàng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy định, tránh bị xử phạt.
1. Quy định kinh doanh hiện nay về hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 70/2025, từ năm 2025, mọi hoạt động kinh doanh đều phải có hóa đơn, chứng từ điện tử. Đây là bước tiến quan trọng nhằm minh bạch hóa doanh thu và ngăn chặn tình trạng trốn thuế trong thương mại điện tử.
Hộ kinh doanh cá thể dù quy mô nhỏ hay bán hàng qua mạng xã hội, sàn thương mại điện tử đều phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Cơ quan thuế sẽ quản lý doanh thu trực tiếp qua hệ thống, giúp quá trình kê khai và nộp thuế trở nên chính xác, minh bạch.
Khác với trước đây, khi hộ cá thể có thể ghi hóa đơn giấy, nay mọi hóa đơn đều phải được phát hành qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Việc không xuất hóa đơn hoặc chậm xuất hóa đơn khi bán hàng online đều bị xem là hành vi vi phạm.
Quy định mới giúp đảm bảo sự công bằng giữa hộ kinh doanh truyền thống và kinh doanh trực tuyến. Mọi giao dịch có giá trị đều phải chứng minh được bằng hóa đơn điện tử hợp lệ, tránh thất thu ngân sách Nhà nước.
2. Rủi ro khi hộ kinh doanh không sử dụng hóa đơn điện tử
Dù quy định rõ ràng, nhiều hộ cá thể vẫn chưa nhận thức đầy đủ về trách nhiệm xuất hóa đơn. Việc không phát hành hóa đơn điện tử có thể dẫn đến nhiều hệ lụy nghiêm trọng.
Thứ nhất, hộ kinh doanh có thể bị xử phạt hành chính nếu không lập hóa đơn khi bán hàng. Tùy mức độ, có thể bị phạt từ cảnh cáo đến tịch thu hàng hóa hoặc bị đình chỉ kinh doanh.
Thứ hai, nếu khách hàng phát hiện không có hóa đơn điện tử, họ có quyền khiếu nại hoặc yêu cầu hoàn thuế. Điều này ảnh hưởng đến uy tín của hộ kinh doanh, đặc biệt với những người bán hàng trên sàn thương mại điện tử.
Thứ ba, hộ kinh doanh không phát hành hóa đơn sẽ không được khấu trừ chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế. Khi bị kiểm tra, mọi khoản chi không có chứng từ đều bị loại, khiến thu nhập chịu thuế tăng.
Cuối cùng, việc không có hóa đơn điện tử khiến hộ kinh doanh khó mở rộng quy mô. Đối tác lớn, đặc biệt là doanh nghiệp và đơn vị logistics, luôn yêu cầu hóa đơn hợp lệ để ký hợp đồng dài hạn.
Rủi ro pháp lý và kinh doanh này khiến việc triển khai hóa đơn điện tử trở nên cấp thiết. Đó không chỉ là quy định bắt buộc mà còn là yếu tố giúp hộ kinh doanh hoạt động bền vững, minh bạch hơn.
3. Hướng dẫn cho hộ cá thể đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử
Để tuân thủ đúng quy định kinh doanh hiện nay, hộ cá thể cần thực hiện theo 3 bước sau để đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ.
Bước 1: Đăng ký với cơ quan thuế
Hộ kinh doanh cần có mã số thuế cá nhân hoặc mã hộ kinh doanh. Sau đó, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Trong vòng 1–2 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ phê duyệt và cấp tài khoản hóa đơn.
Bước 2: Chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín
Hiện có nhiều đơn vị cung cấp giải pháp như Viettel, MISA, VNPT, FPT… Hộ cá thể nên chọn đơn vị có hỗ trợ kỹ thuật tốt, chi phí phù hợp và kết nối trực tiếp với hệ thống của cơ quan thuế.
Bước 3: Lập, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định
Khi phát sinh giao dịch, hộ kinh doanh lập hóa đơn điện tử và gửi qua hệ thống thuế để cấp mã xác thực. Sau khi được cấp mã, hóa đơn mới có giá trị pháp lý.
Hóa đơn cần được lưu trữ điện tử ít nhất 10 năm, phục vụ kiểm tra khi cần. Điều này giúp hộ cá thể dễ dàng truy xuất dữ liệu, hạn chế sai sót và tránh thất lạc chứng từ.
Ngoài ra, hộ kinh doanh có thể sử dụng các phần mềm kế toán tích hợp để phát hành hóa đơn điện tử nhanh chóng. Việc đồng bộ dữ liệu bán hàng, thuế và tồn kho giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí nhân sự.
4. Giải pháp hỗ trợ hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử hiệu quả
Đối với nhiều hộ kinh doanh nhỏ, việc tự triển khai hệ thống hóa đơn mới có thể gặp khó khăn về kỹ thuật. Do đó, nên hợp tác với các đơn vị logistics hoặc dịch vụ kế toán có kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh, bán hàng online.
Ví dụ, các doanh nghiệp như Lê Nguyễn Transport & Logistics không chỉ hỗ trợ thủ tục nhập hàng chính ngạch, mà còn tư vấn về quy định kinh doanh hiện nay, giúp khách hàng hiểu rõ trách nhiệm xuất hóa đơn và nộp thuế.
Khi hợp tác, hộ cá thể được hỗ trợ toàn diện từ khâu đăng ký mã số thuế, thiết lập hóa đơn điện tử, đến kê khai hải quan và lưu trữ chứng từ. Đây là giải pháp tối ưu giúp hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật.
5. Lê Nguyễn Transport & Logistics – Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài trọn gói, tối ưu chi phí và quy trình
Nếu doanh nghiệp bạn chưa có bộ phận xuất nhập khẩu riêng, hoặc muốn tối ưu nguồn lực, thuê ngoài là giải pháp hiệu quả. Lê Nguyễn Transport & Logistics với hơn 10 năm kinh nghiệm chính là đối tác đáng tin cậy để bạn giao phó toàn bộ thủ tục xuất nhập khẩu – từ A đến Z.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ XNK thuê ngoài trọn gói, bao gồm:
- Làm việc trực tiếp với nhà cung cấp nước ngoài: theo dõi tiến độ sản xuất và yêu cầu chứng từ chính xác.
- Kiểm tra chứng từ và đàm phán điều kiện giao hàng: tối ưu Incoterms và phương thức thanh toán quốc tế như T/T, L/C.
- Xây dựng giải pháp vận chuyển: lựa chọn tuyến đường, phương tiện và hãng vận tải hợp lý, giao nhanh và tiết kiệm.
- Thực hiện thủ tục hải quan: kê khai chính xác, xử lý hồ sơ nhanh, đảm bảo thông quan trơn tru, không phát sinh chi phí ẩn.
- Giao hàng tận kho: doanh nghiệp chỉ cần kiểm đếm và đưa vào sử dụng, không phải xử lý thêm giấy tờ.
Với kinh nghiệm dày dặn, Lê Nguyễn cam kết xử lý linh hoạt mọi tình huống phát sinh trong quá trình nhập khẩu. Chi phí dịch vụ luôn rõ ràng, minh bạch, không phụ phí bất ngờ.
Chúng tôi bảo hành quy trình, đồng thời hỗ trợ nếu có rủi ro trong vận chuyển hoặc thông quan. Lê Nguyễn không chỉ là một đơn vị giao nhận, mà còn là đối tác phòng XNK chiến lược đồng hành cùng doanh nghiệp trên mọi chặng đường phát triển.
Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ là nghĩa vụ mà còn là cơ hội để hộ kinh doanh nhỏ hoạt động chuyên nghiệp hơn. Khi hiểu đúng và làm đúng theo quy định kinh doanh hiện nay, các hộ cá thể sẽ tránh được rủi ro pháp lý, nâng cao uy tín và dễ dàng mở rộng quy mô.
Kinh doanh online đang phát triển nhanh, và hóa đơn, chứng từ điện tử là nền tảng giúp hộ cá thể bước vào hệ thống thương mại hiện đại, minh bạch và bền vững.
> Xem thêm:
[Mới] – Hóa đơn dưới 5 triệu có được khấu trừ thuế không ?
Hóa Đơn Cho Shop Bán Phụ Kiện Điện Thoại Online: 4 Lý Do Bạn Cần Biết Để Không Bị Phạt
Hóa Đơn Điện Tử – Giải Pháp Chuyển Đổi Số Cho Doanh Nghiệp Năm 2025
Liên hệ ngay để được tư vấn
📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn
Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics
Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.
Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.