0902 916 031
Thông báo cơ sở sản xuất là bước khởi đầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp tham gia vào loại hình gia công hoặc sản xuất xuất khẩu để được hưởng ưu đãi thuế. Tuy nhiên, không ít đơn vị gặp phải tình trạng hồ sơ bị hệ thống hoặc cơ quan Hải quan từ chối do sai sót về pháp lý nhà xưởng hoặc danh mục máy móc. Việc thấu hiểu các quy định tại Thông tư 39/2018/TT-BTC và nhận diện sớm các lỗi kê khai sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, đảm bảo quá trình thông quan nguyên liệu diễn ra đúng tiến độ trong năm 2026.
1. Căn cứ pháp lý về nghĩa vụ thông báo cơ sở sản xuất
Mọi hoạt động liên quan đến việc kê khai địa điểm sản xuất đều phải bám sát các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành. Cụ thể, doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng chỉ dẫn tại Thông tư 39/2018/TT-BTC (văn bản sửa đổi, bổ sung cho Thông tư 38/2015/TT-BTC).
Theo quy định, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm gửi thông báo cơ sở sản xuất thông qua hệ thống điện tử VNACCS/VCIS chậm nhất là 15 ngày trước khi thực hiện nhập khẩu lô hàng nguyên liệu đầu tiên. Việc thực hiện sai lệch hoặc thiếu sót thông tin sẽ dẫn đến các phản hồi không chấp nhận từ cơ quan quản lý.
2. 6 Nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị cơ quan Hải quan từ chối
Dưới đây là tổng hợp các lỗi sai trọng điểm mà doanh nghiệp thường mắc phải khi nộp hồ sơ thông báo cơ sở sản xuất:
2.1. Sai lệch địa chỉ sản xuất so với giấy phép kinh doanh
Đây là lỗi phổ biến nhất. Địa chỉ xưởng thực tế phải khớp hoàn toàn với thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc văn bản thông báo lập chi nhánh/địa điểm kinh doanh. Nếu địa điểm là xưởng thuê, thông tin trên hợp đồng thuê phải chuẩn xác đến từng số nhà, ngõ, phường/xã.
2.2. Không chứng minh được quyền sử dụng nhà xưởng hợp pháp
Khi cơ quan Hải quan tiến hành thẩm định, nếu doanh nghiệp không cung cấp được sổ đỏ (đối với xưởng tự có) hoặc hợp đồng thuê xưởng có thời hạn phù hợp với hợp đồng gia công, hồ sơ sẽ bị đánh giá là không đủ năng lực pháp lý. Đặc biệt, xưởng thuê phải thuộc quyền quản lý trực tiếp của người khai hải quan.
2.3. Máy móc thiết bị không phù hợp với loại hình sản xuất
Một hồ sơ thông báo cơ sở sản xuất bị trả về khi danh mục máy móc thiết bị khai báo quá sơ sài hoặc không tương thích với quy trình sản xuất sản phẩm xuất khẩu. Ví dụ: Doanh nghiệp đăng ký may mặc nhưng danh mục máy móc lại thiếu máy vắt sổ hoặc các thiết bị chuyên dụng tương ứng.
2.4. Thiếu sót chứng từ chứng minh quyền sở hữu máy móc
Hải quan yêu cầu doanh nghiệp phải có hóa đơn mua sắm máy móc thiết bị (đối với hàng mua trong nước) hoặc tờ khai nhập khẩu máy móc (đối với hàng nhập khẩu). Trong trường hợp đi thuê máy móc, doanh nghiệp cần có hợp đồng thuê tài chính rõ ràng. Nếu thiếu các chứng từ này, năng lực sản xuất sẽ bị nghi ngờ là “ảo”.
2.5. Hệ thống sổ sách kế toán không đạt chuẩn
Đối với loại hình gia công, doanh nghiệp bắt buộc phải có phần mềm quản lý kho hoặc sổ sách theo dõi nhập – xuất – tồn theo quy định tại Điều 60 Thông tư 38. Nếu tại thời điểm kiểm tra, doanh nghiệp không trình diễn được phương thức quản lý hàng hóa minh bạch, hồ sơ chắc chắn sẽ bị trả về để hoàn thiện lại.
2.6. Vi phạm thời hạn nộp thông báo
Nộp hồ sơ muộn hơn thời hạn 15 ngày trước khi nhập khẩu nguyên liệu là một lỗi hành chính. Hệ thống có thể ghi nhận nhưng cơ quan Hải quan sẽ yêu cầu giải trình và xử lý vi phạm trước khi phê duyệt mã thông báo cơ sở sản xuất.
3. Quy trình xử lý khi hồ sơ bị trả về
Khi nhận được phản hồi không chấp nhận trên hệ thống, doanh nghiệp cần bình tĩnh thực hiện theo các bước sau:
-
Đọc kỹ nội dung phản hồi: Cơ quan Hải quan luôn đính kèm lý do từ chối cụ thể trên hệ thống. Doanh nghiệp cần xác định rõ đó là lỗi thiếu chứng từ, sai lệch thông tin hay cần giải trình thực tế.
-
Rà soát thực địa: Kiểm tra lại tình trạng máy móc, biển hiệu tại xưởng và các chứng từ liên quan như bảng lương lao động, hóa đơn điện nước sản xuất để sẵn sàng phục vụ kiểm hóa.
-
Bổ sung và nộp lại: Chỉnh sửa thông tin trên phần mềm khai báo hải quan, đính kèm các chứng từ giải trình và nộp lại hồ sơ sớm nhất có thể để không ảnh hưởng đến luồng hàng.
4. Làm thế nào để đảm bảo hồ sơ được phê duyệt 100%?
Để tránh việc hồ sơ thông báo cơ sở sản xuất bị trả về, doanh nghiệp nên xây dựng một quy trình chuẩn bị chuyên nghiệp:
-
Thẩm định trước: Tự thực hiện kiểm kê máy móc và kiểm tra tính pháp lý của hợp đồng thuê xưởng trước khi nộp thông báo.
-
Tư vấn chuyên môn: Đối với doanh nghiệp mới, việc nhờ các đơn vị có kinh nghiệm trong dịch vụ thông quan tư vấn bộ hồ sơ năng lực là vô cùng cần thiết.
-
Minh bạch số liệu: Luôn chuẩn bị sẵn sàng hồ sơ nhân lực (hợp đồng lao động, bảng lương) để chứng minh dây chuyền sản xuất đang hoạt động thực tế.
Hồ sơ thông báo cơ sở sản xuất là văn bản pháp lý quan trọng quyết định quyền lợi miễn thuế của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ các nguyên nhân bị trả về không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các sai sót hành chính mà còn là cơ hội để chuẩn hóa quy trình sản xuất nội bộ. Hãy luôn đảm bảo rằng mọi thông tin khai báo đều dựa trên năng lực sản xuất thực tế và tuân thủ tuyệt đối các văn bản hướng dẫn của cơ quan Hải quan.
5. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics
Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.
Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:
- Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
- Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
- Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
- Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.
Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.
Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:
- Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
- Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
- Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
- Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.
Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.
Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?
- Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
- Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
- Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
- Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.
Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.
>> Xem thêm:
- Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị Khi Hải Quan Kiểm Tra Cơ Sở Sản Xuất – 5 Điểm Doanh Nghiệp Phải Biết
- Hồ sơ pháp lý khi đăng ký hợp đồng gia công với hải quan: 12 giấy tờ bắt buộc và 6 lưu ý then chốt
- Thủ tục nhập khẩu ủy thác: 8 hạng mục hồ sơ cần có khi làm ủy thác nhập khẩu hàng hóa
Liên hệ ngay để được tư vấn
📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: khaibaohaiquanvn.com/
📞 Hotline/Zalo: 0902 916 031
📧 Email: khaibaohaiquan@lenguyentst.com.vn
Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics
Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.
Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.