0961 296 889
marketing@lenguyentst.com.vn
Bị truy thu thuế VAT có thể khiến doanh nghiệp thiệt hại lớn. Cập nhật quy định mới và cách chuẩn bị hồ sơ để tránh bị truy thu thuế đầu vào.
Bị truy thu thuế VAT đang là nỗi lo của nhiều doanh nghiệp, mua bán hàng hóa quy mô lớn. Khi bị phát hiện hồ sơ, hóa đơn hoặc chứng từ không hợp lệ, doanh nghiệp có thể bị truy thu toàn bộ phần thuế VAT đầu vào. Thậm chí bị xử phạt hành chính kèm tiền chậm nộp.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định mới, cách chuẩn bị hồ sơ thuế VAT đầu vào, và những lợi ích khi tránh bị truy thu thuế trong thực tế.
1. Quy định mới về quản lý thuế theo Nghị định 70/2025
Theo Nghị định 70, việc kiểm tra, xác minh, truy thu thuế VAT đầu vào được mở rộng phạm vi. Điều này bao gồm cả hoạt động nhập khẩu, ủy thác và dịch vụ trung gian. Cơ quan thuế có quyền đối chiếu thông tin từ hóa đơn điện tử, tờ khai hải quan và chứng từ thanh toán để xác định tính hợp lệ.
Các doanh nghiệp bị truy thu thuế VAT chủ yếu rơi vào nhóm có hồ sơ không đồng nhất hoặc thiếu minh chứng nguồn gốc hàng hóa. Do đó, quy định mới yêu cầu doanh nghiệp phải đảm bảo dữ liệu hóa đơn – hợp đồng – chứng từ thanh toán trùng khớp 100% khi kê khai thuế đầu vào.
Một thay đổi quan trọng khác là việc áp dụng hệ thống phân tích rủi ro tự động. Cơ quan thuế sẽ phân loại doanh nghiệp dựa trên mức độ rủi ro kê khai, từ đó lựa chọn kiểm tra đột xuất. Các doanh nghiệp có tần suất giao dịch lớn, kê khai chênh lệch hoặc hoàn thuế cao sẽ nằm trong nhóm cần giám sát đặc biệt.
Nếu phát hiện sai phạm, cơ quan thuế có thể truy thu toàn bộ thuế VAT đầu vào của các kỳ liên quan. Vì vậy, doanh nghiệp cần chủ động nắm bắt quy định mới để giảm thiểu rủi ro ngay từ khâu lập hồ sơ.
2. Cách chuẩn bị hồ sơ để tránh bị truy thu thuế VAT đầu vào
Muốn không bị truy thu thuế VAT, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát hồ sơ chặt chẽ và đảm bảo tính đồng bộ giữa các chứng từ. Dưới đây là 5 bước quan trọng giúp chuẩn bị hồ sơ đạt chuẩn.
2.1. Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử
Mọi hóa đơn VAT đầu vào phải có mã xác thực của cơ quan thuế và đầy đủ thông tin. Thông tin đầy đủ gồm mã số thuế, ngày lập, hàng hóa, giá trị, và thuế suất. Doanh nghiệp nên tra cứu định kỳ trên hệ thống để đảm bảo hóa đơn không bị hủy hoặc sai thông tin người bán.
Nếu phát hiện sai sót, cần lập biên bản điều chỉnh và cập nhật tờ khai thuế kịp thời. Việc này giúp chứng minh thiện chí và tránh bị coi là kê khai sai.
2.2. Đảm bảo chứng từ thanh toán hợp pháp
Theo quy định, chỉ các khoản thanh toán qua ngân hàng mới được khấu trừ thuế VAT đầu vào. Doanh nghiệp cần lưu giữ sao kê ngân hàng, ủy nhiệm chi hoặc giấy báo nợ làm bằng chứng. Nếu thanh toán bằng tiền mặt vượt 20 triệu đồng, phần VAT sẽ không được khấu trừ.
Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế VAT, do không chứng minh được dòng tiền thanh toán hợp pháp.
2.3. Rà soát hợp đồng và chứng từ nhập khẩu
Đối với doanh nghiệp nhập khẩu, cần đảm bảo đồng bộ thông tin. Nghĩa là hợp đồng mua bán, vận đơn, tờ khai hải quan và hóa đơn thương mại thống nhất về số lượng, đơn giá và mã hàng. Nếu có thay đổi, phải khai bổ sung đúng thời hạn quy định tại Nghị định 70/2025.
Việc lưu trữ hồ sơ hải quan đầy đủ giúp chứng minh nguồn gốc hàng hóa và hợp thức hóa thuế VAT đầu vào, giảm nguy cơ bị phạt do kê khai sai.
2.4. Lưu trữ hồ sơ điện tử ít nhất 5 năm
Hồ sơ khai báo thuế phải được lưu giữ tối thiểu 5 năm kể từ ngày kê khai. Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý chứng từ điện tử để dễ tra cứu và trình bày khi có yêu cầu kiểm tra.
Hệ thống lưu trữ tự động giúp tránh mất mát dữ liệu, đồng thời bảo vệ doanh nghiệp trong trường hợp cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu.
2.5. Kiểm tra định kỳ và đối chiếu nội bộ
Trước mỗi kỳ kê khai, doanh nghiệp nên đối chiếu giữa hóa đơn đầu vào, hợp đồng, phiếu nhập kho và bảng kê mua hàng. Bất kỳ sai lệch nhỏ nào cũng có thể là nguyên nhân khiến cơ quan thuế nghi ngờ và tiến hành kiểm tra chuyên sâu.
Thực hiện kiểm toán nội bộ hoặc sử dụng dịch vụ kế toán – khai báo thuế chuyên nghiệp cũng là giải pháp an toàn, giúp đảm bảo hồ sơ đạt chuẩn.
3. Lợi ích khi chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn để tránh bị truy thu thuế
Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị truy thu thuế VAT mà còn mang lại nhiều lợi ích lâu dài cho hoạt động kinh doanh.
3.1. Giảm thiểu rủi ro kiểm tra và phạt chậm nộp
Doanh nghiệp có hồ sơ minh bạch, rõ ràng sẽ ít bị xếp vào nhóm rủi ro cao. Nhờ đó, tần suất bị thanh tra, kiểm tra thuế sẽ giảm đáng kể. Ngoài ra, việc tránh phát sinh tiền phạt và lãi truy thu giúp tiết kiệm hàng trăm triệu đồng mỗi năm.
3.2. Tăng uy tín khi hợp tác với đối tác và ngân hàng
Một hồ sơ kế toán – thuế minh bạch là cơ sở để đối tác tin tưởng khi ký hợp đồng lớn hoặc khi doanh nghiệp cần vay vốn ngân hàng. Các tổ chức tín dụng hiện nay đánh giá rất cao những doanh nghiệp tuân thủ thuế nghiêm túc và có báo cáo tài chính chuẩn hóa.
3.3. Hỗ trợ hoàn thuế nhanh và hợp lệ
Doanh nghiệp xuất khẩu hoặc có hoạt động đầu tư thường được hoàn thuế VAT. Khi hồ sơ được chuẩn bị đúng quy định, thời gian xử lý hồ sơ hoàn thuế có thể rút ngắn đến 30%. Đây là lợi thế giúp doanh nghiệp quay vòng vốn nhanh hơn.
3.4. Đảm bảo tuân thủ và phát triển bền vững
Tuân thủ quy định không chỉ để tránh bị phạt, mà còn giúp doanh nghiệp duy trì hình ảnh chuyên nghiệp, minh bạch trước cơ quan quản lý. Trong dài hạn, đây là nền tảng giúp doanh nghiệp phát triển ổn định, mở rộng quy mô và tránh rủi ro pháp lý.
4. Lê Nguyễn Transport & Logistics – Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài trọn gói, tối ưu chi phí và quy trình
Nếu doanh nghiệp bạn chưa có bộ phận xuất nhập khẩu riêng, hoặc muốn tối ưu nguồn lực, thuê ngoài là giải pháp hiệu quả. Lê Nguyễn Transport & Logistics với hơn 10 năm kinh nghiệm chính là đối tác đáng tin cậy để bạn giao phó toàn bộ thủ tục xuất nhập khẩu – từ A đến Z.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ XNK thuê ngoài trọn gói, bao gồm:
- Làm việc trực tiếp với nhà cung cấp nước ngoài: theo dõi tiến độ sản xuất và yêu cầu chứng từ chính xác.
- Kiểm tra chứng từ và đàm phán điều kiện giao hàng: tối ưu Incoterms và phương thức thanh toán quốc tế như T/T, L/C.
- Xây dựng giải pháp vận chuyển: lựa chọn tuyến đường, phương tiện và hãng vận tải hợp lý, giao nhanh và tiết kiệm.
- Thực hiện thủ tục hải quan: kê khai chính xác, xử lý hồ sơ nhanh, đảm bảo thông quan trơn tru, không phát sinh chi phí ẩn.
- Giao hàng tận kho: doanh nghiệp chỉ cần kiểm đếm và đưa vào sử dụng, không phải xử lý thêm giấy tờ.
Với kinh nghiệm dày dặn, Lê Nguyễn cam kết xử lý linh hoạt mọi tình huống phát sinh trong quá trình nhập khẩu. Chi phí dịch vụ luôn rõ ràng, minh bạch, không phụ phí bất ngờ.
Chúng tôi bảo hành quy trình, đồng thời hỗ trợ nếu có rủi ro trong vận chuyển hoặc thông quan. Lê Nguyễn không chỉ là một đơn vị giao nhận, mà còn là đối tác phòng XNK chiến lược đồng hành cùng doanh nghiệp trên mọi chặng đường phát triển.
Trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng tăng cường kiểm tra, việc bị truy thu thuế VAT có thể gây thiệt hại lớn cả về tài chính và uy tín doanh nghiệp.
Tuy nhiên, nếu chủ động chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn và lưu trữ đầy đủ, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tránh bị truy thu thuế và đảm bảo hoạt động hợp pháp, minh bạch.
> Xem thêm:
Vì sao hóa đơn đầu vào hợp lệ giúp shop dễ dàng Hoàn thuế VAT?
Nhập Khẩu Vật Liệu Composite: 4 Bước Thủ Tục Hải Quan Doanh Nghiệp Phải Biết
Tự làm thủ tục hay thuê ngoài dịch vụ hải quan – đâu là lựa chọn thông minh cho hộ kinh doanh nhỏ?
Liên hệ ngay để được tư vấn
📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn
Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics
Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.
Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.