Giải pháp giảm thiểu rủi ro mất mát nguyên liệu trong gia công hàng hóa: 4 hướng thực tế cho doanh nghiệp

Gia công hàng hóa luôn gắn với việc bên nhận giữ hộ một lượng lớn nguyên liệu sản xuất của đối tác, nên chỉ cần một lần mất nguyên liệu hay sai lệch số liệu là rủi ro mất mát tài chính và uy tín tăng lên rất nhanh. Khi xây dựng đúng quy trình, doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt nguyên liệu ngay từ khâu nhập, xuất và ghi nhận, đồng thời bảo vệ mình trước yêu cầu kiểm tra của đối tác và cơ quan hải quan.

1. Nhìn đúng bản chất rủi ro mất mát nguyên liệu trong gia công hàng hóa

Trong gia công hàng hóa, rủi ro mất mát thường bắt đầu từ cách nhận diện chưa rõ ràng giữa hao hụt kỹ thuật và mất nguyên liệu do quản lý kém. Hao hụt trong định mức, như bay hơi, cắt gọt, luôn tồn tại và cần được lượng hóa bằng định mức chuẩn. Phần vượt định mức hoặc chênh lệch không giải thích được mới là rủi ro mất mát thực sự cần xử lý.

Nguyên liệu sản xuất thường đi qua nhiều khâu, từ kho đến phân xưởng rồi sang các công đoạn gia công hàng hóa khác nhau. Bất cứ điểm đứt gãy nào trên hành trình này, như không có phiếu giao nhận rõ ràng, thiếu kiểm đếm hoặc không đối chiếu định kỳ, đều có thể biến thành rủi ro mất mát. Khi đó, rất khó phân biệt lỗi do quy trình hay do con người cố ý.

Một nhóm rủi ro mất mát khác đến từ môi trường bên ngoài, như cháy nổ, ngập nước, trộm cắp hoặc sự cố vận chuyển. Với gia công hàng hóa, phần lớn nguyên liệu sản xuất thuộc sở hữu bên đặt gia công, nên mọi mất nguyên liệu do các sự cố này đều có thể dẫn đến tranh chấp nếu không có thỏa thuận và bảo hiểm rõ ràng. Đây là lý do doanh nghiệp cần vừa quản trị nội bộ vừa chú trọng bảo hiểm tài sản.

Cuối cùng là rủi ro mất mát về mặt pháp lý. Nếu doanh nghiệp không ghi nhận đúng nguyên liệu sản xuất, không báo cáo kịp thời phần nguyên liệu dư thừa, phế liệu, phế phẩm, cơ quan hải quan có thể cho rằng doanh nghiệp đã sử dụng sai mục đích. Khi đó, gia công hàng hóa từ chỗ mang lại dòng thu ổn định lại trở thành gánh nặng vì phải truy thu thuế và chịu xử phạt. Chi tiết tại đây

Nhìn đúng bản chất rủi ro mất mát nguyên liệu trong gia công hàng hóa

2. Siết quản lý nguyên liệu sản xuất từ kho đến chuyền để hạn chế mất nguyên liệu

Giảm rủi ro mất mát luôn bắt đầu từ kho. Nguyên liệu sản xuất cần được phân khu rõ ràng, dán nhãn, đánh mã vị trí và ghi nhận nhập, xuất theo từng lô. Khi sơ đồ kho khoa học, việc tìm kiếm, kiểm đếm trở nên dễ dàng, thời gian kiểm kê rút ngắn, khả năng phát hiện mất nguyên liệu cũng cao hơn rất nhiều so với quản lý cảm tính.

Tại điểm giao giữa kho và sản xuất, mỗi lần xuất nguyên liệu sản xuất cần gắn với lệnh sản xuất, mã đơn hàng và định mức tiêu hao. Như vậy, doanh nghiệp biết rõ gia công hàng hóa cho đơn hàng nào đã sử dụng bao nhiêu nguyên liệu. Khi có chênh lệch, bạn có thể truy ngược về phiếu xuất, ca sản xuất hoặc nhóm công nhân thay vì chỉ thấy tổng thất thoát cuối kỳ.

Trong xưởng, giải pháp giảm thiểu rủi ro mất mát là chuẩn hóa quy trình thao tác, kiểm soát chuyển bàn, chuyển chuyền bằng phiếu điện tử hoặc mã vạch. Nguyên liệu sản xuất đi đến đâu cũng để lại dấu vết, giúp bạn nhìn rõ từng khâu trong gia công hàng hóa. Nhiều doanh nghiệp kết hợp đánh giá năng suất với tỷ lệ hao hụt để khuyến khích công nhân sử dụng nguyên liệu tiết kiệm và đúng kỹ thuật.

Kiểm kê định kỳ và đột xuất cũng là lớp phòng thủ quan trọng. Thay vì chỉ kiểm kê cuối năm, nhiều nơi chọn kiểm kê luân phiên theo nhóm nguyên vật liệu, kết hợp so sánh với báo cáo trên phần mềm. Khi phát hiện mất nguyên liệu ở mức nhỏ, doanh nghiệp có cơ hội chỉnh lại quy trình, tăng giám sát hoặc đào tạo lại nhân sự trước khi rủi ro mất mát trở thành “lỗ hổng” lớn.

3. Kết nối gia công hàng hóa với hệ thống báo cáo, đối tác và cơ quan hải quan

Trong gia công hàng hóa, việc chỉ quản lý trong kho là chưa đủ. Doanh nghiệp cần kết nối số liệu giữa kho, sản xuất, kế toán và bộ phận xuất nhập khẩu. Khi toàn bộ dòng nguyên liệu sản xuất được thể hiện rõ trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn, báo cáo sử dụng nguyên liệu và báo cáo quyết toán, mọi rủi ro mất mát đều được nhìn thấy bằng số liệu chứ không chỉ bằng cảm giác.

Với bên đặt gia công, minh bạch là chìa khóa. Doanh nghiệp nên thống nhất ngay từ hợp đồng về định mức tiêu hao, tỷ lệ hao hụt cho phép, cách xử lý phế liệu, phế phẩm và nguyên liệu dư thừa. Khi mất nguyên liệu vượt mức cho phép, bạn cần báo cáo sớm, kèm theo nguyên nhân và phương án khắc phục. Cách làm này giúp giảm căng thẳng, giữ được niềm tin dù gia công hàng hóa gặp sự cố.

Đối với cơ quan hải quan, dữ liệu là nền tảng để đánh giá rủi ro. Nếu doanh nghiệp quản lý nguyên liệu sản xuất rõ ràng, báo cáo quyết toán khớp với sổ kho và tờ khai, phần rủi ro mất mát được giải thích bằng định mức và chứng từ hợp lệ, doanh nghiệp thường được xếp vào nhóm tuân thủ tốt. Khi đó, tần suất kiểm tra, thanh tra sẽ ít hơn, giúp hoạt động gia công hàng hóa ổn định và dự đoán được.

Cuối cùng, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý kho, quản lý sản xuất có tích hợp theo dõi nguyên liệu sản xuất theo lô và theo đơn hàng. Khi mọi biến động đều lên hệ thống, việc phát hiện mất nguyên liệu ở mức bất thường trở nên nhanh hơn nhiều so với cách kiểm tra sổ sách thủ công. Đây là xu hướng được nhiều đơn vị khuyến nghị khi muốn giảm rủi ro trong chuỗi cung ứng.

Kết nối gia công hàng hóa với hệ thống báo cáo, đối tác và cơ quan hải quan

4. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.

Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:

Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.

Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.

Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:

Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.

Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.

Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?

Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.

Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.

>> Xem thêm:

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.

Hai Anh, Thủ tục nhập khẩu, Thủ tục xuất khẩu, Tin tức