Cách hạch toán hàng mẫu nhập khẩu phi mậu dịch: 4 bước kế toán cần biết để tránh sai sót

Cách hạch toán hàng mẫu nhập khẩu phi mậu dịch là quy trình kế toán phức tạp nhưng lại vô cùng quan trọng với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.

Việc ghi nhận đúng nghiệp vụ không chỉ giúp quản lý tài chính hiệu quả mà còn tránh rủi ro về thuế và pháp lý. Cùng khám phá 4 bước chuẩn xác để thực hiện hạch toán loại hàng hóa đặc biệt này.

1. Tổng quan về hàng mẫu nhập khẩu phi mậu dịch

Cách hạch toán hàng mẫu nhập khẩu phi mậu dịch đòi hỏi hiểu rõ bản chất loại hình nhập khẩu không nhằm mục đích thương mại, mà chủ yếu phục vụ quảng bá, thử nghiệm sản phẩm.

Các doanh nghiệp thường nhận hàng mẫu từ đối tác nước ngoài để nghiên cứu, kiểm định hoặc trưng bày tại hội chợ. Những lô hàng này không phát sinh thanh toán tiền hàng.

Mặc dù không mua bán, nhưng vẫn phải khai báo hải quan và ghi nhận đúng trong sổ sách kế toán. Đây là thách thức không nhỏ với bộ phận kế toán doanh nghiệp.

Kế toán dịch vụ chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp làm đúng ngay từ đầu, từ đó tránh bị truy thu thuế hoặc bị phạt hành chính khi cơ quan thuế kiểm tra.

2. Cách hạch toán hàng mẫu nhập khẩu phi mậu dịch theo từng bước

2.1 Ghi nhận khi nhận được hàng mẫu

Cách hạch toán hàng mẫu nhập khẩu phi mậu dịch ở bước đầu tiên là ghi nhận lô hàng như một khoản hàng tồn kho không có giá trị mua bán, nhưng vẫn cần xác định giá trị để phục vụ quản lý nội bộ.

Thông thường, kế toán sử dụng giá ước tính hoặc giá trị khai báo hải quan để định khoản. Nghiệp vụ như sau:

Nợ TK 156 (Giá trị hàng mẫu)
Có TK 3388 hoặc 711 (Ghi nhận hàng nhận không tính tiền)

2.2 Hạch toán chi phí liên quan

Dịch vụ kế toán thuế khuyến nghị doanh nghiệp hạch toán đầy đủ các chi phí phát sinh như thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, phí vận chuyển, kiểm dịch (nếu có).

Nợ TK 156, 1331 (thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 111, 112, 331 (thanh toán chi phí)

Dù là hàng mẫu phi mậu dịch, nếu có hóa đơn và chứng từ hợp lệ, thuế GTGT vẫn được khấu trừ bình thường.

2.3 Khi sử dụng hoặc phân bổ hàng mẫu

Tùy vào mục đích sử dụng, kế toán ghi nhận chi phí phù hợp. Nếu dùng cho nghiên cứu sản phẩm hoặc chạy thử thiết bị:

Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) hoặc 154 (Chi phí sản xuất, nếu phù hợp)
Có TK 156

Nếu hàng mẫu dùng để tặng, trưng bày quảng bá, có thể ghi nhận vào chi phí bán hàng.

Cách hạch toán hàng mẫu nhập khẩu phi mậu dịch theo từng bước

2.4 Khi trả lại hoặc tiêu hủy hàng mẫu

Một số trường hợp doanh nghiệp buộc phải tiêu hủy hoặc trả lại hàng mẫu do không đạt yêu cầu. Lúc này cần có biên bản tiêu hủy hoặc hồ sơ xuất trả, đồng thời hạch toán:

Nợ TK 811 (Chi phí khác – nếu tiêu hủy)
Có TK 156

Việc tiêu hủy hoặc trả lại cần báo cáo hải quan theo đúng quy định. Kế toán dịch vụ sẽ hỗ trợ soạn thảo chứng từ, làm việc với cơ quan chức năng để đảm bảo quy trình hợp lệ.

3. Lưu ý về thuế và rủi ro kế toán khi hạch toán hàng mẫu

3.1 Rủi ro về thuế GTGT

Cách hạch toán hàng mẫu nhập khẩu phi mậu dịch nếu không khéo léo có thể dẫn đến việc không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào hoặc bị truy thu do không đủ chứng từ.

Một số doanh nghiệp tự hạch toán giá trị thấp hoặc bỏ qua chi phí liên quan – điều này ảnh hưởng đến tính hợp lý của chi phí và gây thiệt hại khi quyết toán thuế.

Dịch vụ quyết toán thuế thu nhập cá nhân hoặc doanh nghiệp thường kiểm tra lại kỹ lưỡng những khoản hàng nhập phi mậu dịch để đảm bảo không bị loại trừ khỏi chi phí được khấu trừ.

Lưu ý về thuế và rủi ro kế toán khi hạch toán hàng mẫu

3.2 Cẩn trọng với quy định hải quan

Dù là hàng mẫu, vẫn cần có tờ khai hải quan phi mậu dịch (mã loại hình A44). Nếu doanh nghiệp xử lý không đúng, có thể bị phạt vì nhập khẩu không khai báo.

Dịch vụ kế toán thuế chuyên nghiệp có thể hỗ trợ kiểm tra bộ chứng từ gồm invoice, packing list, vận đơn, phiếu giao nhận hàng, đảm bảo hợp lệ cho cả mục đích kế toán và pháp lý.

4. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.

Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:

Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.

Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.

Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:

Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.

Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.

Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?

Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.

Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.

>> Xem thêm:

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.

Bản tin thị trường, Thủ tục nhập khẩu, Thủ tục xuất khẩu