7 điều cần tuân thủ về kho nguyên liệu và nơi sản xuất trong hợp đồng gia công

Trong hợp đồng gia công, việc quản lý kho nguyên liệu và nơi sản xuất đóng vai trò then chốt để đảm bảo tuân thủ quy định của hải quan và chất lượng sản phẩm. Doanh nghiệp cần chú trọng các điều kiện bảo quản, quy định về vệ sinh, cũng như thủ tục đăng ký kho với cơ quan quản lý.

Bài viết này sẽ chỉ ra 7 điều cần tuân thủ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và vận hành hiệu quả hơn trong hoạt động gia công.

1. Kho nguyên liệu và nơi sản xuất là gì?

Kho nguyên liệu và nơi sản xuất là hai yếu tố bắt buộc phải khai báo rõ ràng trong hợp đồng gia công. Đây là cơ sở để cơ quan hải quan kiểm tra, giám sát việc nhập – xuất – tồn của nguyên liệu, cũng như quy trình sản xuất hàng gia công.

Kho nguyên liệu là khu vực dùng để lưu trữ, bảo quản vật tư, linh kiện nhập khẩu phục vụ sản xuất. Nơi sản xuất là địa điểm doanh nghiệp thực hiện các công đoạn gia công, lắp ráp hoặc hoàn thiện sản phẩm theo hợp đồng.

Cả hai khu vực này phải đáp ứng điều kiện bảo quản và quy định về vệ sinh, đồng thời phải đăng ký cụ thể với chi cục hải quan quản lý trước khi thực hiện hợp đồng.

2. Phải đăng ký địa điểm kho và nơi sản xuất với hải quan

Theo quy định tại Điều 56 Nghị định 69/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp nhận gia công phải đăng ký địa chỉ kho nguyên liệu và nơi sản xuất với cơ quan hải quan.

Mỗi khi thay đổi hoặc mở rộng kho, doanh nghiệp cần gửi thông báo bằng văn bản, kèm bản vẽ sơ đồ mặt bằng, hình ảnh, hợp đồng thuê kho (nếu có). Hải quan sẽ kiểm tra thực tế để xác nhận tính hợp lệ.

Việc đăng ký đúng giúp doanh nghiệp thuận lợi trong quá trình thanh khoản, kiểm tra và tránh bị xử phạt do khai sai địa điểm.

3. Đảm bảo điều kiện bảo quản nguyên liệu đúng quy định

Nguyên vật liệu nhập khẩu để gia công thường có giá trị cao hoặc dễ hư hỏng. Vì vậy, doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt điều kiện bảo quản như:

Nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hàng.
Có hệ thống kệ, pallet, và phương tiện vận chuyển nội bộ đạt chuẩn.
Khu vực lưu trữ hóa chất, linh kiện điện tử, hoặc thực phẩm phải tách biệt rõ ràng.
Có sổ theo dõi nhập – xuất – tồn kho chi tiết.

Đây là một trong những yếu tố quan trọng khi hải quan hoặc đối tác nước ngoài tiến hành kiểm tra thực tế.

4. Tuân thủ quy định về vệ sinh và an toàn lao động

Kho nguyên liệu và nơi sản xuất phải đảm bảo quy định về vệ sinh công nghiệp, bao gồm:

Hệ thống thông gió, chiếu sáng và xử lý chất thải đạt chuẩn.
Có khu vực bảo hộ lao động, phòng cháy chữa cháy đầy đủ.
Khu vực sản xuất và kho phải được dọn dẹp thường xuyên, không để hàng hóa lẫn lộn.

Đối với hàng hóa thực phẩm, mỹ phẩm, hoặc sản phẩm có yếu tố ảnh hưởng sức khỏe, doanh nghiệp cần có chứng nhận điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm (VSATTP) hoặc giấy phép tương đương.

Tuân thủ quy định về vệ sinh và an toàn lao động

5. Không được thay đổi vị trí kho và nơi sản xuất khi chưa thông báo

Một lỗi phổ biến khiến doanh nghiệp bị xử phạt là tự ý thay đổi kho nguyên liệu hoặc nơi sản xuất mà không đăng ký lại với hải quan.

Nếu phát hiện vi phạm, hải quan có thể đình chỉ tờ khai, không cho thông quan hoặc truy thu thuế đối với lượng nguyên liệu không chứng minh được nguồn gốc.

Do đó, khi có bất kỳ thay đổi nào về vị trí hoặc quy mô, doanh nghiệp phải lập hồ sơ thông báo và được cơ quan hải quan xác nhận trước khi sử dụng.

6. Quản lý kho bằng phần mềm hoặc sổ theo dõi định kỳ

Để đáp ứng yêu cầu kiểm tra, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý kho nguyên liệu và nơi sản xuất nhằm đảm bảo minh bạch, dễ đối chiếu số liệu.

Thông tin cần có: số lô hàng, mã nguyên liệu, ngày nhập, ngày xuất, số lượng còn lại và công đoạn sử dụng.
Trong trường hợp chưa có hệ thống điện tử, doanh nghiệp có thể dùng sổ theo dõi thủ công nhưng phải được cập nhật thường xuyên, có chữ ký xác nhận của người phụ trách.

7. Chuẩn bị hồ sơ và chứng từ khi hải quan kiểm tra

Cơ quan hải quan có quyền kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất kho nguyên liệu và nơi sản xuất của doanh nghiệp nhận gia công.
Do đó, doanh nghiệp cần lưu sẵn các chứng từ sau:

Bản đăng ký kho và nơi sản xuất đã được hải quan xác nhận.
Hợp đồng gia công và phụ lục kèm theo.
Phiếu nhập – xuất kho, bảng định mức, sổ theo dõi tồn kho.
Biên bản kiểm tra gần nhất (nếu có).

Việc chuẩn bị kỹ hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp thể hiện sự tuân thủ, giảm rủi ro bị nghi ngờ gian lận nguyên liệu hoặc sản phẩm.

Kho nguyên liệu và nơi sản xuất là yếu tố cốt lõi trong mọi hợp đồng gia công. Việc tuân thủ đầy đủ điều kiện bảo quản, quy định về vệ sinh và quy trình đăng ký với hải quan không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp mà còn tạo uy tín, minh bạch khi hợp tác với đối tác quốc tế.

8. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.

Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:

Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.

Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.

Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:

Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.

Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.

Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?

Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.

Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.

>> Xem thêm:

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.

Phuong Thuy, Thủ tục nhập khẩu, Thủ tục xuất khẩu, Tin tức