5 bước liên kết mã hợp đồng gia công và mã tờ khai hải quan trên hệ thống VNACCS/VCIS

Khi thực hiện thủ tục gia công xuất nhập khẩu, việc liên kết mã hợp đồng gia công với tờ khai hải quan trên hệ thống VNACCS là bước bắt buộc để đảm bảo dữ liệu thống nhất và được thông quan nhanh chóng.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp lỗi do thao tác sai hoặc chưa nắm rõ quy trình trên hải quan điện tử. Bài viết này hướng dẫn chi tiết 5 bước liên kết mã hợp đồng gia công đúng quy định, giúp doanh nghiệp thực hiện dễ dàng và chính xác.

1. Liên kết mã hợp đồng gia công là gì?

Liên kết mã hợp đồng gia công là thao tác kỹ thuật trên hệ thống VNACCS/VCIS giúp gắn thông tin hợp đồng đã đăng ký với từng tờ khai hải quan cụ thể.

Khi doanh nghiệp nhập khẩu nguyên liệu hoặc xuất khẩu sản phẩm gia công, hệ thống sẽ yêu cầu khai báo mã hợp đồng tương ứng. Việc liên kết đúng giúp hải quan điện tử tự động nhận diện, đối chiếu và theo dõi lượng nguyên liệu – sản phẩm theo từng hợp đồng, đảm bảo minh bạch và thống nhất dữ liệu.

Nếu không liên kết hoặc liên kết sai, tờ khai có thể bị từ chối, gây chậm trễ trong quá trình thông quan hoặc bị nghi ngờ gian lận nguyên liệu.

2. Khi nào cần thực hiện liên kết mã hợp đồng gia công?

Doanh nghiệp cần thực hiện liên kết mã hợp đồng gia công trong các trường hợp sau:

Khi đăng ký tờ khai hải quan nhập khẩu nguyên liệu, vật tư, máy móc phục vụ sản xuất hàng gia công.
Khi làm tờ khai xuất khẩu sản phẩm gia công hoàn thiện.
Khi khai báo tờ khai tái nhập hoặc tái xuất trong trường hợp sản phẩm bị trả lại, hoặc nguyên liệu dư thừa.
Khi khai báo thanh khoản hợp đồng trên hệ thống VNACCS/VCIS.

Liên kết đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp dễ dàng tổng hợp dữ liệu khi làm báo cáo quyết toán hoặc thanh khoản sau này.

3. 5 bước liên kết mã hợp đồng gia công và mã tờ khai hải quan trên hệ thống VNACCS/VCIS

Bước 1: Đăng nhập hệ thống VNACCS/VCIS

Sử dụng tài khoản doanh nghiệp đã đăng ký với Tổng cục Hải quan để truy cập hệ thống hải quan điện tử.
Tại giao diện chính, chọn mục “Quản lý hợp đồng gia công”.

Bước 2: Chọn hợp đồng gia công cần liên kết

Trong danh sách hợp đồng đã đăng ký, chọn đúng mã hợp đồng gia công cần liên kết.
Kiểm tra lại thông tin hợp đồng gồm: số, ngày đăng ký, chi cục quản lý, bên đặt gia công và bên nhận gia công.

Bước 3: Mở tờ khai hải quan liên quan

Truy cập phần “Khai báo tờ khai nhập khẩu/xuất khẩu”.
Điền thông tin cơ bản của lô hàng, sau đó đến mục “Liên kết hợp đồng gia công”.
Tại đây, nhập mã hợp đồng tương ứng để hệ thống gắn tự động vào tờ khai.

Bước 4: Kiểm tra và xác nhận thông tin

Trước khi gửi tờ khai, doanh nghiệp cần kiểm tra lại:

Mã hợp đồng đã khớp với số hợp đồng đăng ký.
Chi cục hải quan tiếp nhận trùng khớp với nơi đăng ký hợp đồng.
Hệ thống không báo lỗi về “Mã hợp đồng không tồn tại” hoặc “Không khớp chi cục quản lý”.
Nếu đúng, nhấn “Gửi” để hệ thống VNACCS ghi nhận liên kết.

Bước 5: Lưu hồ sơ và theo dõi kết quả phản hồi

Sau khi liên kết thành công, hệ thống sẽ gửi phản hồi xác nhận điện tử.
Doanh nghiệp cần in và lưu biên nhận điện tử, đồng thời theo dõi trạng thái tờ khai để đảm bảo dữ liệu đã đồng bộ.

Khi hoàn thành, tờ khai hải quan sẽ hiển thị thông tin hợp đồng gia công liên kết ngay trong phần “Chi tiết hợp đồng”.

5 bước liên kết mã hợp đồng gia công và mã tờ khai hải quan trên hệ thống VNACCS/VCIS

4. Những lỗi thường gặp khi liên kết mã hợp đồng gia công

Một số lỗi phổ biến khiến doanh nghiệp không thể liên kết mã hợp đồng thành công gồm:

Sai số hợp đồng hoặc khai nhầm chi cục hải quan.
Hợp đồng chưa được phê duyệt hoặc chưa cập nhật lên hệ thống VNACCS.
Khai sai loại hình tờ khai (ví dụ: A11 thay vì E21).
Thiếu phụ lục hợp đồng hoặc chưa cập nhật thông tin mới sau khi sửa đổi.

Khi gặp lỗi, doanh nghiệp cần rà soát lại hồ sơ, liên hệ với bộ phận IT hoặc chi cục hải quan quản lý để điều chỉnh.

Thực hiện đúng quy trình liên kết mã hợp đồng gia công và mã tờ khai hải quan trên hệ thống VNACCS/VCIS giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, đảm bảo hồ sơ hợp lệ và tránh sai sót khi khai báo hải quan điện tử. Đây là bước quan trọng để quản lý minh bạch, thuận tiện trong quá trình thanh khoản hợp đồng và kiểm tra sau thông quan.

5. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.

Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:

Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.

Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.

Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:

Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.

Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.

Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?

Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.

Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.

>> Xem thêm:

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.

Phuong Thuy, Thủ tục nhập khẩu, Thủ tục xuất khẩu, Tin tức