Xuất trả lại hàng cho nhà cung cấp 2025: 4 bước thực hiện, quy định và hóa đơn trả hàng

Xuất trả lại hàng cho nhà cung cấp, hướng dẫn hóa đơn trả hàng theo thông tư 78, giải đáp hàng bán trả lại có xuất hóa đơn, đảm bảo đúng quy định thuế.

Xuất trả lại hàng cho nhà cung cấp là nghiệp vụ xảy ra khi doanh nghiệp nhận hàng nhưng phải trả lại vì không đạt yêu cầu, hết hạn hoặc giao nhầm. Quy trình này liên quan đến hải quan, vận tải, và đặc biệt là cách xuất hóa đơn trả hàng đúng quy định. Bài viết sau sẽ hướng dẫn quy trình, giải thích xuất trả hàng theo thông tư 78, và giải đáp việc hàng bán trả lại có xuất hóa đơn hay không.

1. Khi nào phải xuất trả lại hàng cho nhà cung cấp?

1.1 Lý do xuất trả lại hàng

Các doanh nghiệp thường xuất trả lại hàng cho nhà cung cấp trong những trường hợp như:

Hàng hóa không đạt chất lượng, sai quy cách hoặc hỏng hóc.
Nhà cung cấp giao nhầm mã hàng, số lượng, thông số khác đơn đặt hàng.
Hàng gần hết hạn hoặc không đáp ứng yêu cầu kiểm định.
Khách hàng hủy đơn hàng sau khi nhập hàng.
Bất kỳ lý do nào dẫn tới việc trả hàng phải được thỏa thuận với nhà cung cấp và lập biên bản rõ ràng. Khi thực hiện, doanh nghiệp cần tuân thủ quy định về xuất trả hàng theo thông tư 78 và các văn bản liên quan.

1.2 Điều kiện để xuất trả hàng

Để xuất trả lại hàng cho nhà cung cấp, doanh nghiệp phải:

Có thỏa thuận trả hàng với nhà cung cấp (biên bản hoặc phụ lục hợp đồng).
Hàng hóa còn nguyên niêm phong hoặc chứng minh được lỗi khách quan.
Chưa sử dụng hoặc tiêu thụ tại thị trường Việt Nam.
Lập hồ sơ đầy đủ: hợp đồng, chứng từ nhập, biên bản trả hàng, hóa đơn mua, kết quả kiểm định (nếu có).
Tuân thủ đúng điều kiện giúp doanh nghiệp được phép trả hàng và giảm rủi ro tranh chấp.

Khi nào phải xuất trả lại hàng cho nhà cung cấp?

2. Cách xuất hóa đơn trả hàng và quy định theo Thông tư 78

2.1 Khi nào xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế?

Trường hợp hàng trả lại thuộc hóa đơn điện tử đã lập, doanh nghiệp có hai lựa chọn:

Hóa đơn điều chỉnh: giảm số lượng, giá trị hàng, nêu lý do “trả lại hàng” và liên kết đến số hóa đơn ban đầu. Đây là phương án được nhiều doanh nghiệp áp dụng vì giữ nguyên số hóa đơn và dễ quản lý.
Hóa đơn thay thế: phát hành hóa đơn mới với số lượng đã giảm, ghi chú “thay thế hóa đơn số… ngày…” và hủy hóa đơn cũ. Thường dùng khi toàn bộ hàng bị trả lại.

Người bán phải đảm bảo hóa đơn điện tử có đầy đủ dữ liệu và gửi cho bên mua để hạch toán. Bên mua dùng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế làm căn cứ ghi giảm chi phí hoặc trả lại.

2.2 Hướng dẫn theo Thông tư 78

Thông tư 78/2021/TT‑BTC quy định: hóa đơn điện tử được cấp mã của cơ quan thuế phải có đầy đủ thông tin; khi xuất trả lại hàng cho nhà cung cấp, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc hóa đơn thay thế để ghi nhận giao dịch trả hàng. Thông tư cũng hướng dẫn trường hợp sử dụng chứng từ điện tử: nếu hóa đơn gốc trước đó chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể sửa trực tiếp mà không cần hóa đơn điều chỉnh; nếu đã gửi, phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Điều quan trọng là người bán cần ghi rõ nguyên nhân trả hàng và tỷ lệ thuế suất như hóa đơn gốc. Các doanh nghiệp nên tham khảo hướng dẫn cụ thể từ Cục Thuế địa phương để tránh sai sót.

2.3 Hàng bán trả lại có xuất hóa đơn không?

Nhiều doanh nghiệp lo ngại khi trả hàng có cần xuất hóa đơn. Câu trả lời: hàng bán trả lại có xuất hóa đơn. Bên bán vẫn phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế để giảm doanh thu; bên mua không lập hóa đơn. Quy định này bảo đảm doanh thu và thuế giá trị gia tăng được điều chỉnh chính xác.

Doanh nghiệp cần lưu giữ hồ sơ, biên bản trả hàng và hóa đơn gốc để chứng minh khi kiểm tra thuế. Việc lập hóa đơn trả hàng đúng quy định cũng giúp doanh nghiệp được ghi nhận đầu vào hợp lệ khi hạch toán.

Cách xuất hóa đơn trả hàng và quy định theo Thông tư 78

3. Quy trình xuất trả hàng thực tế với nhà cung cấp

3.1 Bước 1: Thỏa thuận trả hàng và lập biên bản

Trước khi xuất trả lại hàng cho nhà cung cấp, doanh nghiệp phải thông báo với nhà cung cấp về lỗi hàng hóa; hai bên thống nhất việc trả lại và lập biên bản ghi rõ số lượng, lý do, điều kiện đóng gói, giao nhận, chi phí vận chuyển. Biên bản là căn cứ pháp lý khi lập hóa đơn và làm thủ tục hải quan.

3.2 Bước 2: Chuẩn bị chứng từ và khai báo hải quan

Doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ gồm:

Hợp đồng mua bán và hóa đơn gốc.
Biên bản trả hàng, biên bản kiểm tra chất lượng.
Hóa đơn trả hàng (điều chỉnh hoặc thay thế).
Tờ khai xuất khẩu, vận đơn và packing list.
Khi khai báo hải quan, doanh nghiệp chọn loại hình xuất trả lại hàng cho nhà cung cấp. Khai đúng mã HS, trị giá, chi phí vận chuyển và ghi rõ lý do trả hàng trong ô ghi chú.

3.3 Bước 3: Vận chuyển và thông quan xuất

Doanh nghiệp đóng gói hàng theo yêu cầu; lập niêm phong và chuyển đến cảng hoặc sân bay. Đối với hàng nhập đường biển, cần đặt hãng tàu (Shipping Line) để lấy booking và thanh toán cước. Hàng trả thường được miễn thuế xuất khẩu (do trước đó đã nộp thuế nhập khẩu), nhưng phải đóng phí dịch vụ và làm thủ tục thông quan.

Nếu xuất qua đường hàng không, cần làm thủ tục với hãng bay và nộp phụ phí. Bên bán (nhà cung cấp) sẽ nhận lại hàng và thực hiện thủ tục nhập khẩu tại nước họ.

3.4 Bước 4: Hoàn tất thủ tục và hạch toán

Sau khi hàng được xuất trả, doanh nghiệp lưu giữ bộ chứng từ: hóa đơn trả hàng, biên bản trả hàng, tờ khai xuất khẩu, chứng từ vận tải và thư xác nhận từ nhà cung cấp khi nhận hàng. Hạch toán giảm hàng tồn kho, điều chỉnh chi phí và thuế. Nếu đã thu tiền của bên mua, phải làm thủ tục hoàn hoặc bù trừ tiền. Bên cung cấp căn cứ hóa đơn và chứng từ để giảm doanh thu và điều chỉnh thuế tại nước họ.

Quy trình xuất trả hàng thực tế với nhà cung cấp

4. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.

Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:

Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.

Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.

Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:

Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.

Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.

Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?

Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.

Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.

>> Xem thêm:

7 lỗi thường gặp khi khai báo hải quan và cách phòng tránh hiệu quả

4 hệ lụy nghiêm trọng khi hàng bị truy thu thuế do sai mã HS và cách phòng tránh

4 Nguyên Tắc Khi Thỏa Thuận Cước Biển Với Hãng Tàu – Tránh Mất Tiền Oan!

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.

Hai Anh, Pháp lý, Tin tức