Xuất khẩu hàng mẫu không thanh toán: 4 lưu ý quan trọng bạn không được bỏ qua

Xuất khẩu hàng mẫu không thanh toán cần lưu ý gì? Hướng dẫn đầy đủ thủ tục hải quan, quy định thuế, hình thức khai báo theo đúng loại hình E62.

Xuất khẩu hàng mẫu không thanh toán là một hoạt động thường gặp trong giao thương quốc tế, đặc biệt với doanh nghiệp sản xuất, thương mại có nhu cầu gửi mẫu sản phẩm ra nước ngoài để chào hàng, thử nghiệm thị trường. Tuy nhiên, việc không phát sinh giá trị thanh toán không đồng nghĩa với miễn nghĩa vụ pháp lý hay thủ tục hải quan đơn giản. Nếu không hiểu rõ quy định, doanh nghiệp có thể gặp rắc rối về thuế nhập khẩu hàng mẫu khi tái nhập, hay sai phạm về hình thức thanh toán quốc tế.

1. Bản chất và vai trò của việc xuất khẩu hàng mẫu không thanh toán

Xuất khẩu hàng mẫu không thanh toán là hình thức gửi sản phẩm ra nước ngoài không nhằm mục đích mua bán, không có thanh toán quốc tế. Thông thường, doanh nghiệp thực hiện hoạt động này để tiếp thị, thử nghiệm chất lượng sản phẩm hoặc chào hàng với đối tác nước ngoài.

Dù không có giá trị thanh toán, nhưng đây vẫn là hoạt động xuất khẩu chính thức, cần khai báo đúng loại hình hải quan (mã E62). Việc không thực hiện đúng thủ tục hải quan sẽ dẫn đến rủi ro bị xử phạt hành chính, hoặc không được cấp mã C/O, ảnh hưởng tới các bước giao dịch sau này.

Hoạt động này không được miễn kiểm tra chuyên ngành nếu mặt hàng nằm trong danh mục kiểm tra bắt buộc. Do đó, doanh nghiệp vẫn phải chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, bao gồm: hợp đồng (nếu có), invoice thể hiện trị giá 0, packing list, văn bản đề nghị gửi mẫu và tờ khai hải quan điện tử.

2. Hướng dẫn thủ tục hải quan khi xuất khẩu hàng mẫu không thanh toán

Để tránh sai sót, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ thủ tục hải quan theo loại hình E62 như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ khai báo
– Tờ khai hải quan theo mã loại hình E62
– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (nếu không có hợp đồng)
– Invoice thể hiện giá trị 0 hoặc trị giá ước tính (để phục vụ mục đích khai báo)
– Packing list, bảng kê chi tiết hàng hóa
– Văn bản đề nghị xuất khẩu hàng mẫu của doanh nghiệp
– Giấy phép xuất khẩu (nếu hàng nằm trong danh mục quản lý)

Bước 2: Nộp hồ sơ và khai báo tại hệ thống hải quan điện tử
– Doanh nghiệp sử dụng phần mềm ECUS hoặc các công cụ tương thích để truyền tờ khai
– Chọn đúng loại hình E62 và mã lý do không thanh toán
– Kiểm tra kỹ thông tin: số lượng, đơn vị tính, trị giá = 0 hoặc giá tham khảo

Bước 3: Kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu có chỉ định)
– Hàng mẫu có thể bị yêu cầu kiểm tra nếu thuộc danh mục kiểm tra chuyên ngành
– Doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn chứng từ gốc, ảnh sản phẩm và quy trình đóng gói

Hướng dẫn thủ tục hải quan khi xuất khẩu hàng mẫu không thanh toán

Bước 4: Thông quan và vận chuyển
– Sau khi hệ thống xác nhận, doanh nghiệp mang hàng đến cảng/xuất khẩu qua đường hàng không
– Lưu ý bảo quản hàng hóa tránh sai lệch với mô tả đã khai báo

3. Những rủi ro và sai lầm thường gặp khi xuất khẩu hàng mẫu

Không ghi rõ lý do không thanh toán trong invoice hoặc hợp đồng:
Nhiều doanh nghiệp chỉ lập invoice trắng (0 đồng) mà không đính kèm văn bản xác minh đây là hàng mẫu. Điều này có thể khiến cơ quan hải quan nghi ngờ về giao dịch trá hình hoặc chuyển giá.

Sử dụng sai mã loại hình khi khai báo:
Thay vì chọn E62, một số doanh nghiệp chọn nhầm mã E54 (tạm xuất) hoặc E42 (xuất kinh doanh), dẫn đến lệch dữ liệu hệ thống, gây khó khăn khi quyết toán sau này.

Không lưu chứng từ lưu vết cho đợt kiểm tra sau:
Hàng mẫu nếu không được theo dõi chặt chẽ có thể bị nghi ngờ là hàng kinh doanh trá hình, nhất là khi có tình trạng nhập khẩu trở lại không đồng bộ, hoặc không khai báo đúng giá trị. Điều này khiến việc xử lý thuế nhập khẩu hàng mẫu gặp trở ngại.

Những rủi ro và sai lầm thường gặp khi xuất khẩu hàng mẫu

Bỏ qua yếu tố thanh toán quốc tế và quản lý ngoại hối
Mặc dù không có thanh toán thực tế, nhưng một số thị trường yêu cầu chứng từ ngoại hối đầy đủ trong hồ sơ nhập khẩu tại đầu bên kia. Nếu không chuẩn bị sẵn các tài liệu như thư mời gửi mẫu, văn bản cam kết không thanh toán, doanh nghiệp có thể mất cơ hội xuất hàng vì vướng thủ tục.

4. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.

Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:

Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.
Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.

Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:

Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.
Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.

Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?

Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.

Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.

Doanh nghiệp cần coi việc xuất khẩu hàng mẫu không thanh toán như một nghiệp vụ nghiêm túc, bởi bất kỳ sai sót nào trong thủ tục hay chứng từ đều có thể ảnh hưởng đến hình ảnh, tiến độ giao hàng và độ tin cậy với đối tác quốc tế. Việc hiểu rõ và tuân thủ các quy định là nền tảng để xây dựng một chuỗi cung ứng hiệu quả, minh bạch và bền vững. Khi không chắc chắn, hãy chọn giải pháp thuê ngoài chuyên nghiệp để tránh rủi ro pháp lý và tối ưu vận hành logistics.

>> Xem thêm:

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.