5 bước thực hiện thủ tục xuất trả nguyên liệu, vật tư cho thương nhân nước ngoài

Thủ tục xuất trả nguyên liệu cho thương nhân nước ngoài là một nghiệp vụ quan trọng trong hoạt động gia công. Trong quá trình sản xuất, doanh nghiệp có thể phải xuất trả vật tư, nguyên liệu thừa, lỗi kỹ thuật hoặc do hủy hợp đồng. Việc thực hiện đúng thủ tục hải quan và khai báo hải quan theo quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về thuế mà còn đảm bảo hồ sơ chứng từ minh bạch khi kiểm tra sau thông quan.

1. Xác định nguyên nhân và điều kiện được xuất trả nguyên liệu

Doanh nghiệp chỉ được thực hiện thủ tục xuất trả nguyên liệu khi có lý do hợp lý và được thương nhân nước ngoài đồng ý bằng văn bản.
Một số trường hợp được phép xuất trả gồm:

Nguyên liệu nhập khẩu dư thừa so với định mức gia công.
Nguyên liệu không đạt chất lượng, không phù hợp với yêu cầu sản xuất.
Hợp đồng gia công bị hủy hoặc chấm dứt trước thời hạn.
Doanh nghiệp chuyển giao đơn hàng gia công cho đối tác khác theo thỏa thuận.

👉 Ở bước này, doanh nghiệp cần lập biên bản xác nhận và thông báo cho cơ quan hải quan quản lý hợp đồng gia công để tránh bị xem là xuất khẩu trái phép.

2. Chuẩn bị hồ sơ thủ tục hải quan xuất trả

Bộ hồ sơ khai báo hải quan khi xuất trả nguyên liệu bao gồm:

Văn bản đề nghị xuất trả nguyên liệu, vật tư của doanh nghiệp.
Văn bản đồng ý của thương nhân nước ngoài.
Bảng kê chi tiết số lượng, chủng loại nguyên liệu cần xuất trả.
Hợp đồng gia công hoặc phụ lục hợp đồng thể hiện rõ nguồn gốc nguyên liệu.
Tờ khai nhập khẩu ban đầu, chứng từ nộp thuế (nếu có).
Giấy phép, kiểm định (nếu mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành).

📌 Cơ quan hải quan sẽ căn cứ hồ sơ này để đối chiếu với dữ liệu nhập khẩu ban đầu, xác định lượng nguyên liệu hợp lệ được phép xuất trả.

Chuẩn bị hồ sơ thủ tục hải quan xuất trả

3. Thực hiện khai báo hải quan điện tử và thông quan

Doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan trên hệ thống VNACCS/VCIS theo mã loại hình E52 – Xuất trả nguyên liệu, vật tư nhập khẩu để gia công.
Một số lưu ý quan trọng:

Ghi rõ số hợp đồng gia công, số tờ khai nhập khẩu tương ứng.
Số lượng xuất trả không được vượt quá lượng nhập khẩu thực tế.
Hàng xuất trả phải được lưu trong kho và chịu giám sát của hải quan cho đến khi thông quan hoàn tất.
Nếu phát hiện chênh lệch số lượng hoặc chủng loại, doanh nghiệp cần giải trình ngay để tránh vi phạm.

Sau khi tờ khai được thông quan, doanh nghiệp có thể tiến hành vận chuyển hàng ra cảng xuất.

4. Vận chuyển và bàn giao cho thương nhân nước ngoài

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, doanh nghiệp tiến hành:

Đóng gói, dán nhãn và niêm phong theo yêu cầu của hải quan.
Vận chuyển hàng đến cảng xuất hoặc kho ngoại quan theo chỉ định.
Cung cấp chứng từ cho thương nhân nước ngoài: Invoice, Packing list, vận đơn (Bill of Lading), tờ khai xuất khẩu.
Cập nhật tình trạng lô hàng trong hệ thống và lưu hồ sơ tối thiểu 5 năm.

👉 Việc bàn giao và xác nhận với đối tác cần có chứng từ ký nhận rõ ràng để đảm bảo tính pháp lý.

Vận chuyển và bàn giao cho thương nhân nước ngoài

5. Hoàn tất hồ sơ lưu trữ và báo cáo quyết toán hợp đồng

Sau khi xuất trả nguyên liệu, doanh nghiệp cần:

Ghi nhận lượng nguyên liệu xuất trả trong báo cáo quyết toán hợp đồng gia công.
Cập nhật lại định mức và lượng nguyên liệu tồn kho.
Lưu hồ sơ xuất trả, tờ khai hải quan, chứng từ vận chuyển.
Báo cáo với cơ quan hải quan trong kỳ quyết toán để được chấp nhận trừ lượng nguyên liệu đã xuất trả khỏi nghĩa vụ thuế.

💡 Đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tránh bị truy thu thuế hoặc bị xem là tiêu thụ nội địa trái phép.

Việc thực hiện đúng thủ tục xuất trả nguyên liệu cho thương nhân nước ngoài không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định thủ tục hải quan, mà còn là minh chứng về sự chuyên nghiệp và minh bạch trong hoạt động gia công xuất khẩu. Để đảm bảo quy trình diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên có đơn vị logistics – hải quan chuyên nghiệp hỗ trợ khai báo và xử lý hồ sơ trọn gói.

6. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.

Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:

Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.

Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.

Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:

Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.

Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.

Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?

Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.

Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.

>> Xem thêm:

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.

Phuong Thuy, Thủ tục nhập khẩu, Thủ tục xuất khẩu, Tin tức