4 Bước Trong Quy Trình Kiểm Tra Hợp Quy Mà Doanh Nghiệp Cần Nắm Rõ

Quy trình kiểm tra hợp quy là bắt buộc đối với nhiều sản phẩm nhập khẩu và sản xuất trong nước trước khi lưu thông trên thị trường. Nắm rõ quy định, chuẩn bị đúng hồ sơ kiểm tra hợp quy và thực hiện đúng trình tự giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt hoặc trì hoãn thông quan.

Tìm hiểu 4 bước chính trong quy trình kiểm tra hợp quy, bao gồm: đăng ký kiểm tra, lập hồ sơ, kiểm tra thực tế và cấp chứng nhận hợp quy. Cập nhật quy định mới nhất 2025.

1. Kiểm tra hợp quy là gì và khi nào cần thực hiện?

Quy trình kiểm tra hợp quy là một chuỗi hoạt động bắt buộc nhằm xác nhận sản phẩm có phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) hay không. Việc này không chỉ đảm bảo an toàn cho người tiêu dùng mà còn giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa hàng hóa trong hệ thống thương mại.

Theo quy định hiện hành, tất cả sản phẩm thuộc danh mục bắt buộc phải công bố hợp quy đều phải trải qua quy trình kiểm tra này trước khi đưa ra thị trường. Một số mặt hàng phổ biến cần kiểm tra hợp quy gồm: đồ điện tử, thiết bị viễn thông, vật liệu xây dựng, sản phẩm dệt may, hóa chất, phân bón…

Nếu không thực hiện đúng đăng ký kiểm tra hợp quy, doanh nghiệp có thể bị buộc tái xuất hoặc tiêu hủy hàng hóa ngay tại cửa khẩu. Việc này gây tổn thất lớn về chi phí vận chuyển, lưu kho và mất uy tín với đối tác.

2. Các bước trong quy trình kiểm tra hợp quy

Toàn bộ quy trình kiểm tra hợp quy thường diễn ra theo 4 bước sau:

Bước 1: Đăng ký kiểm tra hợp quy
Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký tại các cơ quan chỉ định hoặc tổ chức chứng nhận hợp quy được Nhà nước cấp phép. Tại bước này, bắt buộc phải xác định chính xác mã HS, nhóm hàng và quy chuẩn áp dụng.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ kiểm tra hợp quy
Một bộ hồ sơ kiểm tra hợp quy bao gồm: đơn đăng ký kiểm tra, bản sao hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, phiếu đóng gói, catalogue sản phẩm, tài liệu kỹ thuật, và bản sao kết quả thử nghiệm (nếu có). Những hồ sơ không đầy đủ, sai mẫu sẽ bị từ chối xử lý.

Bước 3: Kiểm tra và lấy mẫu
Cơ quan chức năng sẽ đến kho hàng để kiểm tra trực tiếp và lấy mẫu sản phẩm đem đi thử nghiệm tại phòng thí nghiệm được công nhận. Quá trình này có thể kéo dài từ 3–10 ngày tùy loại hàng và số lượng mẫu.

Các bước trong quy trình kiểm tra hợp quy

Bước 4: Cấp chứng nhận hợp quy
Nếu mẫu đạt yêu cầu, doanh nghiệp được cấp chứng nhận hợp quy (Certificate of Conformity – COC). Đây là điều kiện bắt buộc để tiếp tục thực hiện các thủ tục hải quan, lưu thông hàng hóa hoặc công bố hợp quy lên nhãn mác sản phẩm.

3. Những lưu ý khi đăng ký kiểm tra hợp quy

Doanh nghiệp cần cẩn trọng trong từng khâu đăng ký kiểm tra hợp quy, bởi chỉ cần sai một thông tin về mã HS, quy chuẩn hoặc mẫu nhãn sản phẩm cũng có thể dẫn đến việc kiểm định bị treo, gây chậm tiến độ nhập khẩu.

Một số sản phẩm nhập khẩu nhưng có dấu hiệu dùng trong sản xuất trong nước vẫn phải chứng nhận hợp quy, nếu thuộc danh mục kiểm soát chặt của Bộ Khoa học & Công nghệ hoặc Bộ Công thương.

Ngoài ra, các trường hợp đã được chứng nhận hợp quy nhưng thay đổi nhà sản xuất, thay đổi mã linh kiện hoặc công thức cũng phải thực hiện lại quy trình kiểm tra. Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn điều này nên dễ bị truy thu hoặc bị từ chối thông quan.

Những lưu ý khi đăng ký kiểm tra hợp quy

Hồ sơ kiểm tra hợp quy cần đảm bảo rõ ràng, có đối chiếu chính xác giữa chứng từ nhập khẩu và nội dung thể hiện trên mẫu sản phẩm. Nếu không khớp, doanh nghiệp phải giải trình và nộp bổ sung tài liệu giải thích.

4. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.

Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:

Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.
Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.

Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:

Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.
Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.

Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?

Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.

Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.

>> Xem thêm:

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.