Những mức phạt nặng khi sử dụng hóa đơn không hợp pháp: 3 điều doanh nghiệp phải nhớ

Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không hợp pháp có thể bị phạt tới 50 triệu đồng/lần vi phạm, kèm biện pháp buộc hủy hóa đơn đã dùng. Cá nhân vi phạm bị phạt bằng 1/2 mức của tổ chức. Bài viết tóm lược hành vi bị coi là trái quy định, mức phạt hóa đơn không hợp pháp và biện pháp khắc phục hậu quả hóa đơn theo quy định hiện hành.

“Sử dụng hóa đơn không hợp pháp” và “sử dụng không hợp pháp hóa đơn” là hai nhóm hành vi thường khiến nhiều chủ shop và kế toán nhầm lẫn. Hậu quả không chỉ là tiền phạt mà còn buộc hủy hóa đơn đã dùng, ảnh hưởng trực tiếp đến sổ sách và nghĩa vụ thuế. Dưới đây là 3 phần cốt lõi bạn cần nắm thật chắc.

1) Thế nào là sử dụng hóa đơn không hợp pháp?

Theo quy định, các trường hợp sau bị coi là sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp:

Dùng hóa đơn, chứng từ giả.
Dùng hóa đơn chưa có giá trị sử dụng hoặc đã hết giá trị sử dụng.
Dùng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế, trừ khi cơ quan thuế thông báo cho phép dùng.
Hóa đơn điện tử chưa đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế trong trường hợp phải có mã.
Hóa đơn có ngày lập rơi vào thời điểm bên bán không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
Các trường hợp cơ quan thuế/công an/cơ quan chức năng kết luận là hóa đơn không hợp pháp. Chi tiết tại đây

Ghi nhớ: chỉ cần rơi vào một trong các dấu hiệu trên, hành vi đã bị xếp vào “sử dụng hóa đơn không hợp pháp” – rủi ro tiền phạt là rất lớn.

Thế nào là sử dụng hóa đơn không hợp pháp?

2) Thế nào là sử dụng không hợp pháp hóa đơn?

Các hành vi sau bị coi là sử dụng không hợp pháp hóa đơn (khác với nhóm trên):

Hóa đơn không ghi đủ nội dung bắt buộc, hoặc tẩy xóa/sửa chữa sai quy định.
Hóa đơn khống, lập hóa đơn giả, hoặc phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh.
Hóa đơn có chênh lệch giá trị/sai tiêu thức bắt buộc giữa các liên.
Quay vòng hóa đơn khi vận chuyển, hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa/dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa/dịch vụ khác.
Dùng hóa đơn/chứng từ của tổ chức, cá nhân khác để hợp thức hóa đầu vào/đầu ra (trừ hóa đơn cơ quan thuế phát hành hoặc trường hợp được ủy nhiệm hợp lệ).
Các trường hợp bị cơ quan thuế/công an/cơ quan chức năng kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn.

Thực tế, nhiều sai sót tưởng “nhỏ” (thiếu nội dung bắt buộc, sửa hóa đơn sai cách) vẫn bị xếp vào sử dụng không hợp pháp hóa đơn và có mức xử phạt riêng.

3) Mức phạt nặng khi sử dụng hóa đơn không hợp pháp (và khi sử dụng không hợp pháp hóa đơn)

Theo quy định hiện hành:

Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn nêu tại Điều 4. Đây là mức phạt hóa đơn không hợp pháp áp dụng cho tổ chức.
Cá nhân vi phạm cùng hành vi bị phạt bằng 1/2 mức phạt của tổ chức.
Biện pháp khắc phục hậu quả hóa đơn: Buộc hủy hóa đơn đã sử dụng.

Khi nào không áp dụng mức phạt ở khung trên?

Khung phạt nêu trên không áp dụng nếu rơi vào hai tình huống đặc thù sau (sẽ chuyển sang điều khoản xử lý khác):

Người mua chứng minh lỗi thuộc về bên bán và đã hạch toán đầy đủ theo quy định; trường hợp này sẽ áp dụng theo nhóm quy định về khai thuế.
Hành vi dùng hóa đơn không hợp pháp để khai thuế làm giảm số thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được hoàn/miễn/giảm; trường hợp này áp dụng theo điều khoản xử lý về khai thuế tương ứng.

Tóm gọn: mức phạt hóa đơn không hợp pháp 20–50 triệu đồng không phải lúc nào cũng áp, vì có trường hợp sẽ chuyển sang khung xử lý khai thuế (nặng – nhẹ tùy tình tiết). Doanh nghiệp cần rà soát kỹ để áp đúng điều khoản.

Checklist phòng ngừa rủi ro (áp dụng thực tế)

Đăng ký, sử dụng đúng loại hóa đơn điện tử (có/không có mã) theo quy định – đừng phát hành khi chưa đăng ký.
Kiểm tra tình trạng hoạt động của bên bán tại địa chỉ đăng ký trước khi nhận hóa đơn đầu vào.
Lập đủ nội dung bắt buộc, tránh tẩy xóa/sửa chữa thủ công; nếu sai, xử lý điều chỉnh/thu hồi theo đúng hướng dẫn thay vì “chữa cháy”.
Không “mượn” hóa đơn của đơn vị khác, không quay vòng hóa đơn, không lập hóa đơn khống.
Khi nghi ngờ rơi vào nhóm sử dụng không hợp pháp hóa đơn, hãy dừng sử dụng, rà soát chứng từ và làm việc sớm với cơ quan thuế để giảm thiểu thiệt hại, vì biện pháp khắc phục hậu quả hóa đơn có thể là buộc hủy hóa đơn đã dùng.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1) “Hóa đơn khống” bị xử lý theo nhóm nào?
→ Thuộc sử dụng không hợp pháp hóa đơn (lập nghiệp vụ không có thật một phần/toàn bộ). Khi bị phát hiện, ngoài mức phạt hóa đơn không hợp pháp, còn có nguy cơ chuyển sang khung xử lý khai thuế nếu làm giảm thuế phải nộp/tăng thuế hoàn.

2) Cá nhân và tổ chức mức phạt khác nhau thế nào?
→ Cá nhân bị phạt 1/2 mức của tổ chức (tối đa 25 triệu đồng thay vì 50 triệu đồng cho mỗi lần vi phạm).

3) Luôn luôn bị phạt 20–50 triệu?
→ Không. Nếu thuộc trường hợp lỗi bên bán và người mua hạch toán đầy đủ, hoặc thuộc nhóm khai thuế làm giảm/tăng nghĩa vụ, sẽ áp dụng điều khoản khác thay vì khung phạt trên.

Mức phạt nặng khi sử dụng hóa đơn không hợp pháp (và khi sử dụng không hợp pháp hóa đơn)

4. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.

Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:

Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.

Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.

Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:

Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.

Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.

Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?

Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.

Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.

>> Xem thêm:

Hóa Đơn Thương Mại Cần Những Gì – 5 Điều Cần Biết Và Hướng Dẫn Từ A Đến Z Cho Doanh Nghiệp Xuất Nhập Khẩu

Xuất xứ hàng hóa Việt Nam sang Trung Quốc: Vấn đề nóng 2025

Bị phạt gần 2,8 tỷ đồng: Bài học từ sai phạm hải quan May Xuất khẩu Phan Thiết (PTG)

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.

Bản tin thị trường, Hai Anh, Tin tức