Mã định danh là gì? 4 bước lấy mã định danh trên phần mềm ECUS

Mã định danh là một thành phần quan trọng trong quy trình khai báo hải quan điện tử, giúp định danh hàng hóa chính xác và rút ngắn thời gian thông quan. Việc hiểu và sử dụng đúng mã định danh giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, hạn chế sai sót và tuân thủ quy định hải quan.

Mã định danh là mã số giúp định danh hàng hóa trên hệ thống hải quan. Tìm hiểu cách lấy mã định danh trên phần mềm ECUS nhanh chóng và chính xác.

1. Mã định danh là gì? Vì sao doanh nghiệp cần hiểu rõ?

Mã định danh là một chuỗi ký tự được Tổng cục Hải quan cấp để nhận dạng lô hàng, doanh nghiệp hoặc loại hình trong quá trình khai báo. Mã này giúp hệ thống điện tử tự động định danh hàng hóa, hỗ trợ công tác phân luồng và kiểm tra nhanh chóng.

Việc sử dụng đúng cách giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng bị từ chối tờ khai, tiết kiệm thời gian thông quan và tuân thủ chuẩn mực quản lý nhà nước về xuất nhập khẩu.

Mã định danh không chỉ giúp xác thực hàng hóa mà còn là yếu tố bắt buộc khi thực hiện thủ tục qua phần mềm khai báo hải quan như ECUS. Sai mã hoặc thiếu mã có thể dẫn đến lỗi hệ thống và buộc phải khai lại.

Ngoài ra, với hàng hóa cần kiểm tra chuyên ngành, đây là chìa khóa để kết nối với dữ liệu của các bộ, ngành liên quan, đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh gọn trên một nền tảng tích hợp.

2. Hướng dẫn 4 bước lấy mã định danh trên phần mềm ECUS

Để lấy mã định danh trên phần mềm khai báo hải quan ECUS, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình gồm 4 bước sau:

Bước 1: Truy cập vào phần mềm ECUS, đăng nhập bằng tài khoản đã được Tổng cục Hải quan cấp, chọn chức năng “Lấy mã định danh” trong menu quản lý hồ sơ.

Bước 2: Chọn loại hồ sơ phù hợp (ví dụ: C/O, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch…), sau đó nhập đầy đủ thông tin hàng hóa, loại hình và mã số doanh nghiệp nếu hệ thống yêu cầu.

Bước 3: Nhấn “Lấy mã”, phần mềm ECUS sẽ tự động kết nối với hệ thống Hải quan quốc gia và trả về mã định danh tương ứng trong vài giây nếu thông tin hợp lệ.

Bước 4: Sao chép mã định danh vừa nhận để nhập vào tờ khai hải quan hoặc các biểu mẫu liên quan, đảm bảo đồng bộ dữ liệu trong toàn bộ quá trình xử lý lô hàng.

Hướng dẫn 4 bước lấy mã định danh trên phần mềm ECUS

Lưu ý rằng thông tin nhập vào hệ thống cần chính xác tuyệt đối. Mỗi loại chứng từ hoặc yêu cầu kiểm tra chuyên ngành sẽ cần một mã định danh riêng biệt, không dùng chung giữa các bộ hồ sơ.

3. Những lỗi thường gặp và mẹo xử lý khi lấy mã định danh

Một số doanh nghiệp gặp lỗi khi lấy mã định danh do nhập sai thông tin hàng hóa, mã HS hoặc loại hình. Khi xảy ra lỗi này, hệ thống ECUS sẽ không phản hồi mã và báo lỗi định dạng.

Trường hợp bị lỗi “không nhận mã định danh từ hệ thống”, cần kiểm tra lại kết nối mạng và đảm bảo phần mềm ECUS đã cập nhật phiên bản mới nhất. Việc sử dụng phiên bản cũ có thể gây ra xung đột dữ liệu và không kết nối được với hệ thống Hải quan.

Một mẹo hiệu quả là lưu trữ toàn bộ mã định danh theo từng mặt hàng hoặc loại chứng từ trong một file quản lý riêng. Việc này giúp tra cứu nhanh, tránh việc khai sai và tiết kiệm thời gian cho bộ phận xuất nhập khẩu.

Những lỗi thường gặp và mẹo xử lý khi lấy mã định danh

Cuối cùng, nên phối hợp với nhà cung cấp phần mềm hoặc chuyên viên hải quan để được hỗ trợ kỹ thuật khi gặp lỗi liên tục trong quá trình lấy mã định danh hoặc khai báo hồ sơ phức tạp.

4. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.

Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa: hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất. Chúng tôi xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, kho ngoại quan, kiểm tra chuyên ngành và tư vấn xin cấp C/O cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng chuẩn quốc tế.

Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp
Chúng tôi đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan chức năng, kiểm tra hồ sơ, hoàn thiện chứng từ từ hợp đồng đến vận đơn, theo dõi tiến độ vận chuyển, xử lý các vấn đề phát sinh trong thông quan. Mô hình thuê ngoài giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt, tiết kiệm nguồn lực nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả tối đa trong chuỗi cung ứng.

Vì sao chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?
Chúng tôi cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá, mỗi khách hàng đều có chuyên viên theo dõi riêng, hỗ trợ từ A đến Z. Mạng lưới quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc giúp mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics. Lê Nguyễn không chỉ là đơn vị cung cấp dịch vụ, chúng tôi là đối tác chiến lược đồng hành cùng doanh nghiệp bạn.

>> Xem thêm:

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.