3 Cách Khiếu Nại Hoặc Giải Trình Với Hải Quan Khi Bị Kiểm Tra

Khiếu nại hoặc giải trình với hải quan là bước quan trọng giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi khi bị kiểm tra. Tìm hiểu lý do, rủi ro và cách xử lý đúng.

Khiếu nại hoặc giải trình với hải quan giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu bảo vệ quyền lợi khi bị kiểm tra hoặc xử phạt. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn lúng túng trong việc giải trình với cơ quan chức năng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ lý do bị kiểm tra, rủi ro khi bị kiểm tra. Đồng thời là hướng dẫn chi tiết cách khiếu nại với hải quan để xử lý tình huống đúng quy định.

1. Lý do doanh nghiệp bị kiểm tra và yêu cầu giải trình

Cơ quan hải quan chỉ yêu cầu doanh nghiệp khiếu nại hoặc giải trình với hải quan khi phát hiện dấu hiệu nghi ngờ. Đây có thể là dấu hiệu trong hồ sơ khai báo, hoặc khi có sự sai lệch giữa tờ khai và thực tế hàng hóa. Dưới đây là những lý do phổ biến:

• Khai sai mã HS hoặc trị giá tính thuế. Nếu doanh nghiệp khai thiếu thuế, hải quan sẽ yêu cầu giải trình để xác minh tính hợp pháp của hồ sơ. 
• Khai báo không thống nhất giữa các loại giấy tờ. Đặc biệt hiện nay, nhà nước đang áp dụng nghị định 70/2025 để xử phạt những lô hàng không rõ nguồn gốc, sai thông tin.
• Khi doanh nghiệp bị nghi ngờ gian lận thương mại. Đặc biệt với hàng nhập khẩu từ các quốc gia đang được hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định thương mại. Những trường hợp này thường yêu cầu doanh nghiệp giải trình bằng văn bản để chứng minh tính minh bạch trong giao dịch.
• Doanh nghiệp cũng có thể bị kiểm tra nếu thường xuyên thay đổi địa chỉ kinh doanh. 
• Và một trường hợp khác là người đại diện pháp luật hoặc có lịch sử vi phạm. 

Việc hiểu rõ lý do bị kiểm tra sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc chuẩn bị chứng từ và đối thoại với cơ quan chức năng.

2. Rủi ro khi bị kiểm tra và không giải trình kịp thời

Khi bị yêu cầu khiếu nại hoặc giải trình với hải quan, nếu doanh nghiệp không phản hồi đúng thời hạn, có thể dẫn đến nhiều rủi ro: 

• Đầu tiên là bị đình chỉ thông quan hoặc bị áp mức thuế cao hơn tạm thời. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng và uy tín của doanh nghiệp với khách hàng.
• Một rủi ro khác là bị truy thu thuế và phạt vi phạm hành chính. Nếu doanh nghiệp không chứng minh được tính chính xác của hồ sơ, cơ quan hải quan có thể ấn định thuế lại và truy thu phần chênh lệch, kèm theo phạt 10–20% tùy mức độ.
• Trường hợp nghiêm trọng hơn, doanh nghiệp có thể bị chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra. Khi đó, không chỉ ảnh hưởng đến tài chính, mà còn tác động đến uy tín pháp nhân.
• Ngoài ra, nếu không thực hiện đúng quy trình khiếu nại hoặc giải trình với hải quan, doanh nghiệp sẽ mất quyền được xem xét lại quyết định xử phạt. Điều này khiến việc kháng nghị sau đó trở nên khó khăn và tốn kém hơn.

Vì vậy, khi nhận được yêu cầu từ hải quan, doanh nghiệp cần bình tĩnh rà soát hồ sơ, xác định nguyên nhân và chuẩn bị văn bản giải trình càng sớm càng tốt để tránh rủi ro phát sinh.

3. Cách khiếu nại với hải quan đúng quy định

Để thực hiện khiếu nại hoặc giải trình với hải quan đúng quy định, doanh nghiệp cần tuân theo các bước cụ thể về thời gian, hình thức và nội dung.

Bước 1: Xác định nguyên nhân và chuẩn bị hồ sơ

Trước hết, doanh nghiệp cần đọc kỹ văn bản yêu cầu từ hải quan, xác định rõ lý do bị kiểm tra. Sau đó, thu thập các chứng từ liên quan gồm tờ khai hải quan, hóa đơn, hợp đồng, vận đơn và chứng nhận xuất xứ (C/O). Việc có đầy đủ chứng từ giúp doanh nghiệp chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa.

Nếu có sai sót nhỏ trong khai báo, doanh nghiệp có thể tự điều chỉnh và nộp lại hồ sơ kèm bản giải trình nguyên nhân. Cơ quan hải quan thường chấp nhận các trường hợp sai sót không mang tính gian lận.

Bước 2: Nộp đơn khiếu nại hoặc giải trình

Theo quy định, doanh nghiệp có thể nộp đơn khiếu nại hoặc giải trình với hải quan trực tiếp tại chi cục nơi làm thủ tục hoặc qua Cổng dịch vụ công của Tổng cục Hải quan. Văn bản cần ghi rõ nội dung yêu cầu, căn cứ pháp lý và các chứng cứ đi kèm.

Thời hạn giải quyết khiếu nại cấp đầu tiên là 30 ngày (có thể kéo dài đến 45 ngày nếu vụ việc phức tạp). Trong thời gian chờ xử lý, doanh nghiệp nên chủ động phối hợp, cung cấp thêm thông tin khi được yêu cầu để rút ngắn thời gian xem xét.

Bước 3: Theo dõi và xử lý kết quả

Sau khi nộp đơn, doanh nghiệp cần theo dõi tiến trình giải quyết. Nếu không đồng ý với quyết định của hải quan, doanh nghiệp có quyền khiếu nại lên cấp cao hơn hoặc khởi kiện ra tòa hành chính theo Luật Khiếu nại.

Việc duy trì thái độ hợp tác, chuyên nghiệp trong suốt quá trình giải trình giúp doanh nghiệp ghi điểm với cơ quan quản lý, đồng thời giảm khả năng bị áp dụng các biện pháp xử phạt nghiêm khắc hơn.

4. Lê Nguyễn Transport & Logistics – Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài trọn gói, tối ưu chi phí và quy trình

Nếu doanh nghiệp bạn chưa có bộ phận xuất nhập khẩu riêng, hoặc muốn tối ưu nguồn lực, thuê ngoài là giải pháp hiệu quả. Lê Nguyễn Transport & Logistics với hơn 10 năm kinh nghiệm chính là đối tác đáng tin cậy để bạn giao phó toàn bộ thủ tục xuất nhập khẩu – từ A đến Z.

Chúng tôi cung cấp dịch vụ XNK thuê ngoài trọn gói, bao gồm:

• Làm việc trực tiếp với nhà cung cấp nước ngoài: theo dõi tiến độ sản xuất và yêu cầu chứng từ chính xác.
• Kiểm tra chứng từ và đàm phán điều kiện giao hàng: tối ưu Incoterms và phương thức thanh toán quốc tế như T/T, L/C.
• Xây dựng giải pháp vận chuyển: lựa chọn tuyến đường, phương tiện và hãng vận tải hợp lý, giao nhanh và tiết kiệm.
• Thực hiện thủ tục hải quan: kê khai chính xác, xử lý hồ sơ nhanh, đảm bảo thông quan trơn tru, không phát sinh chi phí ẩn.
• Giao hàng tận kho: doanh nghiệp chỉ cần kiểm đếm và đưa vào sử dụng, không phải xử lý thêm giấy tờ.

Với kinh nghiệm dày dặn, Lê Nguyễn cam kết xử lý linh hoạt mọi tình huống phát sinh trong quá trình nhập khẩu. Chi phí dịch vụ luôn rõ ràng, minh bạch, không phụ phí bất ngờ.

Chúng tôi bảo hành quy trình, đồng thời hỗ trợ nếu có rủi ro trong vận chuyển hoặc thông quan. Lê Nguyễn không chỉ là một đơn vị giao nhận, mà còn là đối tác phòng XNK chiến lược đồng hành cùng doanh nghiệp trên mọi chặng đường phát triển.

Việc khiếu nại hoặc giải trình với hải quan là trách nhiệm của doanh nghiệp trong hoạt động xuất nhập khẩu. Hiểu rõ lý do bị kiểm tra, nhận diện rủi ro khi bị kiểm tra và nắm vững cách khiếu nại với hải quan sẽ giúp doanh nghiệp xử lý nhanh gọn, giảm thiểu thiệt hại và duy trì uy tín trong kinh doanh quốc tế.

Việc nắm rõ quy trình khiếu nại – giải trình chính giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó trên thị trường xuất nhập khẩu.

> Xem thêm: 

Điều khoản khiếu nại trong hợp đồng ngoại thương: 4 yếu tố doanh nghiệp không được bỏ sót

Hội Xuất Nhập Khẩu TP.HCM Kiến Nghị “Nóng” Về Thủ Tục Hải Quan Năm 2025

Hải Quan Tháo Gỡ Vướng Mắc Thủ Tục Thông Quan Xuất Nhập Khẩu Hàng Hóa Năm 2025

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

• Khai báo hải quan
• Giấy chứng nhận xuất xứ C/O
• Kiểm tra chuyên ngành

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.