Hóa đơn đầu vào quan trọng thế nào khi shop cần vay vốn ngân hàng? 7 điều phải biết trước khi nộp hồ sơ

Hóa đơn đầu vào là “bằng chứng sống” về doanh thu – chi phí, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng phê duyệt và hạn mức khi vay vốn doanh nghiệp vừa và nhỏ; bài viết hướng dẫn cách lấy hóa đơn đầu vào hợp lý, chuẩn bị hồ sơ doanh nghiệp vay tín chấp ngân hàng và tối ưu thủ tục vay vốn doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quy định mới.

1) Hóa đơn đầu vào là gì? Nghị định 70 đang “siết chặt” hóa đơn điện tử ra sao?

Hóa đơn đầu vào là chứng từ do nhà cung cấp phát hành, ghi nhận hàng hóa/dịch vụ, giá, thuế và thông tin người mua. Với ngân hàng, đây là dữ liệu xác thực cho dòng tiền và sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.

Từ 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, bổ sung nhiều quy định về hóa đơn điện tử, thời điểm lập, và các trường hợp bị ngừng sử dụng hóa đơn. Điều này khiến hóa đơn đầu vào phải chuẩn chỉnh hơn về thời điểm, nội dung, định danh. Chi tiết tại đây

Nghị định 70 quy định chặt chẽ thời điểm lập hóa đơn theo thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/quyền sử dụng; mở rộng các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử nếu vi phạm. Doanh nghiệp cần rà soát quy trình nhận – đối soát – ghi nhận hóa đơn đầu vào để tránh rủi ro.

Với các ngành đặc thù (xây dựng, vận tải, dịch vụ dài hạn), quy định mới làm rõ việc lập hóa đơn theo tiến độ, nghiệm thu… giúp giảm sai sót nhưng cũng đòi hỏi hồ sơ kèm theo đầy đủ. Hóa đơn đầu vào vì thế không chỉ “đúng – đủ” mà còn phải “đúng lúc”.

Tóm lại: Trong bối cảnh siết chặt hóa đơn điện tử, mọi khoản chi phí muốn được ngân hàng công nhận đều cần hóa đơn đầu vào hợp lệ, khớp chứng từ và dòng tiền.

2) Hóa đơn đầu vào ảnh hưởng thế nào đến thủ tục vay vốn?

Với thủ tục vay vốn doanh nghiệp vừa và nhỏ, ngân hàng thẩm định hai trục: pháp lý – tài chính. Hóa đơn đầu vào là điểm nối giữa sổ sách và thực tế giao dịch, giúp chứng minh doanh thu, chi phí, biên lợi nhuận.

Tác động đến khả năng phê duyệt: Nếu hóa đơn đầu vào đầy đủ, khớp hợp đồng – phiếu nhập – chứng từ thanh toán, ngân hàng đánh giá rủi ro thấp hơn, nâng xác suất phê duyệt. Ngược lại, thiếu hóa đơn, sai thời điểm lập, hoặc thông tin không nhất quán sẽ kéo điểm tín nhiệm xuống.

Tác động đến hạn mức và lãi suất: Hồ sơ minh bạch giúp lượng hóa dòng tiền tốt hơn, từ đó đề xuất hạn mức lớn và lãi suất cạnh tranh. Với doanh nghiệp vay tín chấp ngân hàng, khi không có tài sản bảo đảm, “tài sản” chính là uy tín – dữ liệu – hóa đơn đầu vào.

Tác động đến thời gian giải ngân: Bộ hóa đơn đầu vào được chuẩn hóa theo từng nhà cung cấp, từng chiến dịch mua hàng giúp ngân hàng thẩm định nhanh, giảm yêu cầu bổ sung hồ sơ, rút ngắn thời gian giải ngân.

Nguy cơ khi hóa đơn không chuẩn:

• Không khấu trừ được thuế, bị loại chi phí khi tính thuế → lợi nhuận “ảo”, ngân hàng nghi ngờ khả năng trả nợ.
  
• Rơi vào diện rủi ro cao do Nghị định 70 tăng cường quản lý hóa đơn điện tử, có thể bị ngừng sử dụng hóa đơn nếu vi phạm nghiêm trọng.

Kết luận: Hóa đơn đầu vào chuẩn là “đòn bẩy thẩm định” quan trọng như tài sản thế chấp trong khoản vay có bảo đảm, đặc biệt quyết định thành bại với hồ sơ vay tín chấp doanh nghiệp.

3) Giải pháp thực tế: Lấy – lưu – đối soát hóa đơn để “đậu” vay vốn

3.1. Cách lấy hóa đơn đầu vào hợp lý (chuẩn Nghị định 70)

• Ký hợp đồng/hóa đơn điện tử với nhà cung cấp đã đăng ký thuế hợp lệ; kiểm tra mã số thuế, thông tin pháp lý trước khi mua.
  
• Thỏa thuận rõ thời điểm nghiệm thu – giao hàng để nhà cung cấp lập hóa đơn đúng thời điểm; hạn chế lập dồn hoặc lùi/đẩy ngày.
  
• Yêu cầu đầy đủ trường thông tin: tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất, tổng tiền, thông tin người mua; hạn chế mô tả chung chung.
  
• Thanh toán qua ngân hàng cho giao dịch ≥20 triệu đồng để được hạch toán/khấu trừ; lưu ủy nhiệm chi/sao kê khớp hóa đơn đầu vào.

3.2. Bộ hồ sơ “vàng” cho thủ tục vay vốn doanh nghiệp vừa và nhỏ

• Pháp lý: đăng ký kinh doanh, điều lệ/quyết định chủ hộ, MST, hóa đơn điện tử, hợp đồng – phụ lục.
  
• Tài chính: BCTC, sổ sách bán hàng – mua hàng, hóa đơn đầu vào/đầu ra, bảng kê công nợ, sao kê tài khoản.
  
• Kinh doanh: kế hoạch dòng tiền, hợp đồng đầu ra/dự kiến, báo giá – PO – phiếu xuất/nhập. Các ngân hàng đều ưu tiên hồ sơ minh bạch, chuẩn định dạng.

3.3. Đối với doanh nghiệp vay tín chấp ngân hàng

• Chuẩn hóa dữ liệu hóa đơn đầu vào theo nhà cung cấp, kỳ đối soát và mã hàng để chứng minh dòng tiền lặp lại.
  
• Xây case dòng tiền 6–12 tháng: kỳ mua – bán, vòng quay tồn kho, biên lợi nhuận; đính hóa đơn đầu vào minh chứng.
  
• Nộp kèm chính sách kế toán – thuế và quy trình kiểm soát hóa đơn để tăng điểm “quản trị rủi ro”.

4. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.

Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:

• Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
• Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
• Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
• Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.

Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.

Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:

• Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
• Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
• Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
• Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.

Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.

Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?

• Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
• Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
• Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
• Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.

Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.

 

>> Xem thêm:

Xuất trả lại hàng cho nhà cung cấp 2025: 4 bước thực hiện, quy định và hóa đơn trả hàng

Hóa Đơn Thương Mại Cần Những Gì – 5 Điều Cần Biết Và Hướng Dẫn Từ A Đến Z Cho Doanh Nghiệp Xuất Nhập Khẩu

Điều khoản khiếu nại trong hợp đồng ngoại thương: 4 yếu tố doanh nghiệp không được bỏ sót

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn 
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn 

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

• Khai báo hải quan
• Giấy chứng nhận xuất xứ C/O
• Kiểm tra chuyên ngành

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.