4 thành phần quan trọng trong hồ sơ hải quan hàng xuất mà doanh nghiệp cần nắm rõ

Hồ sơ hải quan hàng xuất là nền tảng bắt buộc trong mọi hoạt động xuất khẩu. Nếu doanh nghiệp không chuẩn bị đúng và đủ chứng từ, quá trình thông quan sẽ bị đình trệ hoặc bị xử phạt hành chính. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết và toàn diện nhất để bạn chủ động trong việc hoàn thiện hồ sơ hải quan hàng xuất.

Hồ sơ hải quan hàng xuất gồm những chứng từ nào? Cập nhật đầy đủ quy định về thành phần, thời hạn nộp hồ sơ, đảm bảo khai báo đúng – đủ – đúng hạn để tránh rủi ro cho doanh nghiệp.

1. Hồ sơ hải quan hàng xuất là gì?

Hồ sơ hải quan hàng xuất là tập hợp chứng từ pháp lý mà doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan hải quan khi thực hiện xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài. Việc kê khai và nộp hồ sơ đúng quy định giúp đảm bảo quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng, tránh bị kiểm tra thực tế hoặc phạt chậm khai báo. Ngoài ra, hồ sơ đầy đủ còn là cơ sở để xin ưu đãi thuế, hoàn thuế hoặc xin C/O cho các lô hàng có xuất xứ Việt Nam.

2. Thành phần hồ sơ hải quan hàng xuất

Tờ khai hải quan xuất khẩu: Là chứng từ chính thể hiện toàn bộ thông tin về lô hàng, đơn vị xuất khẩu, loại hình, mã HS, trị giá, phương thức vận chuyển,… Đây là tài liệu bắt buộc khi thực hiện thủ tục thông quan.
Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): Chứng minh cơ sở pháp lý của giao dịch thương mại giữa bên bán và bên mua. Hợp đồng phải có chữ ký của hai bên và các điều khoản rõ ràng.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Ghi rõ trị giá hàng hóa, phương thức thanh toán, người bán – người mua. Đây là căn cứ để xác định giá trị tính thuế xuất khẩu.
Phiếu đóng gói (Packing List): Liệt kê chi tiết số kiện, trọng lượng, kích thước, cách đóng gói từng mặt hàng. Chứng từ này giúp hải quan kiểm tra nhanh hơn nếu có nghi vấn.
Vận đơn (Bill of Lading): Với các lô hàng đã lên tàu, đây là bằng chứng về quyền sở hữu và vận chuyển hàng hóa quốc tế.
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Nếu hàng hóa thuộc diện ưu đãi thuế quan hoặc có yêu cầu từ phía nhập khẩu.

Các giấy phép chuyên ngành (nếu có): Với mặt hàng kiểm soát xuất khẩu như nông sản, hóa chất, thiết bị y tế,… doanh nghiệp phải nộp kèm giấy phép hoặc kết quả kiểm tra chất lượng.

3. Thời hạn nộp hồ sơ và lưu ý cho doanh nghiệp

Nộp hồ sơ đúng thời hạn: Theo quy định tại Điều 16 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp phải nộp đầy đủ hồ sơ chậm nhất vào thời điểm đăng ký tờ khai hoặc trước khi hàng hóa xuất khẩu được đưa lên phương tiện vận tải xuất cảnh.
Nộp hồ sơ qua hệ thống điện tử: Hầu hết chứng từ đều được nộp online qua hệ thống VNACCS/VCIS. Một số giấy tờ bản gốc như C/O, vận đơn, giấy phép vẫn có thể được yêu cầu nộp trực tiếp khi kiểm tra thực tế.
Lưu trữ hồ sơ: Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu hồ sơ hải quan tối thiểu 5 năm để phục vụ công tác thanh tra, hậu kiểm.

Rà soát tính hợp lệ của chứng từ: Trước khi nộp, cần kiểm tra đầy đủ dấu mộc, chữ ký, thông tin khớp giữa các chứng từ để tránh bị trả hồ sơ hoặc nghi vấn gian lận thương mại.

4. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.

Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:

Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.
Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.

Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:

Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.
Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.

Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?

Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.

Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.

>> Xem thêm:

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.