4 Lưu Ý Quan Trọng Khi Ký Kết Điều Khoản Thanh Toán Và Giao Hàng Quốc Tế (INCOTERMS)

Giao hàng quốc tế theo Incoterms đòi hỏi doanh nghiệp hiểu rõ trách nhiệm, chi phí và rủi ro khi ký kết điều khoản thanh toán để tránh tranh chấp.

Giao hàng quốc tế là bước quan trọng trong mọi giao dịch xuất nhập khẩu và gắn liền với việc áp dụng Incoterms. Khi ký kết hợp đồng, doanh nghiệp phải hiểu rõ nghĩa vụ, chi phí và trách nhiệm của từng bên để tránh tranh chấp không đáng có. Các điều khoản thanh toán kết hợp với Incoterms cần được thỏa thuận chặt chẽ nhằm kiểm soát rủi ro và đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn đến đúng nơi quy định.

1. Incoterms và vai trò trong giao hàng quốc tế

Incoterms là bộ quy tắc được quốc tế công nhận, quy định trách nhiệm giữa người bán và người mua trong quá trình giao hàng quốc tế. Bộ quy tắc này giúp xác định rõ ràng nghĩa vụ của mỗi bên về vận chuyển, chi phí, bảo hiểm, chứng từ và điểm chuyển giao rủi ro. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm được tranh chấp và điều phối tốt hơn quy trình xuất nhập khẩu.

Khi áp dụng Incoterms, điểm quan trọng nhất là hiểu chính xác vị trí chuyển giao rủi ro từ người bán sang người mua. Việc hiểu sai hoặc diễn giải không thống nhất rất dễ dẫn đến mâu thuẫn khi phát sinh tổn thất trong quá trình vận chuyển. Vì vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn điều kiện Incoterms phù hợp với hình thức giao dịch, năng lực logistics và khả năng kiểm soát rủi ro của mình.

Mỗi điều kiện trong Incoterms mang mức độ trách nhiệm khác nhau. EXW quy định người bán ít trách nhiệm nhất, còn DDP yêu cầu người bán chịu gần như toàn bộ nghĩa vụ cho đến khi hàng đến tay người mua. Các điều kiện thông dụng như FOB, CIF hay DDP thường được lựa chọn tùy theo thỏa thuận và đặc tính của từng loại hàng hóa. Hiểu rõ bản chất của từng điều kiện là nền tảng quan trọng trước khi doanh nghiệp thỏa thuận các điều khoản thanh toán quốc tế.

Incoterms và vai trò trong giao hàng quốc tế

2. Điều khoản thanh toán và giao hàng quốc tế theo Incoterms

Các điều khoản thanh toán luôn liên quan chặt chẽ đến Incoterms, bởi chi phí vận chuyển, bảo hiểm, chứng từ và kiểm soát hàng hóa đều tác động trực tiếp đến lịch thanh toán. Doanh nghiệp thường lựa chọn các hình thức thanh toán như T/T, L/C hoặc D/P tùy theo mức độ tin cậy giữa hai bên. Trong đó, L/C bảo đảm mức độ an toàn cao nhưng chi phí cao hơn, còn T/T linh hoạt nhưng tiềm ẩn rủi ro cho người bán nếu đối tác mới.

Khi sử dụng các điều kiện như FOB hay CIF, doanh nghiệp cần nắm rõ nghĩa vụ của bên vận chuyển và bên mua bảo hiểm. CIF yêu cầu người bán ký hợp đồng vận chuyển và bảo hiểm, giúp người mua giảm rủi ro trong quá trình vận chuyển. Tuy nhiên, chi phí sẽ cao hơn so với FOB. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải thống nhất rõ mức bảo hiểm, loại hàng hóa và yêu cầu vận chuyển để tránh thiếu sót khi làm chứng từ.

Các điều kiện như DDP có thể mang lại lợi thế cạnh tranh cho người bán khi họ chịu toàn bộ trách nhiệm giao hàng cho đến nơi người mua chỉ định. Tuy nhiên, điều này cũng đồng nghĩa với rủi ro lớn hơn về thuế, chi phí và thời gian vận chuyển. Doanh nghiệp cần đánh giá kỹ năng lực logistics của mình trước khi cam kết điều kiện này. Việc kết hợp sai giữa điều khoản thanh toán và Incoterms có thể dẫn đến tình trạng giao hàng chậm, phát sinh chi phí hoặc tranh chấp khó xử lý.

3. Lưu ý khi ký kết các điều khoản thanh toán và giao hàng quốc tế

Trước khi ký kết hợp đồng, doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi trách nhiệm của từng bên. Điều này bao gồm ranh giới rủi ro, chi phí vận chuyển, trách nhiệm làm thủ tục hải quan, cung cấp chứng từ và mua bảo hiểm. Chỉ khi những yếu tố này được mô tả cụ thể trong hợp đồng thì quá trình giao hàng quốc tế mới vận hành trơn tru và hạn chế được tranh chấp.

Một lưu ý quan trọng là cần diễn giải đầy đủ phiên bản Incoterms được áp dụng. Vì Incoterms có nhiều phiên bản, hợp đồng phải ghi rõ “Incoterms 2020” hoặc phiên bản tương ứng để tránh nhầm lẫn khi đánh giá nghĩa vụ của các bên. Ngoài ra, mỗi thị trường nhập khẩu có yêu cầu đặc thù về chứng từ và kiểm định, vì vậy doanh nghiệp cần kiểm tra trước khi lựa chọn điều kiện giao hàng hoặc cam kết thời gian giao hàng quá chặt.

Trong trường hợp làm việc với đối tác mới, doanh nghiệp nên thận trọng hơn trong các điều khoản thanh toán. Các hình thức như L/C hoặc đặt cọc sẽ giúp hạn chế rủi ro về công nợ. Đồng thời, doanh nghiệp nên kiểm tra năng lực của đối tác thông qua lịch sử giao dịch, độ uy tín và khả năng tài chính. Việc thẩm định rõ ràng giúp giảm thiểu rủi ro trong những đơn hàng lớn hoặc yêu cầu thời gian giao hàng gấp.

Một yếu tố khác cần chú ý là mô tả chi tiết trách nhiệm kiểm đếm, giao nhận và xác nhận chất lượng hàng hóa. Đây là giai đoạn quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của cả người bán và người mua. Nếu không quy định rõ, bên nhận hàng có thể từ chối hàng hoặc yêu cầu bồi thường khi xảy ra sai lệch. Ghi rõ phương thức kiểm đếm, người chịu trách nhiệm và thời điểm xác nhận giúp các bên xử lý nhanh khi có vấn đề phát sinh.

Lưu ý khi ký kết điều khoản thanh toán và giao hàng quốc tế

4. Lê Nguyễn Transport & Logistics – Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài trọn gói, tối ưu chi phí và quy trình

Nếu doanh nghiệp bạn chưa có bộ phận xuất nhập khẩu riêng, hoặc muốn tối ưu nguồn lực, thuê ngoài là giải pháp hiệu quả. Lê Nguyễn Transport & Logistics với hơn 10 năm kinh nghiệm chính là đối tác đáng tin cậy để bạn giao phó toàn bộ thủ tục xuất nhập khẩu – từ A đến Z.

Chúng tôi cung cấp dịch vụ XNK thuê ngoài trọn gói, bao gồm:

Làm việc trực tiếp với nhà cung cấp nước ngoài: theo dõi tiến độ sản xuất và yêu cầu chứng từ chính xác.
Kiểm tra chứng từ và đàm phán điều kiện giao hàng: tối ưu Incoterms và phương thức thanh toán quốc tế như T/T, L/C.
Xây dựng giải pháp vận chuyển: lựa chọn tuyến đường, phương tiện và hãng vận tải hợp lý, giao nhanh và tiết kiệm.
Thực hiện thủ tục hải quan: kê khai chính xác, xử lý hồ sơ nhanh, đảm bảo thông quan trơn tru, không phát sinh chi phí ẩn.
Giao hàng tận kho: doanh nghiệp chỉ cần kiểm đếm và đưa vào sử dụng, không phải xử lý thêm giấy tờ.

Với kinh nghiệm dày dặn, Lê Nguyễn cam kết xử lý linh hoạt mọi tình huống phát sinh trong quá trình nhập khẩu. Chi phí dịch vụ luôn rõ ràng, minh bạch, không phụ phí bất ngờ.

Chúng tôi bảo hành quy trình, đồng thời hỗ trợ nếu có rủi ro trong vận chuyển hoặc thông quan. Lê Nguyễn không chỉ là một đơn vị giao nhận, mà còn là đối tác phòng XNK chiến lược đồng hành cùng doanh nghiệp trên mọi chặng đường phát triển.

Giao hàng quốc tế yêu cầu doanh nghiệp hiểu rõ bản chất của Incoterms và vai trò của các điều khoản thanh toán. Khi nắm vững nghĩa vụ, rủi ro và chi phí, doanh nghiệp sẽ ký kết hợp đồng chính xác hơn, kiểm soát vận chuyển hiệu quả hơn và tránh được các tranh chấp không đáng có.

Một quy trình giao hàng quốc tế thành công luôn bắt đầu từ việc thỏa thuận điều khoản rõ ràng, minh bạch và phù hợp năng lực của mỗi bên.

> Xem thêm:

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.