Điều khoản tên hàng và số lượng trong hợp đồng ngoại thương: 4 lưu ý không thể bỏ qua

Điều khoản tên hàng là một trong những điều khoản quan trọng nhất trong hợp đồng ngoại thương. Nếu không quy định rõ ràng về điều khoản số lượng và điều khoản tên hàng, doanh nghiệp dễ rơi vào tranh chấp pháp lý, ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền lợi thương mại.

Điều khoản tên hàng và điều khoản số lượng trong hợp đồng ngoại thương cần được quy định cụ thể để tránh rủi ro pháp lý. Tìm hiểu ngay những điểm doanh nghiệp cần lưu ý khi xây dựng hợp đồng xuất nhập khẩu.

1. Điều khoản tên hàng: Gốc rễ để xác định quyền và nghĩa vụ

Điều khoản tên hàng trong hợp đồng ngoại thương không chỉ đơn thuần là nêu ra sản phẩm được mua bán. Đây là căn cứ pháp lý để xác định trách nhiệm giao hàng, kiểm tra chất lượng, và giải quyết tranh chấp. Một điều khoản tên hàng mơ hồ có thể dẫn đến hiểu lầm nghiêm trọng giữa bên mua và bên bán.

Tên hàng cần ghi rõ ràng, thống nhất với tên gọi thương mại quốc tế, đồng thời phù hợp với quy chuẩn ngành và mã HS hàng hóa. Nếu sản phẩm có nhiều phiên bản hoặc chủng loại, điều khoản tên hàng càng phải chi tiết để tránh việc giao nhầm hàng.

Khi đàm phán hợp đồng ngoại thương, doanh nghiệp không thể chỉ ghi “vải cotton” hay “gỗ thông”. Phải xác định rõ: vải cotton loại nào? Gỗ thông thuộc nhóm nào? Có xử lý hay chưa? Việc này không chỉ hỗ trợ quá trình thông quan mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng.

Ngoài ra, điều khoản tên hàng cũng liên quan trực tiếp đến việc xác định giá, phương thức vận chuyển và trách nhiệm về chất lượng trong trường hợp xảy ra khiếu nại. Việc sử dụng mã HS và mô tả kỹ thuật cụ thể trong điều khoản tên hàng là hướng đi tối ưu để đảm bảo tính minh bạch và nhất quán.

2. Điều khoản số lượng: Đừng để sai một ly đi một dặm

Điều khoản số lượng là phần tiếp theo mà doanh nghiệp cần quy định chặt chẽ. Sự thiếu chính xác về số lượng có thể khiến bên mua thiếu hàng, bên bán bị đòi bồi thường hoặc hàng hóa bị ách tắc tại cảng đến. Có 3 phương pháp phổ biến để quy định điều khoản số lượng:

Thứ nhất, quy định theo đơn vị đo lường tuyệt đối (số lượng chiếc, kg, lít, m³,…). Phương pháp này dễ kiểm soát nhưng cần hệ thống đo lường chuẩn.

Thứ hai, quy định theo số lượng ước lượng với dung sai ±5%, ±10% tùy thỏa thuận. Điều này hữu ích với các mặt hàng khó định lượng tuyệt đối như hàng nông sản.

Thứ ba, sử dụng phương pháp “more or less clause” – cho phép giao hàng vượt hoặc thiếu một tỉ lệ nhất định mà không vi phạm hợp đồng. Đây là phương án linh hoạt nhưng phải được nêu rõ trong điều khoản số lượng.

Điều khoản số lượng: Đừng để sai một ly đi một dặm

Một điểm doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý là quy định điều khoản tên hàng và số lượng phải tương thích. Không thể ghi “10 tấn sắt” mà không ghi rõ loại sắt, kích cỡ, dạng cuộn hay tấm vì điều đó ảnh hưởng đến tính toán trọng lượng, phí vận chuyển và cả thủ tục hải quan.

Trong hợp đồng ngoại thương, sự mập mờ dù chỉ 1 từ trong điều khoản số lượng cũng có thể bị đối tác lợi dụng, gây thiệt hại hàng trăm triệu đồng cho doanh nghiệp Việt Nam.

3. Rủi ro khi không quy định rõ điều khoản tên hàng và số lượng

Việc không quy định điều khoản tên hàng và điều khoản số lượng một cách cụ thể có thể dẫn đến các tranh chấp thương mại nghiêm trọng. Trường hợp phổ biến là bên bán giao sai loại hàng, bên mua từ chối nhận hoặc yêu cầu giảm giá.

Một ví dụ thực tế là trong hợp đồng ngoại thương giữa doanh nghiệp Việt Nam và đối tác Hàn Quốc, hai bên thống nhất mua “hạt điều trắng”, nhưng không làm rõ hạt điều loại W320 hay W240. Kết quả, khi giao W320 thay vì W240, bên mua cho rằng bên bán không thực hiện đúng điều khoản tên hàng. Tranh chấp kéo dài gần 6 tháng khiến doanh nghiệp thiệt hại hàng tỷ đồng.

Trong xuất nhập khẩu, điều khoản số lượng còn ảnh hưởng đến mức thuế suất, chi phí vận chuyển và bảo hiểm. Một sai lệch nhỏ trong điều khoản số lượng cũng có thể làm phát sinh nhiều rủi ro về chi phí và pháp lý.

Rủi ro khi không quy định rõ điều khoản tên hàng và số lượng

Ngoài ra, nếu hợp đồng không ghi rõ dung sai cho phép, việc giao thừa hoặc thiếu chỉ 1-2% cũng bị coi là vi phạm hợp đồng. Vì vậy, trong mọi hợp đồng ngoại thương, doanh nghiệp cần đảm bảo điều khoản tên hàng và điều khoản số lượng phải đủ rõ, đủ chặt và đủ tính pháp lý.

4. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.

Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:

Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.
Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.

Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:

Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.
Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.

Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?

Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.

Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.

>> Xem thêm:

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.