Debit Note và Credit Note: Ứng dụng, Phân Biệt và Vai Trò trong Chuỗi Logistics Quốc Tế

Debit note và credit note là hai loại chứng từ không thể thiếu trong hoạt động thương mại quốc tế, đặc biệt trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics.

Với vai trò điều chỉnh số tiền trong hóa đơn thương mại giữa các bên liên quan, chúng không chỉ giúp minh bạch hóa công nợ mà còn hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền hiệu quả. Hiểu rõ về hai chứng từ này giúp các công ty vận chuyển hàng hóa, nhà nhập khẩu và xuất khẩu tránh được rủi ro và tối ưu hóa hoạt động tài chính.

1. Debit Note và Credit Note là gì? Vì sao cần hiểu đúng trong logistics?

Debit note và credit note là hai loại chứng từ thương mại có tính chất điều chỉnh – thường đi kèm hoặc phát sinh sau khi hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) được phát hành.

Debit note (giấy báo nợ) là chứng từ người bán phát hành cho người mua để thông báo về số tiền người mua còn nợ thêm. Nó thường đi kèm khi có điều chỉnh tăng giá trị đơn hàng, phát sinh phụ phí, hoặc sai sót khi lập hóa đơn gốc.

Credit note (giấy báo có) là chứng từ được người bán phát hành để thông báo rằng họ đã ghi có lại cho người mua một khoản tiền – thường do hàng bị lỗi, trả lại hàng hoặc chiết khấu sau bán.

Chứng từ tài chính không thể thiếu trong vận chuyển quốc tế

Trong chuỗi cung ứng toàn cầu, các công ty vận chuyển hàng hóa thường sử dụng debit note và credit note để xác nhận chi phí phụ trội như phụ phí nhiên liệu (BAF), phí lưu kho, hoặc khoản giảm giá đặc biệt cho khách hàng thân thiết.

Ứng dụng thực tế: từ hóa đơn đến cân đối tài chính

Ví dụ: một đơn hàng vận chuyển từ Việt Nam sang Đức có phí phát sinh do điều chỉnh trọng lượng container, công ty vận chuyển sẽ phát hành debit note bổ sung để khách hàng thanh toán phần chênh lệch.

2. Phân biệt Debit Note và Credit Note – Không nhầm lẫn để không tổn thất

Hiểu rõ sự khác biệt giữa debit note và credit note giúp các doanh nghiệp xử lý chứng từ chính xác, từ đó tránh sai sót tài chính trong các nghiệp vụ logistics quốc tế.

Điểm giống nhau

Cả hai đều là chứng từ điều chỉnh công nợ liên quan đến hóa đơn thương mại gốc.
Thường được phát hành sau giao dịch để cập nhật lại số tiền thực tế phải trả hoặc được hoàn lại.
Được sử dụng phổ biến trong các công ty xuất nhập khẩu và công ty vận chuyển hàng hóa.

Khác biệt cốt lõi

Tiêu chí	Debit Note	Credit Note
Người phát hành	Người bán	Người bán
Mục đích	Thông báo người mua còn nợ thêm tiền	Thông báo người mua được ghi có
Tác động tài chính	Tăng số tiền phải trả	Giảm số tiền phải trả
Ví dụ thường gặp	Phí phát sinh, điều chỉnh giá	Trả hàng, hàng lỗi, chiết khấu

Phân biệt Debit Note và Credit Note – Không nhầm lẫn để không tổn thất

Mối liên hệ với thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng

Tương tự như thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng, hai loại chứng từ này đều điều chỉnh dòng tiền nhưng theo hướng ngược nhau. Debit note giống như “chi phí thêm”, còn credit note như “khoản hoàn lại”.

3. Vai trò của Debit Note và Credit Note trong vận hành logistics và kế toán

Trong hệ thống kế toán và quản lý dòng tiền của doanh nghiệp xuất nhập khẩu, debit note và credit note đóng vai trò kiểm soát chi tiết và minh bạch mọi khoản thu chi phát sinh ngoài hợp đồng ban đầu.

Ghi nhận công nợ và đối soát sổ sách

Kế toán doanh nghiệp dựa vào các chứng từ debit note và credit note để cập nhật công nợ, theo dõi thanh toán và đối chiếu hóa đơn gốc. Việc thiếu các chứng từ này có thể khiến báo cáo tài chính sai lệch hoặc gây ra tranh chấp công nợ với đối tác.

Tránh rủi ro pháp lý và thuế quan

Trong lĩnh vực dịch vụ xuất nhập khẩu, nếu không xuất trình được debit note hoặc credit note hợp lệ khi kiểm tra thuế, doanh nghiệp có thể bị truy thu hoặc không được khấu trừ VAT đầu vào.

Vai trò của Debit Note và Credit Note trong vận hành logistics và kế toán

Quản lý linh hoạt chi phí phát sinh trong vận chuyển hàng hóa

Các công ty vận chuyển hàng hóa quốc tế thường sử dụng debit note để thông báo các khoản phụ phí như phí làm hàng ngoài giờ, phí chuyển kho, hoặc điều chỉnh phụ phí biến động nhiên liệu – đặc biệt quan trọng khi làm việc với hãng tàu, forwarder hoặc đại lý nước ngoài.

4. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.

Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:

Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.

Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.

Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:

Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.

Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.

Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?

Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.

Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.

>> Xem thêm:

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.

Bản tin thị trường, Thủ tục nhập khẩu, Thủ tục xuất khẩu