Debit Note Là Gì? 5 Điều Doanh Nghiệp Xuất Nhập Khẩu Phải Biết Rõ

Debit note là gì là câu hỏi được nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu đặt ra khi xử lý các loại hóa đơn liên quan đến vận chuyển hàng hóa. Tài liệu này tuy nhỏ nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận công nợ, điều chỉnh thanh toán và hỗ trợ các thủ tục hải quan chính xác.

Debit note là gì càng rõ ràng thì khả năng kiểm soát tài chính, đánh giá hiệu quả logistics và minh bạch hóa các giao dịch thương mại quốc tế càng cao.

1. Debit Note là gì? Phân biệt rõ ràng với Credit Note và hóa đơn

Debit note là gì – đây là một loại chứng từ dùng để thông báo về việc ghi nợ cho đối tác hoặc khách hàng trong giao dịch thương mại. Debit note thường được phát hành bởi người mua để yêu cầu điều chỉnh giá trị thanh toán khi có sai sót hoặc thay đổi sau khi xuất hóa đơn.

Debit note còn được gọi là giấy báo nợ. Tài liệu này giúp xác nhận nghĩa vụ tài chính mới giữa hai bên khi có phát sinh thay đổi như tăng chi phí vận chuyển, sai sót trong đơn hàng, hoặc điều chỉnh chiết khấu thương mại.

Trong khi đó, credit note – giấy báo có – được dùng để ghi nhận khoản giảm giá hoặc điều chỉnh số tiền đã thanh toán, trái ngược với debit note. Điều này làm rõ rằng debit note là một phần không thể thiếu trong hệ thống hóa đơn và thanh toán quốc tế.

Debit note không phải là hóa đơn điện tử, nhưng nó có thể được phát hành dưới dạng điện tử trong hệ thống ERP hoặc phần mềm quản lý kế toán nhằm đồng bộ dữ liệu và tránh sai sót.

2. Tại sao Debit Note quan trọng trong vận hành logistics và xuất nhập khẩu?

Debit note là gì không chỉ là một khái niệm kế toán – mà còn là một mắt xích trong chuỗi quy trình vận chuyển hàng hóa và thanh toán quốc tế. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính, khai báo hải quan, và uy tín doanh nghiệp.

Trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa, debit note thường được sử dụng khi phát sinh phụ phí như phí lưu kho, phụ phí xăng dầu, hoặc điều chỉnh chi phí vận tải do thay đổi tuyến đường. Những điều chỉnh này thường được gửi từ nhà vận chuyển đến doanh nghiệp xuất/nhập khẩu.

Tại sao Debit Note quan trọng trong vận hành logistics và xuất nhập khẩu?

Nếu không có debit note, doanh nghiệp sẽ khó theo dõi khoản nợ chính xác, ảnh hưởng đến việc quyết toán cuối kỳ và có thể gây rủi ro khi bị cơ quan thuế kiểm tra sổ sách.

3. Cách lập Debit Note chuẩn và những lưu ý quan trọng

Debit note là gì trên lý thuyết thì dễ hiểu, nhưng khi áp dụng thực tế thì doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc để chứng từ này có giá trị pháp lý và được chấp nhận trong kiểm toán, quyết toán thuế và xuất nhập khẩu.

Một debit note hợp lệ cần có đầy đủ các nội dung: thông tin bên phát hành và nhận, ngày phát hành, số hiệu debit note, lý do phát sinh khoản nợ, số tiền, mã đơn hàng hoặc hóa đơn liên quan, và chữ ký điện tử (nếu phát hành online).

Debit note thường đi kèm với hóa đơn gốc, thể hiện rõ sự điều chỉnh so với giá trị ban đầu. Nếu phát hành sai, doanh nghiệp có thể phải lập thêm một credit note để điều chỉnh lại.

Trong xuất nhập khẩu, debit note thường được lập bởi forwarder, hãng tàu hoặc đại lý logistics. Các doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ chứng từ này với hợp đồng vận chuyển để tránh chi phí phát sinh không hợp lý.

Debit note là gì sẽ không còn mơ hồ nếu bạn sử dụng đúng mẫu chuẩn, lưu trữ đầy đủ và kết nối nó với các bộ phận kế toán, kho vận, và mua hàng để kiểm tra tính chính xác.

Cách lập Debit Note chuẩn và những lưu ý quan trọng

Ngày nay, nhiều doanh nghiệp tích hợp debit note vào hệ thống hóa đơn điện tử hoặc phần mềm quản trị doanh nghiệp như SAP, Oracle, MISA… để theo dõi dễ dàng hơn và đồng bộ với dữ liệu kế toán.

4. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.

Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:

Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.

Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.

Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:

Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.

Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.

Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?

Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.

Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.

>> Xem thêm:

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.

Bản tin thị trường, Thủ tục nhập khẩu, Thủ tục xuất khẩu