9 Loại Chứng Từ Hợp Đồng Gia Công Cần Có Khi Nhập Khẩu Nguyên Liệu

Hợp đồng gia công quy định rõ các loại chứng từ khi nhập khẩu nguyên liệu. Doanh nghiệp cần nắm kỹ để tránh sai sót khi khai báo hải quan.

Hợp đồng gia công là nền tảng pháp lý quan trọng trong hoạt động sản xuất xuất khẩu của nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Đặc biệt, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ cần có để được thông quan và hưởng các ưu đãi thuế theo quy định. 

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ các loại chứng từ bắt buộc và lưu ý quan trọng trong quy trình nhập khẩu nguyên liệu cho hợp đồng gia công.

1. Hợp đồng gia công và quy định về hàng gia công

1.1. Khái niệm và phạm vi áp dụng

Theo Luật Thương mại 2005, gia công là hoạt động thương mại trong đó bên nhận gia công sử dụng một phần hoặc toàn bộ nguyên liệu, vật tư của bên đặt gia công để sản xuất hàng hóa theo yêu cầu, nhằm hưởng thù lao.

Khi hợp đồng được ký giữa doanh nghiệp trong nước và thương nhân nước ngoài, đây được gọi là hợp đồng gia công quốc tế, chịu sự quản lý của cơ quan hải quan Việt Nam và các quy định thương mại quốc tế.

1.2. Quy định về nhập khẩu nguyên liệu cho hàng gia công

Theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp Việt Nam được tạm nhập nguyên liệu, vật tư, linh kiện để thực hiện hợp đồng gia công, và được miễn thuế nhập khẩu nếu tuân thủ đúng định mức và mục đích sử dụng.

Nguyên liệu nhập khẩu chỉ được sử dụng cho chính hợp đồng đã đăng ký, không được chuyển nhượng hoặc tiêu thụ nội địa nếu chưa khai báo và nộp thuế theo quy định.

Doanh nghiệp cần đăng ký mã hợp đồng với Chi cục Hải quan, để được theo dõi và quản lý lượng nguyên liệu nhập – sản phẩm xuất trên hệ thống hải quan điện tử.

2. Các chứng từ cần có khi nhập khẩu nguyên liệu cho hợp đồng gia công

2.1. Danh mục chứng từ bắt buộc theo quy định hải quan

Theo Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC), khi thực hiện nhập khẩu nguyên liệu cho hợp đồng gia công, doanh nghiệp phải chuẩn bị và nộp đầy đủ các chứng từ sau:

• Hợp đồng gia công: Có chữ ký, con dấu của hai bên, ghi rõ thông tin hàng hóa, định mức, tiến độ giao nhận.
• Phụ lục danh mục nguyên vật liệu, linh kiện nhập khẩu: Ghi chi tiết mã HS, số lượng, đơn vị tính, xuất xứ.
• Giấy phép nhập khẩu: Với mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành (hóa chất, dược phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm…).
• Tờ khai hải quan điện tử (HQ/2015/NK): Thông tin hàng hóa, trị giá, điều kiện giao hàng, mã loại hình “E21 – Nhập khẩu nguyên liệu gia công”.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và vận đơn (Bill of Lading): Chứng minh giao dịch và quyền sở hữu hàng hóa.
• Packing list (Phiếu đóng gói): Xác định trọng lượng, kích thước, số kiện, loại bao bì của hàng nhập.

2.2. Chứng từ bổ sung trong một số trường hợp đặc biệt

Bên cạnh các chứng từ chính, doanh nghiệp có thể phải nộp thêm:

• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) để được hưởng ưu đãi thuế suất.
• Giấy chứng nhận kiểm định chất lượng hoặc kiểm dịch (nếu có) với hàng hóa đặc thù.
• Chứng từ ủy quyền hoặc hợp đồng thuê kho bãi trong trường hợp doanh nghiệp ủy thác hoặc thuê đơn vị logistics thực hiện thông quan.

Các chứng từ này giúp cơ quan hải quan xác định tính hợp pháp của hàng hóa, xuất xứ rõ ràng, và tránh tình trạng gian lận thương mại.

2.3. Quy trình nộp và kiểm tra chứng từ nhập khẩu

Toàn bộ chứng từ phải được khai trên hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan trước khi hàng đến cảng. Sau khi tiếp nhận, hải quan tiến hành phân luồng kiểm tra hồ sơ:

• Luồng xanh: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
• Luồng vàng: Kiểm tra chứng từ, miễn kiểm tra thực tế.
• Luồng đỏ: Kiểm tra cả hồ sơ và thực tế hàng hóa.

Doanh nghiệp cần lưu trữ bản gốc chứng từ ít nhất 05 năm để phục vụ công tác thanh tra, hậu kiểm.

3. Trách nhiệm và lưu ý trong việc chuẩn bị chứng từ nhập khẩu

3.1. Trách nhiệm của bên nhận gia công

Theo Điều 182 Luật Thương mại 2005, bên nhận gia công phải:

• Chuẩn bị đầy đủ chứng từ nhập khẩu nguyên liệu, đảm bảo tính chính xác, trung thực.
• Lưu giữ hồ sơ xuất – nhập – tồn kho nguyên liệu để đối chiếu khi thanh khoản hợp đồng.
• Báo cáo định kỳ với Chi cục Hải quan về tình hình sử dụng nguyên liệu, sản phẩm xuất khẩu.

Việc thiếu hoặc sai chứng từ có thể dẫn đến vi phạm hành chính, bị truy thu thuế hoặc tạm dừng thủ tục hải quan.

3.2. Trách nhiệm của bên đặt gia công (thương nhân nước ngoài)

Bên đặt gia công có nghĩa vụ cung cấp đầy đủ tài liệu, hướng dẫn kỹ thuật và thông tin về nguyên liệu, vật tư nếu là người trực tiếp cung cấp hàng hóa cho doanh nghiệp Việt Nam.

Ngoài ra, họ phải đảm bảo nguồn gốc hợp pháp, quyền sở hữu trí tuệ của nguyên vật liệu được đưa vào Việt Nam. Điều này giúp tránh rủi ro về tranh chấp hoặc hàng hóa bị cơ quan hải quan giữ lại.

3.3. Lưu ý để hoàn thiện chứng từ hợp đồng gia công chính xác

• Kiểm tra kỹ mã HS code, đơn vị tính, xuất xứ và trị giá trên tờ khai để đồng bộ với hợp đồng.
• Sử dụng chữ ký điện tử được đăng ký chính thức khi khai báo qua hệ thống VNACCS.
• Khi có thay đổi về danh mục nguyên liệu, cần lập phụ lục điều chỉnh và gửi hải quan xác nhận trước khi nhập.
• Doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ ủy thác XNK hoặc logistics trọn gói để được hỗ trợ chuẩn bị và nộp hồ sơ chính xác, tiết kiệm thời gian.

4. Lê Nguyễn Transport & Logistics – Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài trọn gói, tối ưu chi phí và quy trình

Nếu doanh nghiệp bạn chưa có bộ phận xuất nhập khẩu riêng, hoặc muốn tối ưu nguồn lực, thuê ngoài là giải pháp hiệu quả. Lê Nguyễn Transport & Logistics với hơn 10 năm kinh nghiệm chính là đối tác đáng tin cậy để bạn giao phó toàn bộ thủ tục xuất nhập khẩu – từ A đến Z.

Chúng tôi cung cấp dịch vụ XNK thuê ngoài trọn gói, bao gồm:

• Làm việc trực tiếp với nhà cung cấp nước ngoài: theo dõi tiến độ sản xuất và yêu cầu chứng từ chính xác.
• Kiểm tra chứng từ và đàm phán điều kiện giao hàng: tối ưu Incoterms và phương thức thanh toán quốc tế như T/T, L/C.
• Xây dựng giải pháp vận chuyển: lựa chọn tuyến đường, phương tiện và hãng vận tải hợp lý, giao nhanh và tiết kiệm.
• Thực hiện thủ tục hải quan: kê khai chính xác, xử lý hồ sơ nhanh, đảm bảo thông quan trơn tru, không phát sinh chi phí ẩn.
• Giao hàng tận kho: doanh nghiệp chỉ cần kiểm đếm và đưa vào sử dụng, không phải xử lý thêm giấy tờ.

Với kinh nghiệm dày dặn, Lê Nguyễn cam kết xử lý linh hoạt mọi tình huống phát sinh trong quá trình nhập khẩu. Chi phí dịch vụ luôn rõ ràng, minh bạch, không phụ phí bất ngờ.

Chúng tôi bảo hành quy trình, đồng thời hỗ trợ nếu có rủi ro trong vận chuyển hoặc thông quan. Lê Nguyễn không chỉ là một đơn vị giao nhận, mà còn là đối tác phòng XNK chiến lược đồng hành cùng doanh nghiệp trên mọi chặng đường phát triển.

Chuẩn bị chứng từ nhập khẩu nguyên liệu cho hợp đồng gia công là bước bắt buộc và có ý nghĩa quyết định đến tiến độ thông quan. Doanh nghiệp cần nắm rõ quy định, phân loại đúng nhóm hàng và khai báo minh bạch để tránh phát sinh sai sót.

Tuân thủ nghiêm các quy định về hợp đồng gia công giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp, mở ra cơ hội hưởng ưu đãi thuế và tối ưu chi phí logistics. Với sự đồng hành của các đơn vị dịch vụ gia công, ủy thác XNK chuyên nghiệp, quy trình nhập khẩu sẽ trở nên đơn giản, minh bạch và hiệu quả hơn.

> Xem thêm: 

Dịch Vụ Hải Quan Hàng Gia Công: 4 Điều Doanh Nghiệp Cần Biết Trước Khi Giao Phó

Ủy thác xuất nhập khẩu: 7 nhóm mặt hàng nên dùng thay vì tự khai báo

Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu: 3 cách giúp bạn “hợp pháp hóa hóa đơn” đúng luật

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

• Khai báo hải quan
• Giấy chứng nhận xuất xứ C/O
• Kiểm tra chuyên ngành

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.