Nhập xuất tồn kho: Hướng dẫn lập bảng tổng hợp hiệu quả

Nhập xuất tồn kho là nền tảng để doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa, tránh thất thoát và chuẩn bị sẵn số liệu cho báo cáo tài chính cũng như làm việc với cơ quan thuế. Bài viết này hướng dẫn bạn cách lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên liệu vật tư theo hướng thực tế, dễ áp dụng, phù hợp doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Khi quy mô kinh doanh lớn dần, số lượng chứng từ và mã hàng ngày càng tăng, một bảng xuất nhập tồn kho rõ ràng sẽ giúp bạn nhìn nhanh được tồn đầu kỳ, số lượng nhập, số lượng xuất và tồn cuối kỳ cho từng mặt hàng. Thay vì gom số liệu nhiều nơi, bạn chỉ cần một bảng nhập xuất tồn kho chuẩn, có thể làm trên Excel hoặc phần mềm, là đã đủ để nắm bức tranh tổng thể trong kỳ.

1. Nhập xuất tồn kho là gì và vai trò của bảng tổng hợp

Nhập xuất tồn kho là cách doanh nghiệp ghi nhận toàn bộ lượng hàng đi vào và đi ra khỏi kho trong một khoảng thời gian, đồng thời xác định lượng hàng còn lại tại thời điểm lập báo cáo. Dù bạn dùng nguyên liệu vật tư hay hàng hóa thành phẩm, nguyên tắc vẫn là theo dõi tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ.

Một bảng xuất nhập tồn hàng hóa được lập đều đặn hằng ngày, hằng tháng giúp bạn biết chính xác còn bao nhiêu hàng trong kho, mặt hàng nào quay nhanh, mặt hàng nào đang tồn đọng. Việc này không chỉ phục vụ kế toán mà còn hỗ trợ bộ phận mua hàng và bán hàng đưa ra quyết định kịp thời, tránh vừa thiếu hàng vừa ứ đọng vốn.

Với doanh nghiệp sản xuất, bảng xuất nhập tồn kho cho nguyên liệu vật tư lại càng quan trọng vì nó gắn trực tiếp tới định mức sử dụng, giá thành sản xuất và khả năng đáp ứng đơn hàng. Nếu số liệu nhập xuất tồn kho không chính xác, việc tính giá thành sẽ sai lệch và rất khó giải trình khi có kiểm tra, thanh tra.

Về bản chất, bảng tổng hợp nhập xuất tồn là một dạng báo cáo tóm tắt, được lập dựa trên sổ chi tiết vật tư và chứng từ nhập xuất của từng mã hàng. Bảng này thường được lập vào cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm, đóng vai trò cầu nối giữa số liệu chi tiết trong kho Tham khảo thêm tại đây.

Nhập xuất tồn kho là gì và vai trò của bảng tổng hợp

2. Cấu trúc cơ bản của bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên liệu vật tư

Một bảng xuất nhập tồn hàng hóa chuẩn thường có các cột chính như mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, tồn đầu kỳ, số lượng nhập trong kỳ, số lượng xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ. Với nguyên liệu vật tư, bạn có thể bổ sung thêm cột quy cách, kho chứa hoặc tài khoản kế toán để dễ đối chiếu về sau.

Khi thiết kế bảng xuất nhập tồn kho trên Excel, nên sắp xếp các cột theo trình tự dễ nhìn, nhóm theo từng kho hoặc từng nhóm vật tư. Cấu trúc này giúp việc lọc dữ liệu theo mã hàng, theo nhóm hàng hay theo kho rất thuận tiện, giảm nhầm lẫn khi cập nhật số liệu hằng ngày.

Để phục vụ tốt nhất cho nhập xuất tồn kho, mỗi dòng trong bảng cần thể hiện một mã hàng duy nhất, không gộp nhiều loại vào cùng một dòng. Như vậy, khi tổng hợp, bạn sẽ dễ dàng cộng dồn số lượng nhập, số lượng xuất và đối chiếu tồn kho với kiểm kê thực tế cho từng loại vật tư.

Nếu doanh nghiệp có nhiều kho hoặc nhiều chi nhánh, bạn có thể thêm cột tên kho hoặc mã kho trong bảng xuất nhập tồn hàng hóa. Chính cột này giúp bạn sau này triển khai cách lập báo cáo nhập xuất tồn kho theo từng địa điểm, vừa có báo cáo chung vừa có báo cáo riêng cho từng kho.

Ngoài ra, với các doanh nghiệp đã dùng phần mềm quản lý kho, cấu trúc bảng tổng hợp vẫn dựa trên các cột cơ bản của nhập xuất tồn kho. Khác biệt nằm ở chỗ phần mềm sẽ tự động đổ dữ liệu từ chứng từ nhập xuất, giúp hạn chế sai sót nhập tay và tiết kiệm rất nhiều thời gian cho kế toán và thủ kho.

3. Cách lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho theo 4 bước dễ áp dụng

Bước đầu tiên trong cách lập báo cáo nhập xuất tồn kho là xác định phạm vi kỳ báo cáo, có thể là một tháng, một quý hoặc cả năm. Sau đó, bạn lập danh sách toàn bộ mã nguyên liệu vật tư cần theo dõi, bảo đảm không bỏ sót mã hàng nào đang còn tồn kho hoặc phát sinh trong kỳ.

Tiếp theo, bạn ghi nhận tồn đầu kỳ cho từng mã hàng dựa trên bảng nhập xuất tồn kho của kỳ trước hoặc biên bản kiểm kê đầu kỳ. Phần tồn đầu kỳ này là mốc để cộng thêm lượng nhập, trừ đi lượng xuất và tính ra tồn cuối kỳ, nên cần được kiểm tra kỹ với thực tế trong kho.

Bước thứ ba là tổng hợp số lượng nhập trong kỳ. Bạn lấy dữ liệu từ phiếu nhập kho và hóa đơn mua hàng, phân loại theo từng mã vật tư và từng kho. Sau đó, đưa số lượng nhập này vào đúng cột tương ứng trong bảng xuất nhập tồn hàng hóa, bảo đảm mã hàng và đơn vị tính trùng với phần tồn đầu kỳ.

Song song với đó, bạn cũng tổng hợp số lượng xuất kho trong kỳ từ phiếu xuất kho, lệnh sản xuất hoặc phiếu xuất bán hàng. Mỗi chứng từ được quy về đúng mã vật tư, rồi cộng dồn để đưa vào cột xuất trong kỳ của bảng nhập xuất tồn kho. Nhờ vậy báo cáo thể hiện rõ lượng hàng đã đưa vào sản xuất hoặc giao cho khách.

Khi đã có tồn đầu kỳ, số lượng nhập và số lượng xuất, bạn tiến hành tính tồn cuối kỳ theo công thức đơn giản là tồn đầu kỳ cộng nhập trừ xuất. Đây là phần cốt lõi của cách lập báo cáo nhập xuất tồn kho vì nó cho bạn biết chính xác số lượng còn lại của từng mã vật tư tại thời điểm cuối kỳ.

Cuối cùng, bạn đối chiếu tồn cuối kỳ trên bảng với kết quả kiểm kê thực tế trong kho. Nếu có chênh lệch, cần rà lại chứng từ, so sánh với sổ chi tiết và điều chỉnh kịp thời. Khi quy trình này được lặp lại hằng tháng, nhập xuất tồn kho sẽ luôn ở trạng thái kiểm soát tốt, giúp việc quản trị và ra quyết định trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều

Cách lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho theo 4 bước dễ áp dụng

4. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.

Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:

Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.

Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.

Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:

Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.

Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.

Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?

Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.

Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.

>> Xem thêm:

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.

Hai Anh, Thủ tục nhập khẩu, Thủ tục xuất khẩu, Tin tức

CÁCH LẬP BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN NGUYÊN LIỆU VẬT TƯ VỚI 4 BƯỚC NẮM CHẮC NHẬP XUẤT TỒN KHO