7 lỗi thường gặp khi khai báo hải quan và cách phòng tránh hiệu quả

Lỗi thường gặp khi khai báo hải quan không chỉ khiến doanh nghiệp mất thời gian thông quan mà còn dẫn đến chi phí phát sinh hoặc bị xử phạt. Nhận diện rõ các sai sót và cách phòng tránh sẽ giúp tối ưu quy trình xuất nhập khẩu một cách hiệu quả và bền vững.

Lỗi thường gặp khi khai báo hải quan khiến doanh nghiệp gặp rủi ro về chi phí và thời gian. Bài viết chỉ rõ các lỗi phổ biến và cách phòng tránh.

1. Những lỗi thường gặp khi khai báo hải quan và hệ quả nghiêm trọng

Sai mã HS code: Đây là lỗi thường gặp khi khai báo hải quan khiến doanh nghiệp bị áp sai thuế suất, thậm chí hàng hóa bị giữ lại để kiểm tra lại. Việc tra mã HS không chính xác do chủ quan hoặc thiếu hiểu biết rất dễ xảy ra trong những lô hàng có mô tả kỹ thuật phức tạp.

Sai đơn giá khai báo: Một số doanh nghiệp vô tình hoặc cố ý khai thấp trị giá hàng hóa nhằm giảm thuế, dẫn đến hậu quả bị nghi ngờ gian lận. Đây là lỗi khai sai thông tin thường bị cơ quan hải quan kiểm tra kỹ và có nguy cơ bị truy thu, xử phạt.

Sai thông tin người nhập khẩu/xuất khẩu: Khai sai tên, mã số thuế hoặc địa chỉ doanh nghiệp cũng là lỗi thường gặp khi khai báo hải quan. Những sai lệch nhỏ trong thông tin cũng có thể khiến hệ thống tự động phân luồng đỏ và yêu cầu kiểm tra thực tế.

Sai điều kiện giao hàng theo Incoterms: Nhiều doanh nghiệp vẫn còn nhầm lẫn khi ghi điều kiện FOB, CIF, DDP… khiến nội dung tờ khai không khớp hợp đồng thương mại. Việc khai sai thông tin này có thể ảnh hưởng đến trị giá tính thuế và phân luồng.

Sai loại hình khai báo: Một lỗi cực kỳ phổ biến là chọn sai mã loại hình (ví dụ: nhập kinh doanh nhưng chọn nhập sản xuất). Đây là lỗi khai báo sai quy trình, gây cản trở thông quan và phát sinh nghĩa vụ giải trình.

2. Cách phòng tránh lỗi khai báo hải quan hiệu quả

Hiểu rõ quy định pháp luật và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ: Cách phòng tránh lỗi khai báo hải quan tốt nhất là nắm chắc các văn bản hướng dẫn liên quan đến mã HS, trị giá tính thuế, và loại hình khai báo. Ngoài ra, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chứng từ (hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, CO…) chính xác, đầy đủ.

Sử dụng phần mềm khai báo chuyên nghiệp: Các phần mềm được Tổng cục Hải quan phê duyệt giúp hạn chế tối đa lỗi khai sai thông tin, đặc biệt trong khâu tự động kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu đầu vào.

Thường xuyên rà soát dữ liệu trước khi gửi: Lỗi thường gặp khi khai báo hải quan chủ yếu xuất phát từ thao tác sơ suất. Việc kiểm tra kỹ từng trường dữ liệu trước khi bấm gửi là bước không thể bỏ qua.

Tham vấn chuyên gia hải quan: Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến đơn vị khai thuê hải quan chuyên nghiệp hoặc luật sư có kinh nghiệm về các lỗi khai sai thông tin, nhằm chủ động điều chỉnh trước khi hệ thống phát hiện.

Cách phòng tránh lỗi khai báo hải quan hiệu quả

Đào tạo định kỳ cho nhân sự khai báo: Một trong những cách phòng tránh lỗi khai báo hải quan hiệu quả là tổ chức huấn luyện định kỳ. Việc này giúp nhân viên cập nhật quy định mới và tránh lặp lại các lỗi phổ biến.

3. Trường hợp thực tế và bài học kinh nghiệm

Một công ty nhập khẩu linh kiện điện tử từng khai mã HS cho bo mạch chủ thuộc nhóm 8473, trong khi thực tế mặt hàng này phải phân loại vào nhóm 8542 theo quy định mới. Kết quả là lô hàng bị tạm giữ 7 ngày để kiểm tra, dẫn đến hợp đồng giao hàng trễ hạn. Doanh nghiệp phải nộp bổ sung gần 70 triệu đồng thuế chênh lệch và bị xử phạt hành chính.

Bài học rút ra là phải thường xuyên đối chiếu mã HS hàng hóa thực tế với thông tư cập nhật của Bộ Tài chính, đồng thời đối chiếu kỹ với biểu thuế xuất nhập khẩu hiện hành. Việc chủ quan trong khâu khai báo sẽ khiến cả chuỗi cung ứng bị đình trệ.

4. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.

Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:

Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.
Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.

Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:

Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.
Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.

Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?

Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.

Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.
>> Xem thêm:

Liên hệ ngay để được tư vấn

📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn

Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics

Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.