0961 296 889
marketing@lenguyentst.com.vn
Hóa đơn điện tử là bắt buộc theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Bài viết chỉ ra 7 hiểu lầm phổ biến về chứng từ đầu vào, từ cách tạo, kiểm tra đến việc sử dụng hợp lệ.
Hóa đơn điện tử đang trở thành quy định bắt buộc với mọi tổ chức và hộ kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều người vẫn mắc sai lầm trong việc lập, quản lý và kiểm tra chứng từ đầu vào. Dưới đây là 7 hiểu lầm phổ biến nhất, đặc biệt thường gặp ở hộ kinh doanh vừa và nhỏ, cùng giải pháp xử lý thực tế để tránh rủi ro.
1. Hiểu lầm 1: Hộ kinh doanh nhỏ không cần dùng hóa đơn điện tử
Nhiều hộ kinh doanh nghĩ rằng chỉ doanh nghiệp lớn mới phải áp dụng hóa đơn điện tử, còn hộ nhỏ thì được miễn. Thực tế, từ 01/6/2025, Nghị định 70 quy định hộ kinh doanh doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm bắt buộc phải phát hành hóa đơn điện tử.
Ngay cả khi doanh thu dưới ngưỡng, hộ kinh doanh vẫn nên tập làm quen với tạo hóa đơn điện tử và lưu đầy đủ chứng từ đầu vào. Việc minh bạch sổ sách giúp chứng minh nguồn gốc hàng hóa, phòng trường hợp bị quản lý thị trường kiểm tra bất ngờ.
2. Hiểu lầm 2: Không cần hóa đơn đầu vào vẫn kinh doanh được
Một số hộ kinh doanh buôn bán hàng xách tay, hàng chợ cho rằng không cần hóa đơn đầu vào. Đây là sai lầm lớn vì hàng hóa không chứng minh được nguồn gốc có thể bị coi là hàng lậu.
Giải pháp:
- Luôn yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn điện tử đầu vào hoặc ít nhất hóa đơn bán hàng.
- Với nhập khẩu, phải đi chính ngạch để có hồ sơ hải quan hợp lệ.
- Biết cách kiểm tra hóa đơn đầu vào hợp lệ bằng cách tra cứu trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế để tránh dính hóa đơn giả.
3. Hiểu lầm 3: Hóa đơn điện tử phức tạp, tốn kém thời gian
Nhiều hộ kinh doanh e ngại đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử. Thực tế, quy trình hiện nay khá đơn giản: đăng ký với cơ quan thuế, chọn nhà cung cấp dịch vụ, lập và ký số hóa đơn, sau đó gửi cho khách hàng.
Cách tạo hóa đơn điện tử hiện nay có phần mềm hỗ trợ, nhiều trường hợp còn được miễn phí giai đoạn đầu. Việc minh bạch sổ sách qua hóa đơn điện tử còn giúp hộ kinh doanh dễ chứng minh năng lực tài chính, tiếp cận vốn vay và mở rộng quy mô.
4. Hiểu lầm 4: Hóa đơn điện tử nào cũng hợp lệ
Không ít hộ kinh doanh nhận hóa đơn nhưng không kiểm tra kỹ. Kết quả là dùng phải hóa đơn chưa được cơ quan thuế cấp mã, hoặc hóa đơn bị lập sai loại (ví dụ: dịch vụ nhưng ghi thành bán hàng). Những hóa đơn này có thể bị loại khi quyết toán thuế.
Do đó, phải biết cách kiểm tra hóa đơn đầu vào hợp lệ:
- Tra cứu trên website của Tổng cục Thuế.
- Đối chiếu thông tin (mã số thuế, ngày, ký hiệu, số tiền).
- Nếu có sai sót, yêu cầu bên bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
5. Hiểu lầm 5: Hóa đơn điện tử chỉ để đối phó thuế, không cần lưu trữ lâu dài
Nhiều hộ kinh doanh nghĩ rằng chỉ cần xuất hóa đơn điện tử để “qua mắt” cơ quan thuế, còn lưu trữ thì không quan trọng. Thực tế, theo quy định, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ ít nhất 10 năm.
Ngoài ra, cách lấy hóa đơn đầu vào cũng cần được thực hiện bài bản: lưu file gốc (XML, PDF), lưu email xác nhận, đồng thời sao lưu dữ liệu trên nhiều thiết bị. Nếu chỉ giữ bản in giấy, khi cơ quan thuế yêu cầu file gốc mà không có, hộ kinh doanh sẽ gặp rủi ro pháp lý.
6. Sai lầm 1 về chứng từ đầu vào: Không thống nhất thông tin giữa các chứng từ
Nhiều hộ kinh doanh nộp bộ hồ sơ đầu vào nhưng để lệch thông tin (tên hàng, số lượng, mã HS, trị giá). Khi đối chiếu, cơ quan thuế có thể nghi ngờ và loại trừ chi phí.
Giải pháp: đảm bảo mọi chứng từ từ hợp đồng, hóa đơn, phiếu nhập kho, vận đơn đến tờ khai hải quan đều thống nhất thông tin.
7. Sai lầm 2 về chứng từ đầu vào: Chỉ giữ bản giấy, không lưu file điện tử
Hộ kinh doanh thường nghĩ chỉ cần giữ hóa đơn in. Tuy nhiên, theo Nghị định 70, chứng từ điện tử mới là bản gốc hợp lệ. Nếu chỉ còn bản in mà mất file điện tử, rất khó giải trình.
Do đó, cần lưu trữ đồng thời bản điện tử và bản in, sao lưu dữ liệu định kỳ, tránh rủi ro mất chứng từ khi cơ quan chức năng kiểm tra.
8. Dịch vụ khai báo hải quan toàn diện tại Lê Nguyễn Transport & Logistics
Tại Lê Nguyễn Transport & Logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói và dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ.
Dịch vụ khai báo hải quan chuyên sâu – xử lý trọn gói
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thông quan, chúng tôi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan cho mọi loại hình hàng hóa:
- Khai báo hải quan cho hàng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, hàng tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất.
- Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
- Tư vấn và xin cấp C/O (Certificate of Origin) cho đầy đủ các Form như A, B, AI, AK, CPTPP, REX, ISP… đúng yêu cầu thị trường xuất khẩu.
- Thực hiện toàn bộ thủ tục kiểm tra chuyên ngành: kiểm hóa, kiểm dịch thực vật – động vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật.
Tất cả quy trình được thực hiện đồng bộ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, minh bạch trong báo giá và tối ưu thời gian thông quan.
Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, hoặc doanh nghiệp lớn cần tối ưu hóa vận hành, Lê Nguyễn cung cấp dịch vụ phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài với quy trình chuyên nghiệp, linh hoạt:
- Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
- Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O và các loại giấy phép liên quan.
- Theo dõi tiến độ vận chuyển, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hoặc vận hành logistics.
- Đảm nhận vai trò phòng xuất nhập khẩu từ xa, nhưng đảm bảo hiệu quả như một bộ phận nội bộ.
Giải pháp thuê ngoài phòng XNK giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh cốt lõi, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng và tuân thủ đúng quy định pháp lý.
Vì sao doanh nghiệp chọn Lê Nguyễn Transport & Logistics?
- Mỗi khách hàng có một chuyên viên phụ trách riêng, theo dõi và xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.
- Dịch vụ trọn gói không chia nhỏ, không đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
- Mạng lưới đối tác quốc tế tại Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Ấn Độ, Úc hỗ trợ mở rộng luồng hàng và tối ưu chi phí logistics.
- Cam kết minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài báo giá.
Chúng tôi không chỉ thực hiện dịch vụ logistics.
Chúng tôi đồng hành như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp bên trong doanh nghiệp bạn.
>> Xem thêm:
Thủ tục xuất khẩu quần áo: 6 bước chi tiết doanh nghiệp cần biết
Thủ Tục Xuất Khẩu Linh Kiện Điện Thoại – 4 Điều Doanh Nghiệp Không Nên Bỏ Qua
Liên hệ ngay để được tư vấn
📍 Địa chỉ: 131/6, Đường số 8, Linh Xuân, Thủ Đức, Tp HCM
🌐 Website: lenguyentst.com.vn
📞 Hotline/Zalo: 0961296889
📧 Email: marketing@lenguyentst.com.vn
Dịch vụ Khai báo Hải Quan tại Lê Nguyễn Transport & Logistics
Lê Nguyễn Transport & Logistics cam kết mang đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp cho tất cả các loại hình vận tải, bao gồm đường hàng không, đường biển và đường bộ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, an toàn.
Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định hải quan và xuất nhập khẩu, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khai báo chính xác mà còn tư vấn tận tình, giúp khách hàng hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bước của quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi nhất và mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng.